Antes de facturar por primera vez, asegúrese de mantener el flujo de trabajo de la factura (Soporte del sistema > Transacciones > Mantener flujo de trabajo de la factura) .

Los pedidos regulares deben seleccionarse para la facturación antes de que puedan incluirse en un lote de facturas (Entrada de pedidos > Transacciones > Seleccionar pedidos para facturar ). Se pueden procesar varios lotes a la vez. Los lotes se pueden dejar abiertos sin actualizarlos para acceder a ellos y actualizarlos más adelante.

Nota: El terminal donde se crean las entradas por lotes es el mismo terminal donde las entradas deben modificarse y/o actualizarse, ya que son sensibles al terminal.

Nota : el sistema limita los lotes de facturas según el número de líneas permitidas para el lote de cuentas por cobrar creado. Si se alcanza este límite, el sistema solicitará dividir el lote en dos lotes. Se puede crear un segundo lote o se pueden cambiar los criterios de selección para permitir que se creen menos facturas dentro del lote de facturas.

Nota para los usuarios de GS con clientes que usan diferentes monedas : cuando una empresa usa una lista múltiple o una moneda múltiple (Soporte del sistema > Administración > Opciones de la compañía (estándar) > Compañía) y se crea una orden de venta para un cliente donde su moneda no coincide con el GS moneda del usuario, los tipos de cambio están involucrados en el establecimiento de precios (en ambas monedas) asociados con la línea de orden de venta. Sin el uso de la opción Entrada avanzada de pedidos Actualizar tipos de cambio en los envíos cuando se crea el lote de facturas , el mismo tipo de cambio se mantiene con los precios durante la línea de pedido de venta, desde la creación hasta la facturación. El uso de la opción Entrada de pedido avanzada permite actualizar los precios en la línea de pedido de venta según el tipo de cambio que se aplicaría a la fecha de facturación. Revise el tema en Ayuda de GS > Referencias adicionales > Tipos de cambio de moneda > Tipos de cambio de moneda de entrada de pedidos para obtener más información y un ejemplo.

Nuevos lotes de facturas

Entrada de pedidos > Transacciones > Facturación

Si no hay lotes de facturas pendientes, el sistema le indicará No hay lotes disponibles. ¿Añadir un lote? Haga clic en Sí y el sistema mostrará la pantalla Opciones de lote. Si existen lotes de facturas, el sistema mostrará:

Nota : Los lotes de Facturación detallada mostrarán una D en la columna Tipo y los lotes de Facturación cíclica mostrarán una C.

Haga clic en Nuevo lote y se abrirá la pantalla Opciones de lote:

Número de lote . Si la opción de empresa Entrada de pedidos estándar está configurada en Numerar automáticamente lotes de facturas , el sistema proporcionará el siguiente Número de lote disponible precedido por una S. El usuario puede anular el número de lote si es necesario.

Descripción del lote . El usuario puede ingresar una descripción de lote de hasta 50 caracteres.

Fecha de factura . La fecha de la factura será por defecto la fecha de hoy. Introduzca una fecha de factura diferente si es necesario. Nota : La fecha de la factura se puede bloquear seleccionando la opción avanzada de la empresa Entrada de pedidos Usar la fecha actual como fecha del lote de la factura .

Cuenta por cobrar <O> Cuenta intercompañía. Si es necesario, edite la Cuenta por cobrar utilizando la función de búsqueda O utilice la función de búsqueda de Cuenta de empresas vinculadas para seleccionar la cuenta adecuada para el lote de facturas.

Factura inicial No. Este es un campo personalizado.

Imprimir país en direcciones. Marque esta casilla para imprimir el campo País debajo de las direcciones Vendido a y Enviar a en el formulario láser Factura.

Excluir componentes de lista de materiales . Si la opción de empresa Entrada avanzada de pedidos está establecida en Excluir siempre los componentes de la lista de materiales en la factura, esta casilla se marcará automáticamente. Si esta casilla está marcada, la factura solo incluirá el nivel principal de la lista de materiales.

Seleccione Aceptar para continuar. Si la opción estándar Entrada de pedidos Mostrar pantallas de selección para lote de facturas está activada, se muestra la siguiente pantalla para seleccionar pedidos en función de varios criterios. Si esta opción no está activada, todos los pedidos/envíos abiertos se incluyen en el lote de facturas.

