Información general

Calidad > Transacciones > RMA

El sistema de autorización de devolución de material (RMA) de Global Shop se utiliza para registrar y rastrear las piezas que un cliente devuelve al taller. Este registro de piezas devueltas puede ayudar a determinar qué números de pieza, clientes o empresas de envío participan constantemente en las devoluciones. Una parte devuelta se rastrea a través del proceso de servicio hasta que se satisface la solicitud del cliente.

Se accede a RMA a través del módulo de calidad y el módulo de envío y recepción según la configuración de seguridad del menú.

Antes de utilizar el sistema RMA, debe configurar las opciones de su empresa: Soporte del sistema > Administración > Opciones de la empresa (estándar) > Tablas de entrada de pedidos > Servicios RMA .

Si utiliza Laser Forms, debe configurar el formulario RMA: Soporte del sistema > Archivo > Mantener archivo de formularios Acuformz > ID de formulario: RMA. Además, si usa Business Intelligence, debe activar Crystal Report QL_RMA.rpt , Report Id 1551.

Nota: La ID de usuario se completará cuando se realice un servicio para una acción. Se completa en la tabla RMA_SVC_PERFORM y luego se mueve a la tabla RMA_H_SVC_PERFORM cuando se completa la RMA.

Para ver la tabla del asignador de conversión de datos RMA_History_Master, haga clic aquí .

Las opciones disponibles en esta pantalla son Nueva RMA , Nueva RMA independiente , Actualizar RMA , Recibo y eliminación , Ajuste de valor únicamente y Ver historial de RMA .

RMA nuevo

Calidad > Transacciones > RMA > Nuevo RMA

Seleccione Nuevo RMA cuando se le notifique que se está devolviendo todo o parte del pedido de un cliente o cuando se reciban físicamente las piezas. Después de seleccionar esta opción, el sistema le pedirá que busque la factura relacionada en el archivo Historial de facturas. Esto leerá los pedidos, tanto abiertos como cerrados, de los cuales se han enviado y facturado piezas.

Seleccione Nuevo RMA , haga clic en Aceptar . El sistema muestra las opciones de búsqueda del historial de facturas de las opciones de la empresa.

Si hay un criterio de búsqueda que le gustaría usar que no se muestra, haga clic en el botón Más criterios de selección para acceder a las otras opciones.

Después de seleccionar una opción de búsqueda, puede ingresar un valor de búsqueda (es decir, el número de factura o los primeros caracteres del número del cliente) para que el sistema salte a esa entrada en la búsqueda. Haga clic en Aceptar para abrir la búsqueda del Historial de facturas:

El aspecto de esta pantalla variará según la opción de búsqueda del historial de facturas que haya elegido.

Seleccione la factura que contiene el material devuelto resaltando la línea y haciendo clic en Aceptar o haciendo doble clic en la línea. El sistema mostrará:

Si no tiene activada la opción de empresa para numerar automáticamente las RMA, ingrese el siguiente número de RMA. El sistema recuperará la identificación del cliente, el nombre del cliente y el número de factura del archivo Historial de facturas.

Si se devuelven algunas o todas las piezas de todos los elementos de línea de la factura seleccionada, seleccione Servicio predeterminado solicitado en el menú desplegable (las opciones de este menú son las Descripciones de servicio de la tabla Servicios RMA creada en Soporte del sistema > Empresa Opciones (estándar) > Tablas de entrada de pedidos - Servicios RMA ) y marque la casilla Devolver todo. Los elementos de línea de esta factura aparecerán en el cuadro inferior con la cantidad a devolver igual a la cantidad enviada. Cada elemento de línea se puede editar haciendo doble clic en la línea en el cuadro inferior. Edite la Cantidad a devolver y la Acción de servicio según sea necesario. La cantidad a devolver debe ser menor o igual a la cantidad enviada y mayor o igual a uno (1).

Para ingresar elementos de línea individuales de la factura, seleccione el pedido/línea que se devuelve desde la búsqueda de Orden de venta/Secuencia/Línea o la búsqueda de Número de pieza. Ingrese la cantidad a devolver (debe ser menor o igual a la cantidad enviada y mayor o igual a 1) y el servicio solicitado en el menú desplegable. Las opciones de este menú son las descripciones de servicio de la tabla de servicios de RMA que creó en las opciones de la empresa. Haga clic en Guardar y el elemento aparecerá en el cuadro inferior.

