El archivo Maestro de empleados almacena información relativa a cada empleado.

Importante: si no utiliza Global Shop para procesar la nómina, aún se recomienda configurar el número de empleado, el nombre, el turno, el departamento, la tarifa de pago, el tipo de pago y el estado civil (federal y estatal) para el grupo en línea y de taller y de equilibrio para el Balanceo Diario .

Nuevos empleados

Nómina > Archivo > Empleados > Nuevo

Para ver la tabla del Mapeador de conversión de datos "Maestro de empleados de nómina", haga clic aquí .

Los campos del maestro de empleados son los siguientes:

Número de empleado. (Requerido). Cada empleado debe tener un número de empleado único. Introduzca un número de empleado numérico de 5 caracteres. Se deben usar los cinco dígitos; los ceros anteriores se agregan si es necesario. Nota: los números de empleados no se pueden reutilizar. Si se ha archivado un número de empleado, ese empleado puede ser reincorporado. Al ingresar un número de empleado archivado, el sistema le pedirá que reincorpore al empleado.

Notas al usar Global Shop y la interfaz ADP : El número de empleado tiene seis dígitos en ADP y cinco dígitos en Global Shop. Global Shop trunca el primer dígito. Por lo tanto, se recomienda limitar los números de empleados a cinco dígitos en ADP para que coincidan. Sugerencia: en ADP, haga que el primer dígito sea cero.

nombre Ingrese el nombre del empleado como debe aparecer en los cheques de nómina.

N.° de seguridad social . Ingrese el número de seguro social del empleado. Nota: Este campo es un campo clave para verificar si un empleado ya existe en el sistema al ingresar nuevos empleados. Si se ingresa un número de seguro social duplicado, un mensaje mostrará al empleado que ya existe con ese número. El número se puede reutilizar si es necesario. Si el empleado ya ha sido archivado , entonces se ofrece la opción de reincorporar al empleado y recuperar su información del historial en el archivo activo.

Seleccione Mostrar para descifrar el número de Seguro Social. Esta opción solo está disponible si se establece la seguridad del usuario .

Nota: Si la moneda de la empresa no es USD, el campo del número de Seguro Social es un campo sin formato de 9 dígitos y está enmascarado y encriptado de la misma manera que los números de Seguro Social en USD.

Fecha de contratación . Ingrese el primer día que este empleado estuvo en su nómina (MMDDYY). Nota: Esta fecha es importante ya que se puede usar dentro del sistema, como por ejemplo para la acumulación de vacaciones/enfermedad .

Fecha de terminación . Si un empleado ya no está empleado, luego de que se haya procesado el último cheque del empleado, ingrese la fecha en que el empleado fue despedido (MMDDYY). Una vez que se ha ingresado una fecha de terminación, no se pueden escribir cheques para este empleado. Ingresar una fecha de terminación permite retener el archivo maestro del empleado hasta que se procesen los formularios W-2 sin el peligro de que se escriban cheques para este empleado. Cuando sea necesario eliminar a un empleado del sistema, vaya a Archivar empleados despedidos .

Fecha de nacimiento . Ingrese el cumpleaños del empleado (MMDDYY).

ID de usuario. Este es el ID de usuario de GS del empleado. Seleccione la búsqueda para ver y seleccione de la lista de usuarios ingresados a través del Mantenimiento de seguridad del usuario . Este campo debe completarse para que el usuario registre su entrada/salida desde el menú GS Está relacionado con el campo ID de empleado en Mantenimiento de seguridad del usuario.

Dirección Ingrese la dirección de la casa del empleado. Tienes 30 caracteres, alfanuméricos.

teléfono Ingrese el código de área y el número de teléfono del empleado sin guiones.

Última fecha de aumento . Ingrese la fecha (MMDDYY) del último aumento de salario del empleado.

Tarifa anterior . Si ingresa una Fecha del último aumento, ingrese la tarifa que el empleado hizo antes de su último aumento.