Si la subopción Omitir órdenes de liberación abiertas al seleccionar todas las facturas abiertas está activa, la pantalla incluye una selección de Orden abierta y cambia la redacción de la opción superior.

Los pedidos pueden ser seleccionados para el lote de facturas por:

Todas las facturas abiertas . Esta opción incluye todos los pedidos/envíos abiertos en el lote de facturación. Es posible que esta opción no esté disponible si la opción estándar Entrada de pedidos para Prohibir la selección de todas las facturas abiertas está activada.

Todas las facturas abiertas, excepto los pedidos abiertos . Esta opción solo se muestra si la subopción Omitir órdenes de liberación generales al seleccionar todas las facturas abiertas está activa. Esta opción incluye todos los pedidos/envíos abiertos en el lote de facturación, pero omite cualquier envío relacionado con un pedido abierto.

Número de orden. Seleccionar pedidos por número de pedido.

Número de cliente . Seleccionar pedidos por número de cliente.

Código de clasificación . Seleccione pedidos según los códigos de clasificación ingresados para el pedido en el campo Ordenar pedido en el encabezado del pedido.

sucursal Seleccione pedidos según los códigos de sucursal ingresados en el campo Sucursal en el encabezado del pedido.

ubicación Seleccione pedidos según la ubicación ingresada en el campo Desde ubicación en el encabezado del pedido.

Liberación de manta . Esta opción crea un lote de facturas por liberación general.

Lista de embalaje . Nota : esta opción solo es accesible si la opción Entrada de pedido estándar Usar lista de empaque como número de factura y/o Imprimir número de lista de empaque está activada. Si ninguna de estas opciones está activa, este método de selección aparece atenuado. Si la opción Usar lista de empaque como número de factura y Permitir pedidos múltiples por envío están activadas y el envío contiene varios pedidos, el usuario debe seleccionar facturas por Lista de empaque ya que a todos los pedidos del envío ya se les ha asignado un número de factura. y deben facturarse juntos.

Ciclo de Facturación . Seleccione las órdenes de facturación cíclica ingresadas a través de Entrada de órdenes > Archivo > Órdenes de facturación cíclica .

Facturación detallada . Seleccione las órdenes de facturación detallada ingresadas a través de Ingreso de órdenes > Archivo > Órdenes de facturación detallada .

Facturación de avances . Seleccione líneas de factura de progreso para crear el lote.

Después de seleccionar las facturas para incluir en este lote a través de uno de los métodos descritos anteriormente, haga clic en Aceptar para continuar con el Procesamiento de lotes de facturas .

Procesamiento por lotes de facturas

Consideración de impresión! : Si se va a realizar una copia impresa de este tema, considere cambiar la orientación de la impresora a Horizontal para que las capturas de pantalla más grandes se impriman de la forma más completa posible.

Después de seleccionar las facturas para un lote a través de Selección de lotes de facturas , procese y actualice el lote de facturas.

Las acciones de procesamiento por lotes de facturas incluyen:

• Imprimir informe : imprime el informe de factura abierta para este lote
• Agregar registros de facturas abiertas : agregue más pedidos del archivo de facturas abiertas a este lote
• Modificar registros de lotes : modifique el encabezado del pedido y la información de línea en los pedidos de este lote de facturas, o elimine las facturas de este lote y devuélvalas al archivo de factura abierto.
• Imprimir facturas - Imprimir las facturas en el lote
• Actualizar facturas y archivos : procesar y actualizar el lote de facturas

Nota: La acción Imprimir y actualizar facturas se muestra en lugar de las acciones Imprimir facturas y Actualizar facturas y archivos si la opción Combinar impresión de facturas y Actualizar archivos de facturas está seleccionada en las opciones de la empresa Entrada avanzada de pedidos.

Imprimir reporte

Haga clic en Imprimir informe para imprimir un informe detallado de factura abierta de las facturas de este lote. Seleccione una impresora para enviar el informe. Este informe tiene el mismo formato que el informe de factura abierta, pero imprime solo lo que hay en este lote. Este informe incluye: información del encabezado del pedido, información de la línea del pedido, número de factura y total de la factura.

Si se trata de un lote de facturación cíclica, el usuario tiene la opción de imprimir el Informe de facturación cíclica. Este informe detalla cada orden de facturación del ciclo, incluidos: cliente, número de orden, parte, frecuencia, fecha de orden de compra, monto, impuesto, total y número de factura.