Para agregar notas a este elemento de línea, haga doble clic en la línea en el cuadro inferior. Seleccione el botón Notas para ingresar notas de servicio específicas para ese elemento de línea.

Ingrese el texto y seleccione Guardar para guardar el texto y volver al encabezado de RMA. Seleccione Borrar para borrar el texto de la pantalla. Seleccione Guardar después de realizar cualquier cambio en este elemento de línea.

Para eliminar un artículo de este registro de RMA, haga doble clic en la línea del cuadro inferior y haga clic en el botón Eliminar para eliminar el artículo de línea de este registro de RMA. Para cerrar un elemento de línea sin guardar o eliminar la información, haga clic en Borrar. Si existen pedidos/líneas adicionales en la factura seleccionada, puede repetir este proceso para ingresar el Artículo 2 para este RMA.

Una vez que se hayan ingresado todos los servicios correspondientes para esta RMA, haga clic en el botón Imprimir para imprimir el formulario láser de RMA. Este formulario se puede utilizar internamente para notificar a los empleados sobre los servicios solicitados o como confirmación para su cliente de que se ha enviado su solicitud. El formulario incluye el número de RMA y la información del encabezado de la orden de venta. Para cada artículo de línea, la cantidad a devolver, la cantidad devuelta y la fecha de recepción, y la cantidad reparada se enumeran junto con el número de pieza, la descripción, las notas del servicio solicitado y el servicio solicitado/realizado. ( Nota: si se indica que el cliente usa un idioma diferente al de la empresa en su registro maestro y se ha establecido una descripción de la parte del inventario traducida en ese idioma, las descripciones de las partes estarán en el idioma apropiado). En cada etapa del RMA proceso (nuevo, recibo y disposición), el formulario RMA se puede imprimir con la información actualizada.

Si ha recibido las piezas devueltas de su cliente, puede continuar con el proceso de devolución desde la pantalla Nuevo RMA haciendo clic en el botón Recibos . Sin embargo, si el nuevo registro RMA se crea antes de la recepción física de las piezas devueltas, haga clic en Salir para guardar el registro.

Nuevo RMA independiente

Calidad > Transacciones > RMA > Nuevo RMA independiente

La opción Nuevo RMA independiente permite ingresar RMA para artículos que no se encuentran en los archivos de historial en Global Shop. Algunas razones por las que no se encuentran elementos en los archivos de historial incluyen:

• Se procesó un pedido antes de la implementación de Global Shop.
• Los componentes de una Lista de materiales (BOM) no se desglosaron en la orden de venta; por lo tanto, cada componente individual no se incluye en el historial.
• Los talleres de reparación reparan artículos que no fueron vendidos originalmente por su empresa.

Seleccione Nueva RMA independiente y haga clic en Aceptar .

Antes de que cualquiera de los criterios pueda usarse para buscar pedidos, para el procesamiento de RMA independiente, primero se debe ingresar el pedido a través de cualquiera de estas dos opciones:

Nuevo Pedido de Historial de Facturas . Esta opción es mejor para pedidos en los que se envió/procesó una lista de materiales sin explotar la lista de materiales en la orden de venta. Cada componente individual no se incluye en el historial y, por lo tanto, no se puede emitir una RMA para un componente. Con esta selección, se pueden agregar líneas para componentes individuales a la información del encabezado del pedido extraída del historial para procesar las RMA.

Nuevo Orden Manual. Esta opción se puede utilizar para pedidos no procesados a través de Global Shop y por lo tanto la información no se encuentra en el historial. Por ejemplo, artículos procesados antes de la implementación de Global Shop, reparación de artículos no vendidos originalmente por la empresa de reparación, etc.

Nota: No es necesario ingresar pedidos manualmente a través de una de estas opciones si se han cargado pedidos. Busque y abra el pedido y haga clic en el botón Nuevo RMA para iniciar el proceso de RMA.

Nuevo pedido de historial de facturas

Seleccione un pedido del historial por uno de los criterios ofrecidos. La información del encabezado se completa a partir del historial de facturas, incluidos los campos Order No , Seq y Orig Invoice . El resto del proceso es el mismo que ingresar un nuevo pedido manual, así que consulte la sección a continuación para obtener más información.

Nuevo pedido manual

Seleccione un cliente según uno de los criterios ofrecidos y la información de ese cliente se completará en la pantalla principal de RMA independiente:

Ingrese el Número de pedido , Seq (Secuencia; esto puede ser todo ceros) y el número de Factura original (Factura original). Nota: Estos campos son obligatorios y no pueden existir en los pedidos ingresados para las RMA independientes.