Clasificación Alfa . Utilice este campo (máximo de 12 caracteres, alfanuméricos) para obtener información para clasificar a un empleado por algo que no sea el campo Nombre. Por ejemplo, si ingresó John Smith para el nombre del empleado, puede ingresar Smith en el campo Orden alfabético para buscar a este empleado por Smith en lugar de John. Un uso alternativo para este campo, si utiliza Entrada en línea (pantalla de texto), es almacenar un código alternativo (máximo de 12 caracteres, alfanumérico) para el código de barras en el taller. La opción de compañía de nómina estándar Usar orden alfabético como un número de empleado alternativo para el código de barras debe estar activada para usar la ordenación alfabética para este fin. El número de empleado de 5 dígitos del empleado todavía se almacena en el archivo de la orden de trabajo, pero este código de clasificación alfa alternativo se usa para el código de barras y, por lo tanto, evita que se muestre el número de empleado de un empleado en las máquinas del piso de producción. Nota : si usa GUI, no puede usar Alpha Sort de esta manera. Recordatorio: No olvide crear un documento o etiquetas con "código de barras" (quizás usando Word o Excel) que convierta el registro de clasificación alfabética en un "código de barras" para uso de los empleados. La fuente del código de barras suele ser C39 High 24pt LJ4 con un tamaño de fuente de 24pt.

ciudad Ingrese la ciudad del domicilio del empleado. Tienes 24 caracteres alfanuméricos.

estado Ingrese la abreviatura estatal de 2 caracteres de la dirección particular del empleado.

Código postal . Ingrese el código postal de la dirección particular del empleado, hasta 13 caracteres.

Emp Iniciales . Ingrese las iniciales del empleado, hasta 3 caracteres alfanuméricos. Este campo se utilizará en GS Timeclock & Data Collection .

Comentarios 1, 2 y 3 . Los tres campos de comentarios están disponibles para obtener información adicional sobre este empleado. El comentario 1 tiene 40 caracteres, el comentario 2 tiene 30 caracteres y el comentario 3 tiene 20 caracteres.

Dirección de correo electrónico Ingrese la dirección de correo electrónico del empleado.

Tasa de facturación . Este campo se usa en Facturación detallada para especificar una tasa de trabajo de este empleado que se va a facturar. Consulte Ingreso de pedidos > Archivo > Facturación detallada para obtener información adicional.

Estado Civil . Ingrese el estado civil del empleado (S = Soltero, M = Casado, H = Jefe de familia y X = Casado que presenta su declaración por separado). Este campo es solo informativo.

Hombre/Mujer . Este campo es para marcar a un empleado como hombre o mujer. Este campo es solo informativo y se puede usar para crear informes personalizados si es necesario.

Contrato Emple . Esta opción marca a un empleado como empleado contratado. Los empleados con contrato se procesan por separado de los empleados sin contrato a través de Transferencia de mano de obra a nómina para permitir obtener fácilmente solo las horas trabajadas. A los empleados contratados no se les paga a través del módulo de nómina. Nota: todo lo que se requiere si un empleado por contrato se convierte en un empleado regular es desmarcar esta opción.

Correo electrónico Directo Dep . Esto es para un procesamiento futuro. Esta opción permite que los estados de cuenta de depósito directo se envíen por correo electrónico al empleado.

Código de idioma principal y Código de idioma secundario. Elija la búsqueda para seleccionar el idioma apropiado para el empleado. Estos se utilizarán junto con la configuración de los valores predeterminados de idioma en el GS Timeclock/GUI. Los códigos de idioma personalizados pueden agregarse en Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de código de idioma y mantenerse en Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de traducción .

Excluir de datos biométricos . Esta bandera es solo informativa en este momento.

No elegible para el pago de días festivos . Para aquellos empleados que no sean elegibles para el pago de días feriados ingresados a través de Sistema de Planificación Avanzada > Archivo > Mantenimiento de Calendario , marque esta opción. Esta opción generalmente se usa para empleados a los que nunca se les pagarán las vacaciones. Nota: Aún se puede ingresar un registro de vacaciones pagadas para un empleado a través de En línea > Transacciones > Pista de auditoría de tiempo/asistencia, incluso si el empleado está marcado como No elegible para pago de vacaciones. Para estos registros de vacaciones ausentes, las horas pagadas al empleado serán la cantidad real de horas que figuran en el registro de ausencias.

Excluir de recálculos de horas extras. Si se selecciona esta opción, este empleado se excluye de los cálculos cuando se ejecuta Recalcular horas extra usando reglas de días/semanas .

Fecha elegible para vacaciones. Este campo es independiente de la opción No elegible para pago de días festivos y generalmente se usa para empleados a los que se les pagarán los días festivos en una fecha futura. Ingrese la fecha en que el empleado será elegible para recibir el pago de las vacaciones. El sistema revisará esta fecha para determinar si a un empleado se le pagarán las vacaciones ingresadas a través de Sistema de Planificación Avanzada > Archivo > Mantenimiento de Calendario . Si la fecha ingresada cae antes o en un feriado, se le paga al empleado por el feriado. Si la fecha ingresada cae después de un feriado, al empleado no se le paga por el feriado.