Agregar registros de facturas abiertas

Antes de actualizar este lote de facturas, el usuario puede seleccionar pedidos adicionales del archivo de factura abierto para incluir. Haga clic en Agregar registros de facturas abiertas :

El usuario puede ingresar un Número de factura inicial para usar en los pedidos agregados. Seleccione el rango de pedidos para agregar por número de pedido y haga clic en Agregar . Ingrese rangos adicionales según sea necesario y luego haga clic en Aceptar para regresar a la pantalla Procesamiento de facturas por lotes.

Nota : No se pueden agregar facturas abiertas adicionales a los lotes de Facturación detallada y Facturación cíclica.

Modificar registros de lotes

Haga clic en Modificar registros de lote para acceder a pedidos individuales en este lote. Esto puede ser necesario si el usuario imprimió las facturas e identificó un error en una factura. Antes de actualizar el lote, utilice esta opción para corregir el pedido.

Haga clic en la búsqueda Número/Secuencia de orden para seleccionar la orden apropiada para modificar; ordene la lista de búsqueda por factura/secuencia en lugar de orden/secuencia marcando la casilla Ordenar en secuencia de factura. Edite los campos en el encabezado del pedido según sea necesario. b: El tipo de servicio/transportista y el método de envío asociado solo se pueden cambiar para los transportistas que no utilizan una interfaz de envío automatizada.

Si este pedido tiene un registro de Pago , los siguientes campos/botones que afectan el precio se bloquearán en el encabezado del pedido: Zona de flete, Clase de precio, Descuento de pedido, Categoría de precio, cuadro Descuento de todos los artículos, cuadro Seguro, botón Flete , botón Impuestos .

Nota : si la opción de IVA estándar Usar funciones de IVA está activada, aparecerán campos adicionales en esta pantalla. Haga clic aquí para obtener información sobre los campos de IVA adicionales.

OK

Haga clic en Aceptar después de realizar cualquier cambio y borre la pantalla.

Ahorrar

Haga clic en Guardar después de realizar cualquier cambio; la pantalla no se borrará. Si el usuario realizó cambios que afectan el precio (es decir, Dirección de envío, Categoría de precio, Clase de precio), el usuario debe hacer clic en Guardar para que el sistema vuelva a fijar el precio de las líneas en este pedido. Nota: Si el usuario no tenía un registro de términos válidos seleccionado de los configurados en Tablas de cuentas por cobrar > Entrada de términos , el usuario debe seleccionar los términos que se aplicarán a este pedido desde la búsqueda de términos para determinar la antigüedad de esta factura correctamente.

Deseleccionar

Haga clic en Deseleccionar para mover el pedido del lote de facturas al estado de factura abierta. Si las opciones Usar número de lista de empaque como número de factura y Permitir pedidos múltiples por envío están activadas y el pedido en la pantalla es parte de un envío combinado, todos los pedidos en la lista de empaque serán deseleccionados del lote de facturas.

Transporte

Haga clic en el botón Flete para cambiar o agregar cargos de flete a este pedido. También se pueden mantener los impuestos sobre los cargos de flete. Consulte Entrada de pedido > Archivo > Pedido de venta > Nuevo - Flete para ver las definiciones.

Campos de usuario

Haga clic en el botón Campos de usuario para mantener los cinco campos de usuario del encabezado del pedido:

Líneas

Haga clic en el botón Líneas para cambiar la información de la línea de pedido:

Agregar

Haga clic en el botón Agregar para agregar una línea o cargo de envío a la factura.

Solo las líneas de pedido para el pedido en la pantalla estarán disponibles para agregar a la factura. El usuario no puede agregar líneas de pedido de otros pedidos desde este botón. El botón Agregar aparecerá atenuado si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

• El envío está utilizando una interfaz de software (UPS, Fedex)
• El envío es solo una factura de progreso
• El envío es un envío generado por consignación
• El envío tiene un prepago aplicado
• El envío se pagó con tarjeta de crédito.

Consulte las instrucciones sobre cómo usar el botón Agregar línea como se describe en Ingreso de pedidos > Transacciones > Envíos > Nuevo .