Rellene cualquier otra información según sea necesario. Los campos Vendedor y Sucursal se completan con valores del Maestro de clientes Representante de ventas y Sucursal o, si se seleccionó un Id. de envío en el encabezado, del Vendedor de dirección de envío adicional y Sucursal para el registro Enviar a seleccionado.

Haga clic en Líneas para ingresar elementos de línea para este pedido. Importante : la información del encabezado del pedido independiente se eliminará si no se han ingresado líneas y se sale de la pantalla. Además, no se pueden ingresar RMA hasta que haya líneas disponibles.

Ingrese la información de la línea de pedido según sea necesario. Nota : el número de línea para los nuevos pedidos del historial de facturas será el siguiente número de línea disponible del pedido original. Consulte la sección de línea de nota de crédito para obtener información más detallada sobre los campos/botones en esta pantalla.

Nota : Los botones Distribuir y Añadir precio no están disponibles para las RMA independientes.

El botón Lote/Contenedor está disponible para piezas de lote/contenedor para especificar la información del lote/contenedor desde el que se enviaron las piezas.

Una vez que se han agregado y guardado las líneas, se pueden ingresar las RMA independientes haciendo clic en el botón Nueva RMA .

El resto del proceso de ingreso de RMA, como ingresar la cantidad a devolver , la cantidad recibida , procesar acciones y ver el historial de RMA, es similar a los RMA regulares. Haga clic en los enlaces apropiados arriba para obtener información más detallada.

Nota : Algunas excepciones para las RMA independientes ingresadas contra pedidos ingresados solo a través de Nuevo pedido manual incluyen:

La acción Recrear S/O no está disponible.

Si se procesa una acción de nota de crédito, el Orden/Secuencia en la pantalla Procesar nota de crédito será todo ceros.

Si se procesa una acción de nota de crédito, no se utilizará el número de factura original ingresado. El número de nota de crédito se convierte en el número de factura cuando se contabiliza en Cuentas por cobrar y en el Libro mayor.

Actualizar RMA

Calidad > Transacciones > RMA > Actualizar RMA

La opción Actualizar RMA se utiliza para editar un registro de RMA existente para el cual la tienda aún no ha recibido parte o la totalidad de la cantidad a devolver. Entre el momento en que un cliente le notifica que devolverá piezas a su tienda y el momento en que se reciben las piezas, los detalles de la RMA pueden cambiar. Si necesita agregar o eliminar líneas del RMA existente, o editar líneas para la cantidad a devolver o el servicio solicitado, debe hacerlo a través de esta opción antes de recibir piezas en el RMA. Si el servicio solicitado no es el servicio que realmente se realiza, este se puede actualizar en la pantalla Acciones. Una vez que se toman medidas, el registro no se puede modificar.

Si el cliente ha cambiado su solicitud (cantidad a devolver o servicio solicitado), puede actualizar un registro de RMA existente a través de Calidad > Transacciones > RMA > Actualizar RMA.

Seleccione Actualizar RMA y haga clic en Aceptar .

Seleccione la opción de búsqueda e ingrese un valor de búsqueda si lo conoce (es decir, los primeros caracteres del nombre del cliente). Haga clic en Aceptar y el sistema mostrará la búsqueda de RMA.

Seleccione el registro que desea actualizar haciendo doble clic en la línea o resaltando la línea y haciendo clic en Aceptar . Para editar la cantidad devuelta y/o el servicio solicitado, haga doble clic en la línea del cuadro inferior y edite según corresponda.

Haga clic en Guardar después de realizar cualquier cambio.

Haga clic en Salir para volver a la pantalla Opciones de RMA o haga clic en Recibos si ha recibido físicamente las piezas.

Recepción y Disposición

Calidad > Transacciones > RMA > Recepción y disposición

Cuando las piezas se reciban físicamente en su taller, seleccione Recibo y eliminación para ir directamente a la recepción de piezas en el proceso de RMA. El único campo activo en esta pantalla es la cantidad recibida.

Cuando las piezas se reciben físicamente y el registro de RMA es correcto (cantidad a devolver y servicio solicitado), se puede proceder al proceso de Recepción.

Seleccione Recibo y eliminación y haga clic en Aceptar .

Ingrese el número de RMA o seleccione de la búsqueda.