Nota: Si los campos No elegible para pago de días festivos y Fecha elegible para días festivos se dejan en blanco, al empleado se le pagan los días festivos.

cambio Ingrese el turno predeterminado (es decir, del 1 al 9) en el que trabaja este empleado. La combinación de los campos de departamento y turno y/o grupo le permite configurar diferentes registros de almuerzo/turno para códigos de barras para cada combinación de departamento/turno y/o grupo. La combinación utilizada en el maestro de empleados también debe configurarse a través de Sistema en línea > Archivo > Mantenimiento de turnos .

Departamento Ingrese el departamento predeterminado de 4 caracteres de este empleado, o seleccione del menú (Soporte del sistema > Administración > Opciones de la compañía (avanzadas) > Tablas de manufactura > Departamentos ). Especificar un departamento le permite: 1) Configurar diferentes registros de turnos/almuerzos para códigos de barras para cada combinación de departamento/turno y 2) Transferir información de nómina a cuentas del libro mayor general por departamento.

Notas al usar Global Shop y la interfaz ADP : El código de departamento tiene seis dígitos en ADP y cuatro dígitos en Global Shop. Global Shop trunca los dos primeros dígitos. Por lo tanto, se recomienda limitar los códigos de departamento a cuatro dígitos en ADP para que coincidan. Sugerencia : haga que los dos primeros dígitos sean cero.

Equilibrio Grp . Ingrese el grupo de balance predeterminado para este empleado, o haga clic en buscar para abrir todos los grupos de balance (Soporte del sistema > Administración > Opciones de la compañía (avanzadas) > Tablas de manufactura > Grupos de balance ). Especificar un grupo de equilibrio le permite: 1) Configurar diferentes registros de turnos/almuerzos para códigos de barras para cada combinación de turno/departamento/grupo y 2) Equilibrar el tiempo de los empleados por Grupo de equilibrio.

compensación de trabajo Si corresponde, ingrese el código de compensación del trabajador de 4 caracteres para el empleado. Las ganancias de los empleados se rastrean según el código de compensación del trabajador para el informe de Compensación del trabajador .

Tasa de pago . Para un empleado asalariado, ingrese el monto en dólares por período de pago. Para un empleado por hora, ingrese la tarifa por hora del empleado.

Dif. Si a este empleado se le paga un diferencial de turno, ingrese el monto en dólares por hora. Nota: Este diferencial de turno se agrega a los cálculos de Tasa por pago del empleado solo para los Códigos de ganancias elegibles. En Soporte del sistema > Administración > Opciones de la compañía (estándar) > Nómina, seleccione qué códigos de ganancias son elegibles en Códigos de ganancias elegibles para agregar diferencial de turno .

frecuencia (Requerido). Este campo se refiere a la frecuencia con la que se paga a este empleado. Ingrese W para semanal, B para quincenal, S para quincenal o M para mensual.

Tipo de pago. (Requerido). Ingrese H si a este empleado se le paga por hora, o S si el empleado es asalariado.

Máximo de horas de vacaciones . Use este campo para ingresar el número máximo de horas de vacaciones que este empleado puede acumular. Si la empresa está usando acumulaciones de vacaciones /enfermedad y este campo está lleno, el sistema usará este valor para validar la cantidad de horas de vacaciones para el empleado en lugar del Máximo de horas de vacaciones acumuladas .

Estado de vacaciones/enfermedad. Haga clic en la búsqueda para elegir el código de estado apropiado para la acumulación de tiempo de vacaciones/enfermedad para el empleado. Los códigos de estado se configuran en Opciones estándar de nómina .

Grupo de Pago . Si su opción de nómina estándar Usar seguridad de nómina está activa, se mostrará el campo Grupo de pago . Utilice la función de búsqueda para seleccionar el grupo de pago apropiado para el empleado; Los Grupos de Pago se establecen en sus Opciones de Nómina Estándar. Nota : si un empleado NO está asignado a un grupo de pago, solo puede ser visto por otros usuarios que no estén asignados a ningún grupo de pago.