Nota : el usuario podrá volver a imprimir la lista de empaque si es necesario después de agregar líneas haciendo clic en el botón Imprimir PL en la pantalla Abrir mantenimiento de encabezado de factura.

Borrar

Para eliminar una línea de esta factura, resáltela y haga clic en Eliminar . La línea se eliminará completamente del envío y se volverá a agregar al pedido. La línea estará disponible para agregarse a un envío después de que se haya eliminado. Si la línea es de una orden de reparación o solo factura, la línea se eliminará del sistema por completo.

OK

Para modificar una línea, resáltela y haga clic en Aceptar .

Si un campo está disponible (no atenuado), se puede editar. Consulte Orden de venta > Líneas o Envíos > Nuevo para obtener una explicación de los campos. Si este pedido tiene un registro de Pago , los campos/botones que afectan el precio se bloquean en la pantalla de la línea del pedido. La casilla de artículo de lista de precios y material se marca automáticamente si esta línea se marcó para precio y material de facturación cuando se creó. La casilla de verificación Artículo de facturación detallada se marca automáticamente si esta línea se creó a través de Entrada de pedidos > Archivo > Órdenes de facturación detallada .

Para los elementos de línea de Recargo por material, la Descripción del precio indicará Recargo por OVRD. La casilla Imponible se marcará automáticamente si el usuario marcó el Tipo de recargo como imponible. Los únicos campos que se pueden modificar para las líneas de recargo de material son: Descripción de la pieza, Tipo de comunicación, Cuenta del LM, Clasificación e ID de grupo. La casilla Aplicar recargo por material se marcará automáticamente en un artículo de línea enviado que incluya líneas de recargo por material. Desmarque esta casilla para eliminar todos los recargos aplicados al artículo enviado. La fecha base de Matl se muestra en la pantalla si se utiliza el precio diario de recargo de material para el material. Si se cambia la fecha base, se volverán a calcular los recargos de material asociados a esta línea.

Nota : Si se indica que el cliente usa un idioma diferente al de la empresa en su registro maestro y se ha establecido una descripción de la parte del inventario traducida en ese idioma, las descripciones de las partes en la factura estarán en el idioma apropiado.

Nota: Si la opción de IVA estándar Usar funciones de IVA está activada, se mostrarán campos adicionales en la pantalla Mantener registros de elementos de línea. Haga clic aquí para obtener información adicional sobre los campos de IVA.

Eliminar botón n

Haga clic en Eliminar para eliminar este elemento de línea de la factura. La línea se eliminará completamente del envío y se volverá a agregar al pedido. La línea estará disponible para agregarse a un envío después de que se haya eliminado. Si la línea es de una orden de reparación o solo factura, la línea se eliminará del sistema por completo.

Botón de comentarios

Seleccione el botón Comentarios para editar el texto en este elemento de línea. Si se trata de una orden de facturación cíclica, el sistema agrega texto a cada línea para especificar el período cubierto por la factura, según la fecha de la factura. Por ejemplo, el sistema genera el texto "Para el mes de octubre" para una línea con Frecuencia mensual y fecha de factura 01/10/16.

El texto se guarda como Manual, Descripción de pieza de inventario o Descripción adicional.

Para ingresar texto manualmente, escriba el texto deseado en el cuadro de texto. Seleccione Guardar para almacenar el texto. El menú desplegable en la parte superior de la pantalla se activa una vez que se guarda el texto. Cuando el usuario vuelve a ingresar a la pantalla, puede seleccionar Manual en este menú desplegable para ver el texto ingresado manualmente guardado para la línea de factura.

Seleccione el menú desplegable Insertar valor para agregar la descripción de la parte del inventario y la descripción adicional a la línea de la factura. Seleccione Insertar para insertar el texto del inventario en la línea de la factura. Cuando el usuario vuelve a entrar en la pantalla, puede seleccionar Descripción de la pieza del inventario y/o Descripción adicional del menú desplegable en la parte superior de la pantalla para ver el texto del inventario guardado.

Seleccione el botón Insertar código de texto para abrir una búsqueda para seleccionar del texto creado en Estimación/Enrutamiento y Gestión de cotizaciones > Archivo > Texto adicional > Códigos de texto. Haga clic en el botón Seleccionar desde dentro de la búsqueda para agregar el texto al cuadro de descripción. Vea los códigos de texto guardados seleccionando Manual en el menú desplegable.