Anulación de la seguridad de la GUI . Este campo se puede usar para anular el nivel de seguridad configurado en En línea > Administración > Seguridad del grupo GUI empleado por empleado. La configuración predeterminada de esta opción es Predeterminado , lo que significa que este empleado iniciará sesión en la GUI con el nivel de seguridad establecido en la pantalla de seguridad del grupo de GUI para el terminal en el que está iniciando sesión. El campo Anulación de seguridad de GUI se puede establecer en Predeterminado , Bajo , Medio , Alto o Biométrico. Consulte una explicación de estos niveles de seguridad en el elemento de menú GUI Group Security. El nivel de seguridad real del empleado cuando esté en la GUI será la configuración de seguridad más baja entre la seguridad de la terminal (establecida en el elemento del menú Seguridad del grupo GUI) y la configuración de seguridad establecida en el empleado. Esto permitirá que algunos empleados no tengan que escanear con el uso de un escáner de código de barras y/o un dispositivo biométrico, mientras que otros empleados aún tendrán que hacerlo. Por ejemplo, si la Seguridad del grupo GUI está configurada en Biométrica para el terminal GUI pero la Anulación de seguridad GUI del empleado está configurada en Baja, la Configuración de seguridad del empleado de Baja tendrá prioridad sobre la configuración de Seguridad biométrica del grupo GUI y el empleado no tendrá que hacerlo. utilizar un dispositivo biométrico o un escáner de código de barras para activarse en la GUI.

Disponible para programar . Marque esta opción para programar empleados con Planificación y programación avanzada de la versión 3.

Agrupación . Este campo no se utiliza en este momento.

prototipo Este campo se usa para copiar calendarios personalizados de otro empleado dentro de Programación gráfica. Esto permite que las vacaciones solo tengan que configurarse una vez para una empresa o departamento. Todavía es necesario introducir un calendario base para el empleado.

Días de Purga . Este campo se usa para determinar con qué anticipación se debe construir el calendario del empleado.

Si la opción de empresa de fabricación estándar está configurada para utilizar la versión 3 de planificación y programación avanzadas , se encuentra disponible un botón Calendario . Seleccione el botón Calendario para crear el horario semanal predeterminado del empleado:

Seleccione el día ( Seleccionar día ) en el primer cuadro de selección. Ingrese la hora de inicio ( Hora de inicio ) del primer período de trabajo del empleado. Introduzca la duración en horas ( Duración Horas ) del período de trabajo. Para activar más de un período, marque la casilla siguiente Período en uso e ingrese la hora de inicio del próximo período y la duración en horas. Seleccione Guardar . Ingrese el día siguiente de la misma manera, o copie Seleccionar día en Copiar a día usando el botón Copiar .

Formulario W4 (2020+) . Marque esta casilla para usar los nuevos cálculos del formulario W4 IRS.

Nota: Esta casilla se marca automáticamente para los nuevos empleados a partir del año 2020.

Importante: Al final del año, si la información de retención federal/estatal anterior no se ha copiado al año nuevo (ya sea a través de Campos de monto anual cero o Copiar tablas de impuestos/Información a otro año ), los campos de retención no están disponibles para modificar para los existentes. empleados.

Información de impuestos federales:

Importe Dep (Importe Dependiente) . Este campo está disponible al marcar W4 From (2020+) . Ingrese la cantidad total para todos los dependientes elegibles para reclamar. Esta información se utiliza para el Paso 3.

Otros Ingresos . Este campo está disponible al marcar W4 From (2020+) . Ingrese la cantidad de otros ingresos a considerar para los cálculos de W4. Esta información se utiliza para el Paso 4.

Importe de deducción (Cantidad de deducción) . Este campo está disponible al marcar W4 From (2020+) . Ingrese la cantidad de deducciones adicionales que se considerarán para los cálculos de W4. Esta información se utiliza para el Paso 4.

Trabajos Múltiples/Cónyuge que Trabaja . Esta casilla se puede marcar si el empleado tiene varios trabajos o un cónyuge que trabaja. Con esto marcado, las Tablas de tasas de impuestos federales para trabajos múltiples se utilizan para los cálculos.

Eximir. Este campo contiene el número de exenciones federales aplicables a este empleado. Si alguien está exento de impuestos federales, ingrese 99 para el número de exenciones federales. Nota : este campo no está disponible si el formulario W4 (2020+) está marcado.

Exención FUTA . Marque la casilla Exento de FUTA si los salarios de un empleado no están sujetos al impuesto FUTA (Ley federal de impuestos de desempleo). Los salarios del empleado se excluyen de los totales FUTA en Nómina > Informes > Informe federal de desempleo .

Estado de retención . Seleccione un estado de retención para propósitos de impuestos federales: Soltero, Casado, Jefe de familia o Separado.
Importante : Con el estado de cabeza de familia, si el formulario W4 de un empleado es 2019 o anterior, se utiliza la tabla de retención de impuestos única. Si el formulario W4 de un empleado es de 2020 o posterior (se marca el Formulario W4 (2020+)), se usa la tabla de retención de impuestos de cabeza de familia.