Para editar el texto Manual, Descripción de la pieza del inventario y Descripción adicional, seleccione el tipo de descripción deseado en el menú desplegable superior. Para obtener una vista previa de cómo se imprime el texto en la línea de envío, seleccione Vista previa en el menú desplegable superior.

botón de carga

Haga clic en el botón Flete para ingresar o modificar la información de flete para esta línea.

Botón de impuestos

Haga clic en el botón Impuestos para modificar la información fiscal de esta línea. Esto puede ser necesario si el usuario asignó diferentes direcciones de envío por línea de pedido.

Si se realizaron cambios en esta pantalla, haga clic en Guardar . De lo contrario, haga clic en Salir para volver a la pantalla de elementos de línea.

Distribuir botón

Haga clic en el botón Distribuir para distribuir los dólares de ventas a múltiples cuentas de ventas:

Ingrese el número de cuenta del LM o seleccione de la lista de cuentas. Ingrese la Cantidad a distribuir a esta cuenta y vaya al siguiente campo. El sistema calculará el Porcentaje del Importe Total. Alternativamente, el usuario puede ingresar un Porcentaje y el sistema calculará el Monto en dólares del Total. Haga clic en Guardar y la información de la cuenta se desplegará en el cuadro inferior. Continúe agregando cuentas y montos hasta que el monto restante para distribuir sea cero.

Para modificar una cuenta o monto que se ha guardado, resalte la línea en el cuadro inferior y haga clic en Modificar, o haga doble clic en la línea. Haga clic en el botón Eliminar para eliminar esta cuenta del archivo de distribución. El Monto restante para distribuir se incrementará con el Monto en la Cuenta que se eliminó. Para eliminar todas las cuentas del archivo de distribución, haga clic en Eliminar todo . Haga clic en Cancelar para volver a la pantalla de línea sin distribuir. Haga clic en Aceptar para guardar la información de distribución de la cuenta y volver a la pantalla de partidas.

Botón CO GS

Si esta línea de orden está asociada con una orden de trabajo, haga clic en el botón CO GS para mantener la orden de trabajo y el costo asociado. Este botón solo está disponible si el usuario seleccionó facturas por número de pedido, número de lista de empaque, facturación detallada o facturación cíclica.

botón de recargo

Si esta línea de pedido es un artículo enviado que incluye líneas de recargo por material, haga clic en el botón Recargo para revisar el monto total de los recargos aplicados al pedido:

Se muestra el importe total del Recargo por material. Si el usuario modifica la Tabla de recargo de material , cambia el Tipo de recargo de material en el Maestro de inventario de este artículo o modifica las materias primas/componentes en el Enrutador/BOM para este artículo, haga clic en el botón Recuperar para volver a calcular el monto del recargo de material. Nota : Esto superpondrá cualquier modificación realizada en el detalle a medida que extrae los datos de la orden de trabajo.

Haga clic en Detalle para revisar los cálculos de recargo de material solo para este artículo.

Los Recargos de Material se calculan de la siguiente manera.

1. El sistema buscará una lista de materiales para el número de pieza. Si existe una lista de materiales, el sistema expandirá la lista de materiales a todos los niveles. Cualquier componente utilizado en cualquier nivel, excepto el padre, se verifica para un tipo de recargo de material.
2. Si no existe una lista de materiales para la pieza, el sistema buscará un enrutador. Todos los materiales en el enrutador serán revisados para un tipo de recargo de material.
3. Si no existe un enrutador para la pieza, no se crearán líneas de recargo de material.
4. Para los tipos de recargo de material encontrados, el sistema calculará y luego recuperará la información de cálculo de la tabla:
   Cantidad = Cantidad de material * Cantidad enviada
   y
   Peso = Cantidad de material * Cantidad enviada * Peso de la pieza
   1. Si el método de fijación de precios de recargo es por unidad y la opción Aplicar recargo por aumento de costo no se aplica al material, el sistema calculará Recargo = Cantidad * Tasa
   2. Si el método de fijación de precios de recargo es por libra y la opción Aplicar recargo por aumento de costo no se aplica al material, el sistema calculará Recargo = Peso * Tasa
   3. Si el Método de fijación de precios de recargo es Por unidad, la opción Aplicar recargo por aumento de costo se aplica al material y la Tasa es una cantidad positiva, el sistema calculará
      Recargo = (Cantidad * Tarifa) * (1 + Recargo)
   4. Si el método de fijación de precios de recargo es por unidad, la opción Aplicar recargo por aumento de costo se aplica al material y la tasa es una cantidad negativa, el sistema calculará
      Recargo = (Cantidad * Tarifa)
   5. Si el método de fijación de precios de recargo es por libra, la opción Aplicar recargo por aumento de costo se aplica al material y la tasa es un monto positivo, el sistema calculará Recargo = (Peso * Tasa) * (1 + Recargo)
   6. Si el método de fijación de precios de recargo es por libra, la opción Aplicar recargo por aumento de costo se aplica al material y la tasa es una cantidad negativa, el sistema calculará el recargo = (peso * tasa)
5. Todos los cálculos de Recargo por material para una pieza se suman por Tipo de material y se crea una línea separada para el monto total del recargo.