Exención de gravamen . Este campo se usa para ingresar una cantidad exenta que no está embargada con respecto a un gravamen del IRS . Si un empleado está sujeto a un gravamen del IRS, todo su cheque de pago (pago neto después de impuestos, otras deducciones y otros embargos) se embarga menos el monto exento.
Nota: Si el pago neto de un empleado es menor que el monto exento, no se embarga ninguno de los salarios.

Información fiscal estatal:

Estado Fiscal . Este campo indica qué tabla de impuestos se utiliza para los impuestos estatales y locales. Ingrese la abreviatura de 2 caracteres para la tabla de estado que se usa para calcular los impuestos adicionales. Este campo es obligatorio y se completa automáticamente desde el campo Estado en la sección de dirección del maestro de empleados. El campo se puede cambiar según sea necesario. Nota: Las tarjetas de tiempo no se pueden crear si los empleados existen sin un código de estado.

SUI . (Seguro Estatal de Desempleo). Si corresponde, ingrese la abreviatura estatal de 2 caracteres si los salarios del empleado están sujetos al impuesto SUTA (Autoridad Estatal de Impuestos por Desempleo). Este campo rellena automáticamente el Estado en la sección de dirección del maestro de empleados o el Estado fiscal . Cambie el campo según sea necesario. El sistema usa la abreviatura estatal para determinar qué tabla de impuestos estatales usar según lo establecido a través de Nómina > Archivo > Tablas de Impuestos . La opción Informe estatal de desempleo se puede utilizar para la preparación de impuestos estatales de desempleo.

Exención personal . Ingrese el número de exenciones estatales personales aplicables a este empleado. La exención personal se aplica al monto de la Exención personal en la pantalla de ajustes de la tabla de impuestos.
Nota : Las entradas válidas son 0 o 1.

Exenciones de Dep (dependientes) . Ingrese el número de exenciones estatales para dependientes aplicables a este empleado. Las exenciones para dependientes se aplican al monto de Exenciones para dependientes en la pantalla de ajustes de la tabla de impuestos.

Estado $ Exento . Este campo se aplica a aquellos estados que permiten una cantidad variable de exención de impuestos dependiendo de las circunstancias de este empleado. Ingrese el monto de la exención anual de este empleado en dólares enteros.

Adicional. Si un empleado solicita que se retenga una cantidad adicional en dólares de su pago de impuestos estatales, ingrese la cantidad en dólares.

Estado de retención . Seleccione un estado de retención para propósitos de impuestos estatales: Ninguno, Soltero, Casado, Cabeza de familia o Separado.
Nota: Algunos estados como Connecticut (CT), Arizona (AZ), etc. tienen diferentes selecciones.

Cónyuge no trabajador . Esta opción solo es válida para empleados de MO (Missouri).

Código de Plan de Salario . Esta opción solo es válida para empleados de CA (California). Ingrese el código del plan salarial aplicable.

Otro impuesto 1 y Otro impuesto 2. Estos campos se utilizan si este empleado está sujeto a una o más autoridades locales de impuestos sobre la renta o EIC. Ingrese el código de 3 caracteres que corresponda a las tablas de Otros impuestos que aplican a este empleado. Además, seleccione el estado aplicable para el otro código de impuestos.

Código SOC . Esta opción solo es válida para los empleados de IN (Indiana SUI). El sistema del Código de clasificación ocupacional estándar es un estándar estadístico federal que se utiliza para clasificar a los trabajadores en categorías ocupacionales con el fin de recopilar, calcular o difundir datos. Los empleadores pueden usar el título del trabajo para encontrar el Código SOC en línea usando este sitio web: https://www.bls.gov/soc/2018/major_groups.asp . Informe solo los primeros 6 dígitos.; No se requiere/informa cualquier información adicional después de los primeros 6 dígitos.
Al informar salarios a Indiana a través de . CSV o ICESA, ingrese los primeros seis dígitos del Código SOC sin guiones para cada trabajador. Los guiones no deben ingresarse manualmente ni incluirse en el archivo.

FT/PT/Estacional . Esta opción solo es válida para los empleados de IN (Indiana SUI). Si el empleador tiene un código de temporada aprobado por el DWD para la persona denunciada, utilice ese código de 2 dígitos (01-99). Si el empleado no es estacional, use el tiempo completo (FT) o el tiempo parcial (PT) según lo definido por los estándares de la industria (si corresponde).
Nota: Solo DWD puede asignar un estado estacional; los empleadores no pueden designarse a sí mismos sin aprobación. El archivo del informe trimestral tiene un error si se usa un código de temporada que no ha sido aprobado por DWD, o si se usa un código de temporada que no coincide con el trimestre que se informa.