Si el usuario elimina una línea de pedido de la factura, el sistema volverá a calcular y/o eliminará automáticamente las líneas de recargo de material correspondientes. Asimismo, si el usuario agrega una línea a la factura, las líneas de recargo de material correspondientes se calcularán como se describe anteriormente.

Se enumeran todas las líneas de recargo de material asociadas con la pieza principal. La columna Aumento de precio se mostrará si la opción Empresa de entrada de pedidos avanzados Aplicar aumento de precio en el aumento de costos está marcada.

Para modificar un cálculo, haga doble clic en la línea:

El usuario puede cambiar la Cantidad, el Peso, el Porcentaje de Recargo y/o la Tarifa y el Monto del Recargo se recalculará automáticamente. Haga clic en Guardar para guardar la nueva cantidad en el Detalle. Haga clic en Salir para volver a la pantalla Recargo por material sin guardar los cambios.

Si el elemento de línea es una línea de recargo de material, el usuario accederá a la pantalla Detalle, donde podrá modificar el cálculo según sea necesario, como se describe anteriormente.

Botón Lote/Contenedor

Haga clic en el botón Lote/Contenedor para modificar el lote/contenedor/calor/serie desde el que se envió este artículo. Este botón solo está disponible para piezas marcadas para lote/bin .

El Total a igualar debe ser igual a la Cantidad total a emitir para salir de esta pantalla. Haga clic en Recuperar todo para ver todos los registros de lote/bin/calor/serie de esta pieza. Haga clic en Guardar para guardar los cambios y volver a la pantalla de elementos de línea.

Botón Programación de envío

Si la línea del pedido incluye un programa de envío, haga clic en el botón Ship Sched para revisar y/o editar la información de cantidad del programa de envío.

Botón Campos de usuario

Haga clic en el botón Campos de usuario para modificar los cinco campos de usuario en la línea de pedido:

Si el usuario realiza cambios, haga clic en Aceptar para guardar. Haga clic en Cancelar para volver a la pantalla de elementos de línea.

Haga clic en Cancelar para volver al encabezado del pedido sin guardar los cambios. De lo contrario, haga clic en Aceptar para guardar. El sistema volverá a la búsqueda de elementos de línea. Seleccione otra línea de pedido para modificar o haga clic en Salir para volver a la pantalla del encabezado del pedido.

Direcciones adicionales

Haga clic en el botón Addl Addrs para seleccionar una dirección de envío diferente para este pedido. Seleccione un ID de envío de la búsqueda. Si no existen direcciones de envío adicionales, el usuario debe ir a Cuentas por cobrar > Archivo > Clientes > Abrir y agregar la dirección de envío adicional al maestro de clientes.

Resalte Enviar a para agregar en la búsqueda y haga clic en Aceptar .

Si esta es la dirección correcta, haga clic en Aceptar .

Esta pantalla es solo para revisión. La información de dirección adicional no se puede editar. Haga clic en Salir para volver al encabezado del pedido sin cambiar la dirección de envío. Para aceptar esta dirección, haga clic en Guardar . Esta dirección es ahora la dirección de envío predeterminada en el pedido. Nota : Esto puede afectar los precios y los descuentos.

Impuestos

Haga clic en el botón Impuestos para mantener los impuestos aplicados a este pedido.

Comentarios

Haga clic en el botón Comentarios para mantener el texto vinculado al encabezado o pie de página de la factura.

Imprimir pl

Haga clic en el botón Imprimir PL para volver a imprimir la lista de empaque para este envío.

coste de la reparación

Si se trata de una orden de reparación, haga clic en Costo de reparación :

Modifique la mano de obra, los gastos generales, los materiales, los costos externos, el flete y otros costos según sea necesario. Para cerrar el trabajo, ingrese una Y en el campo Cerrar trabajo. Haga clic en Aceptar para volver al encabezado del pedido.

Tiempo y Material

Si se trata de un pedido de tiempo y material , haga clic en el botón TimeMatl .

Modifique la mano de obra, los gastos generales, los materiales, los costos externos, el flete y otros costos según sea necesario. AY en el campo Cerrar trabajo cerrará la orden de trabajo después de que se actualice el lote de facturas. El usuario puede editar la cantidad de la orden de trabajo si es necesario. Haga clic en Guardar para guardar los cambios y volver al encabezado del pedido. Haga clic en Salir para salir de la pantalla sin guardar.

Recuerde volver a imprimir las facturas antes de actualizar el lote .

Imprimir facturas

Haga clic en Imprimir facturas para imprimir facturas. El sistema mostrará la pantalla de impresión. Seleccione una impresora para imprimir las facturas.

Nota : si un cliente tiene la opción Suprimir impresión de facturas en su Maestro de cuentas por cobrar, no se imprimirá una factura durante este paso.

Para los pedidos que utilizan sumadores de precios , el costo de los metales preciosos se actualizará en función de la fecha de envío y se extraerá del archivo de precios diarios. El usuario podrá revisar y realizar ajustes en los complementos de precios antes de que se envíe la factura final al cliente.

La fecha de envío y el costo en la fecha de envío se enumeran en el campo Monto base actual . Esta cantidad base se extrae de la tabla sumadora de precios diarios para la fecha de envío. El usuario puede anular este campo si es necesario. Haga clic en Aceptar cuando termine de revisar el sumador de precios.

Cada sumador de precio secuencial aparece en la pantalla. Haga clic en Aceptar cuando termine de revisar.

Una vez que se han revisado todos los sumadores de precios, esta matriz permite al usuario ver todos los ajustes realizados. Haga clic en Aceptar para mantener los cambios. Haga clic en Rechazar para volver a la pantalla de ajustes.

Si la Opción de empresa de inventario avanzado Aplicar aumento de precio adicional en el aumento de precio está activada, las pantallas descritas anteriormente incluirán un campo de porcentaje de aumento. La cantidad que completa el campo Porcentaje de margen de utilidad es la predeterminada del valor ingresado en las opciones de la compañía, pero puede anularse, si es necesario. Una vez que se calcula el precio del sumador, cuando existe un Porcentaje de sobreprecio, se multiplica por (1 + Porcentaje de sobreprecio) para llegar al precio ajustado final del sumador.

La impresión de la factura produce los siguientes comentarios de sumadores:

Es importante revisar las facturas impresas antes de actualizar. Si algo en la factura no es correcto, modifique la factura y luego imprima nuevamente. Haga clic en el botón Imprimir nuevamente y el sistema mostrará:

Seleccione facturas individuales para volver a imprimir manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic con el botón izquierdo en el número de factura, o mantenga presionada la tecla Shift para seleccionar un rango. Haga clic en el botón de opción Reimprimir todo para volver a imprimir todas las facturas enumeradas. Haga clic en Aceptar para imprimir.

La factura para pedidos con registros de Pago imprimirá el tipo de pago y el monto del pago se extenderá como un valor negativo en la última línea de la columna Descripción. Para pagos con tarjeta de crédito, se imprimirá el tipo de tarjeta, el número de tarjeta y la fecha de vencimiento. Por ejemplo:

American Express

XXXX-XXXX-XXXX-1006 CAD 04/05 -50,00

EFECTIVO -25.00

CHEQUE -55.00

El monto del pago se deducirá del Total del pedido y el saldo adeudado, si lo hubiere, se imprimirá en la parte inferior de la factura.

Actualizar Facturas y Archivos

Una vez que todas las facturas estén impresas y correctas, haga clic en Actualizar factura y archivos para actualizar el lote de facturas a Cuentas por cobrar.

Haga clic en Sí para comenzar el proceso de actualización.