401K (403B, 408P) Coincidencia y %. El título de este campo cambia según la opción de plan de jubilación seleccionada en las opciones de la empresa de nómina. Si no se selecciona ningún plan porcentual, la descripción predeterminada es 401K. Si la opción estándar de la compañía de nómina Calcular coincidencia 401K del empleador está marcada, este campo está disponible para ingresar un monto de coincidencia del empleador. La cantidad se considera una cantidad fija a menos que se marque la casilla %. Se calcula un % de contribución en función de la opción de empresa seleccionada: % de contribución del empleado o % de salarios 401K. Un empleador puede hacer contribuciones equivalentes en un plan tradicional 401K antes de impuestos, así como en un plan Roth 401K con la opción Roth 401K Incluir deducción en 401K Coincidencia marcada. Las contribuciones de un empleador pueden limitarse con la opción 401K Cantidad máxima de contrapartida del empleador . Nota: Para revisar y/o modificar las contribuciones equivalentes al 401K del empleador, consulte Nómina > Archivo > Coincidencia del 401K del empleador .

Exento de FICA. Marque esta casilla si el empleado está exento del impuesto FICA.

Exento de Medicare. Marque esta casilla si el empleado está exento de impuestos de Medicare.

Nota: Cuando se marca tanto Exento de FICA como Exento de Medicare para un empleado, el Formulario 429 se imprime en el Recuadro 14 en el W-2.

Extranjero no residente. Marque esta opción si un empleado se considera extranjero no residente. En su caso, marque qué impuestos descontar de la paga del extranjero no residente:

Deducir FICA . Esta opción utilizará las tasas de impuestos de FICA que se enumeran en Nómina > Archivo > Tablas de impuestos .

Deducir Medicare . Esta opción utilizará las tasas de impuestos de Medicare que se enumeran en Nómina > Archivo > Tablas de impuestos .

Deducir el Impuesto sobre la Renta Federal . Esta opción utilizará una tabla impositiva alternativa para extranjeros no residentes. Esta tabla de impuestos alternativos debe configurarse en Nómina > Archivo > Tablas de impuestos con EE. UU. en el campo Estado y NRA en el campo Local 2.

Deducir el Impuesto sobre la Renta del Estado. Esta opción usará la tabla de impuestos estatal adecuada establecida en Nómina > Archivo > Tablas de impuestos según la abreviatura del estado que aparece en el campo Estado fiscal .

Deducciones

Seleccione la casilla Deducciones para ingresar montos de deducción para las Categorías de deducción 11 a 20. Las deducciones de nómina se establecen en las opciones de Nómina de la compañía.

Descripción de la deducción . La descripción se completa a partir de la descripción ingresada en las opciones de la empresa.

Deducir la cantidad Cada deducción es una deducción porcentual o una cantidad fija. Ingrese el monto de la deducción como un monto fijo o un porcentaje del pago del empleado para deducir cada período de pago si la casilla % está marcada.

Equilibrio. Las categorías de deducción 7 a 20 se pueden usar para deducciones con saldos decrecientes. Ingrese el saldo inicial adeudado por el empleado en el campo de saldo de deducción. El sistema disminuye el saldo adeudado por el empleado en cada período de pago hasta que se liquida el saldo. Una vez que se paga el saldo, los montos de deducción y saldo se eliminan de la pantalla Deducciones. Nota: Si no se ingresa un monto de saldo para una deducción, entonces se trata como una deducción regular que se descuenta de cada cheque para cada período de pago.

Empleador Health Ins (seguro) . Estos campos son aplicables solo para las deducciones estándar y antes de impuestos . El campo estará disponible para ingresar la porción de la deducción que paga el empleador si la casilla de verificación correspondiente del Seguro de Salud del Empleador está marcada en las opciones de la compañía de nómina. El sistema realiza un seguimiento de estos montos si la opción de nómina Incluir aportes de seguro de salud del empleador del historial de nómina en la casilla 12 de W2 está activada.

% Si la deducción está marcada como un porcentaje de deducción en las opciones de la empresa, esta casilla de verificación estará marcada.

Si % . Si el campo de % está marcado para las deducciones 11-20, se selecciona el botón de opción De bruto o Después de impuestos , lo que proporciona un indicador visual sobre cómo se calcula el porcentaje. Si se selecciona De bruto, la deducción se calcula sobre el salario bruto completo antes de impuestos o cualquier otra deducción, incluidas las deducciones antes de impuestos. Si se selecciona Después de antes de impuestos, la deducción se calcula como un porcentaje del salario bruto menos cualquier deducción antes de impuestos (es decir, 401(k), IRA).