Si la Opción de Empresa de Cuentas por Cobrar Estándar Procesamiento de Factor de Uso está marcada, aparecerá la siguiente pantalla:

Haga clic en Sí para marcar todas las facturas de este lote como una factura que se factorizará (venderá); de lo contrario, haga clic en No. Nota : el usuario querrá combinar las facturas que se factorizarán en un lote separado de las facturas que no se venderán.

El sistema mostrará una pantalla de estado a medida que se actualicen los archivos, luego aparecerá la pantalla de control de impresión para el informe del diario de facturas. Seleccione una impresora para que el informe continúe. Nota: El nombre y el ID del informe de Business Intelligence son: AR_Journals.rpt , ID del informe 572.

Si la opción de Facturación electrónica Revisar y enviar correos electrónicos durante el procesamiento por lotes está activa, se muestra la siguiente pantalla:

Consulte Revisión de facturación electrónica para obtener una descripción completa de los campos y botones.

Nota: La facturación electrónica solo está disponible si se descarga el proyectoARC 4500. Póngase en contacto con el Servicio para obtener más información.

El proceso de actualización incluye lo siguiente:

1. Prepara un diario de facturas para actualizar las partidas abiertas de cuentas por cobrar a través del sistema de cuentas por cobrar.
2. Prepara un asiento de diario para la actualización del libro mayor a través del sistema de cuentas por cobrar .
3. Prepara un asiento de diario de recibos de efectivo para actualizar el libro mayor a través del sistema de cuentas por cobrar para facturas/pedidos con registros de pago .
4. Libera el inventario disponible y los requisitos si esto no se hizo en el momento del envío según las Opciones de su empresa.
5. Actualiza el archivo maestro de inventario con el uso actual y la fecha del último uso.
6. Actualiza trabajos si el usuario es un taller de reparación.
7. Actualiza los archivos de análisis de ventas de productos.
8. Actualiza el archivo de historial de órdenes de venta.
9. Actualiza los registros de comisiones.
10. Actualiza los punteros del informe de pedidos abiertos.
11. Actualiza los valores de pedidos en el maestro de clientes.

Aunque es poco común hacer modificaciones al lote de contabilidad, se puede hacer a través de Cuentas por cobrar > Lotes AR > Abrir . El lote contable debe actualizarse a través de Cuentas por cobrar > Transacciones > Actualizar lotes AR .

Para no actualizar el lote de facturas en este momento, seleccione la X roja en la esquina superior derecha. Para volver al lote para actualizarlo más tarde, vaya a Entrada de pedidos > Transacciones > Facturación y seleccione el lote en la pantalla Lotes en proceso.

Abrir y Eliminar

Si el usuario tiene lotes de facturas existentes que no se han actualizado, vaya a:

Entrada de pedidos > Transacciones > Facturación

Los lotes de facturas para Facturación detallada tendrán una 'D' en la columna Tipo; Los lotes de Cycle Billing tendrán una 'C.'

bien Resalte un lote y haga clic en Aceptar para pasar a la pantalla Actualización por lotes. Consulte Procesamiento por lotes de facturas para obtener información sobre cómo actualizar el lote.

Nuevo lote. Para crear un nuevo lote, haga clic en el botón Nuevo lote y siga los procedimientos en Selección de lotes de facturas .

Borrar. Para eliminar un lote, resáltelo y haga clic en Eliminar . Todos los pedidos del lote eliminado se moverán a Abrir archivo de factura.

Opciones. Para modificar las Opciones de lote, resalte el lote y haga clic en Opciones .

El número de lote y el número de factura inicial no se pueden cambiar. Si se usaron opciones de combinación de lotes para crear el lote, las opciones de combinación utilizadas se marcan en la parte inferior de la pantalla. El indicador Envíos combinados preasignados se marcará si el lote fue creado por Lista de empaque y las opciones Usar lista de empaque como número de factura y Permitir pedidos múltiples por envío están activadas y un envío en el lote contiene varios pedidos. Estas opciones son solo para visualización y no se pueden modificar.

Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver a la pantalla Lotes en proceso.

ver Haga clic en el botón Ver para ver qué pedidos se incluyen en este lote:

Haga clic en Aceptar para volver a la pantalla Lotes en proceso.

Cancelar. Haga clic en Cancelar para salir de la facturación.

Otras versiones

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