Cada hora. Las deducciones por hora se basan en la cantidad de horas pagadas por los códigos de ganancias elegibles seleccionados en las opciones de nómina. Ingrese la cantidad por hora utilizada en el cálculo de la deducción.

Seleccione Guardar o Salir según sea necesario para volver a la pantalla maestra de empleados.

Deducción antes de impuestos

Haga clic en el botón Deducción antes de impuestos para ingresar los montos de las deducciones antes de impuestos. Estas descripciones de deducciones antes de impuestos corresponden a las deducciones antes de impuestos ingresadas en las opciones de empresa de nómina.

El último campo se relaciona con la opción de compañía Opciones de plan de jubilación y está disponible para ingresar un porcentaje para el plan de porcentaje seleccionado. Nota : La descripción del campo cambiará según la opción de plan de jubilación que se seleccione. Si no se selecciona ningún plan porcentual, la descripción predeterminada es 401K.

Ingrese la cantidad para cada categoría aplicable. Las casillas Fed Tax y FICA se marcan de acuerdo con lo que se marca para la deducción en las opciones de empresa de nómina.

Para el último campo ( 401K%, 403B%, 408P% ; designado para un plan de jubilación porcentual), el porcentaje ingresado debe ingresarse como un número entero (es decir, 1 para 1%).

Seguro de Salud del Empleador . Consulte Seguro de Salud del Empleador en Deducciones.

Haga clic en Guardar o Salir según sea necesario para volver a la pantalla maestra de empleados.

Ganancia fija

Las categorías de pago de la 8 a la 10 se utilizan para ingresos fijos adicionales o deducciones, como subsidios para automóviles o viajes. Las descripciones de las ganancias fijas se establecen en las Opciones de Empresa de Nómina Estándar.

Haga clic en el botón Ganancia fija :

Ingrese la cantidad de ganancia fija por período de pago. Para una deducción fija, ingrese el monto en dólares con un signo negativo final (es decir, 50.00-).

Nota : Las ganancias fijas se aplican a la tarjeta de tiempo del empleado a través del botón Agregar fijo .

Haga clic en Guardar o Salir según sea necesario para volver a la pantalla maestra de empleados.

Programación de turnos

Haga clic en el botón Horario de turnos para ingresar el horario de turnos diarios de este empleado:

El Turno/Departamento/Grupo primario será el predeterminado del maestro de empleados. Puede cambiar esta selección utilizando la búsqueda junto al campo Grupo. Esta búsqueda abre todos los registros de turnos configurados a través de Sistema en línea > Archivo > Mantenimiento de turnos. Para aplicar este horario a toda la semana, seleccione Copiar a todos y luego haga clic en Copiar . Para copiar el horario solo en días específicos de la semana, seleccione el día en el menú desplegable Copiar a (de lunes a domingo) y luego haga clic en Copiar . Puede seleccionar diferentes turnos/departamentos/grupos para cada día de la semana. Use la búsqueda junto a cada día para seleccionar el turno/departamento/grupo apropiado.

Para borrar las entradas de lunes a domingo, haga clic en el botón Borrar . Cuando el programa de turnos de este empleado sea correcto, haga clic en Guardar .

Adornar

Haga clic en el botón Embargo para ingresar hasta cinco embargos. Los tipos de embargo predeterminados se ingresan en las opciones estándar de la empresa de nómina en Embargos .

Ingrese el monto de la Deducción ya sea como un monto fijo o como un porcentaje (es decir, ingrese 10% como 10). Los embargos que requieren un porcentaje se indican con una marca de verificación en la casilla de porcentaje.

Se puede ingresar un Saldo para el embargo si hay una cantidad total limitada a deducir. Una vez alcanzado el saldo, ya no se calculará ni deducirá el embargo.

Los embargos marcados como un gravamen del IRS no requieren que se ingrese ningún monto de deducción ya que el sistema usa el campo Exención de gravamen para calcular este embargo.

Dir. dep.

Para ver la tabla del Mapeador de conversión de datos "Maestro de depósito directo de nómina", haga clic aquí .

Haga clic en el botón Depósito directo para ingresar la información de depósito directo de un empleado. Nota: También se requiere ingresar la información bancaria de la empresa en las opciones de empresa de nómina para poder utilizar el depósito directo.

En esta pantalla está la posibilidad de ingresar hasta diez cuentas diferentes para destinar el cheque del empleado.

Seleccione solo una cuenta para que sea la primaria El sistema asignará primero el monto del pago del empleado entre todas las demás cuentas de depósito directo y el saldo se contabilizará en la cuenta principal; por lo tanto, no es necesario ingresar un monto para la cuenta principal. En el ejemplo anterior, el 10 % se depositará en la cuenta de ahorros y el saldo se contabilizará en la cuenta principal para evitar problemas de redondeo.

A continuación, seleccione el botón de radio apropiado para indicar si la cuenta es una cuenta corriente o una cuenta de ahorros . Ingrese el Número de ruta bancaria (hasta nueve caracteres), el Número de cuenta bancaria (hasta 17 caracteres) y el Nombre del banco (hasta 30 caracteres). Excepto por el Cuenta principal, ingrese un Monto para asignar para este número de cuenta. El Monto puede ser un monto específico en dólares o un porcentaje; si es un porcentaje, marque la casilla de verificación %.

Seleccione Mostrar para descifrar la cuenta bancaria y los números de ruta. Esta opción solo está disponible si se establece la seguridad del usuario .

Haga clic en Guardar para guardar los cambios o Salir para salir sin guardar los cambios.

Nota : si selecciona el botón de opción Cuenta corriente o Ahorros y luego elige no ingresar ninguna información, no hay manera de anular la selección de la opción. Simplemente guarde o salga de la pantalla y al regresar a la pantalla de depósito directo, el botón de radio no estará seleccionado.

acumulaciones

Presione el botón Acumulaciones para ingresar las acumulaciones individuales de vacaciones/enfermedad por empleado:

Haga clic en Cargar valores predeterminados de la empresa para cargar los valores predeterminados de la empresa desde las opciones de la empresa y modificarlos según sea necesario. Las definiciones de los campos se pueden encontrar en Opciones de nómina de empresa estándar. Asegúrese de marcar las casillas para acumular vacaciones y tiempo por enfermedad para este empleado si el usuario desea que se acumulen.

Escala de tarifas de la CE

Este botón estará activo con la opción de nómina estándar Calcular tasa de pago de empleados por escala de código de ganancias activada. Haga clic en el botón Escala de tarifas de EC para ingresar las diferentes tarifas por código de ganancia

Las categorías de pago de Opciones de nómina estándar se enumeran en la pantalla; el número a la izquierda de la descripción del código de ganancia representa la Código de ganancias . La Tasa en esta pantalla por defecto es la Tasa de Pago del empleado. Modifique las tarifas para los diversos códigos de ganancias según sea necesario. Un ejemplo usando las descripciones anteriores, el empleado tiene una tarifa de $20/hora con el código de ganancias 1 (regular) pero una tarifa de $25/hora con el código de ganancias 2. Los botones de opción Días festivos/Enfermedad/Vacaciones están predeterminados en las opciones de Nómina estándar y no se puede modificar

Haga clic en Guardar para conservar los cambios.

Opciones de SFDC

Seleccione el botón Opciones de SFDC para iniciar el Programa de imagen de perfil de SFDC:

Haga clic en + para agregar una imagen de perfil. La imagen de perfil debe tener formato .bmp con un tamaño máximo de 32x32.

Después de ingresar toda la información del empleado, haga clic en Guardar .

Empleados abiertos

Nómina > Archivo > Empleados > Abierto

Ingrese el Número de empleado de 5 dígitos, o seleccione de la búsqueda. Actualice cualquier campo en esta pantalla según sea necesario. Consulte Empleados nuevos para obtener información adicional sobre los campos y botones de esta pantalla. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Seleccione otro número de empleado para mantener o haga clic en Cancelar para salir.

Nota: Ingresar un número de seguro social ya asociado con un empleado en el campo Soc Sec # hará que el sistema recupere el registro de ese empleado.

Nota: Los cambios en varios de los campos en la pantalla del maestro de empleados se pueden registrar con la opción de nómina estándar Registrar cambios en el Maestro de empleados .

Ver empleados

Nómina > Ver > Empleados

Esta opción permite a los usuarios ver los Maestros de empleados sin la posibilidad de cambiar ninguna información.

Ingrese el número de empleado de 5 dígitos del empleado o seleccione de la búsqueda de número o nombre del empleado. El sistema muestra el archivo maestro del empleado. Utilice los iconos de flecha ( < > ) para desplazarse por los maestros de empleados por número de empleado. Seleccione otro empleado de la búsqueda Número/Nombre de empleado para saltar a ese archivo maestro. Los botones en la parte inferior de la pantalla están disponibles para revisión, pero la información no se puede cambiar.

Consulte Nómina > Archivo > Empleados > Nuevo para obtener información adicional sobre los campos y botones de esta pantalla.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4