Haga doble clic en la línea del cuadro inferior de las piezas recibidas. El único campo activo en esta pantalla es Cantidad recibida. Si espera recibir 20 partes, pero hasta la fecha solo se han recibido cinco, ingrese 5 en este momento. El registro de RMA permanecerá abierto hasta que los 15 restantes se reciban y se atiendan, o el registro se elimine del historial. Si el cliente devuelve más de la cantidad a devolver, ingrese la cantidad real recibida y deseche las piezas adicionales según corresponda (devolver al inventario o desechar).

Si ya recibió una parte de la cantidad a devolver, haga doble clic en la línea del cuadro inferior. La Cantidad recibida anteriormente se mostrará en el campo Cantidad recibida. La cantidad que se recibe actualmente debe agregarse a este número y la cantidad total debe ingresarse en el campo Cantidad recibida. Por ejemplo, si la RMA se devolvió 25 inicialmente, cuando se reciba físicamente el segundo recibo de 25 y se actualice la RMA, ingrese 50 para la Cantidad recibida.

Después de ingresar la cantidad recibida, puede continuar haciendo clic en el botón Acciones . Para guardar la información sin realizar la acción en este momento, haga clic en Guardar antes de salir de esta pantalla.

Comportamiento

Para tomar medidas sobre las piezas recibidas para una RMA pendiente, seleccione Calidad > Transacciones > RMA > Recepción y eliminación . Abra el registro RMA y haga doble clic en la línea para procesar. Si aún no lo ha hecho, ingrese la Cantidad recibida y haga clic en Acciones :

De la cantidad recibida, ingrese la Cant. a Servicio en este momento (debe ser menor o igual a la Cant. Recibida). El Servicio Realizado se puede cambiar si es necesario. El menú Acción tomada está codificado de acuerdo con el estado del pedido.

Si la orden de venta está abierta, las líneas pendientes que no han sido enviadas y facturadas, se aplican las siguientes transacciones:

2 - Nota de crédito

3 - Nota de crédito, devolución al inventario

5 - Actualizar S/O, Regresar al Inventario

6 - Volver al inventario

7 - Nota de crédito, actualización S/O, devolución al inventario

18 - Nota de crédito, chatarra

20 - Actualizar S/O, Desechar

22 - Nota de crédito, actualización S/O, desecho

27 - Chatarra

32 - Crear solicitud de reelaboración

33 - Crear solicitud de reelaboración, devolución al inventario

Si el pedido se envía y factura por completo, las siguientes transacciones están disponibles:

Nota : Muchas de estas opciones son similares (ejemplo: 9 y 14, 24 y 30), excepto que una opción crea un nuevo número de orden de venta y la otra opción recrea el número de orden de venta original.

Nota de 2 créditos

Nota de 3 créditos, devolución al inventario

8-Nuevo S/O

9-Nuevo S/O, Retorno al Inventario

11-Memo de crédito, nuevo S/O, devolución al inventario

13-Recrear S/O

14-Recrear S/O, Regresar al Inventario

Nota de 15 créditos, Recrear S/O, Volver al inventario

Nota de 18 créditos, chatarra

24-Nuevo S/O, chatarra

Nota de 26 créditos, nuevo S/O, chatarra

27 - Chatarra

28-Recrear S/O, chatarra

Nota de 30 créditos, Recrear S/O, Desecho

64-Crear solicitud de reelaboración

65-Crear solicitud de reelaboración, devolución al inventario

Opciones de notas de crédito

Piezas devueltas por el cliente que son aceptables para su uso posterior:

Nota de crédito, devolución al inventario . Emita una nota de crédito al precio que el cliente pagó por las piezas. El sistema aumentará el inventario disponible de esa pieza por la cantidad para servicio. El cliente puede aplicar la nota de crédito a un pedido futuro.

Piezas devueltas por el cliente que están por debajo del estándar:

Nota de crédito , chatarra. Emita una nota de crédito por el importe de la factura de las piezas devueltas y deséchelas. El cliente puede aplicar la nota de crédito a un pedido futuro.

El cliente solicita piezas de repuesto para las piezas buenas devueltas a su taller:

Nota de crédito, actualización S/O, devolución al inventario . Emita una nota de crédito por el importe de la factura de las piezas devueltas. El sistema aumentará el inventario disponible y la cantidad del pedido en el artículo de línea del pedido de venta original desde el que se enviaron las piezas devueltas. El cliente puede aplicar la nota de crédito a la factura de las piezas nuevas.

Cuando un cliente solicita piezas de repuesto para las piezas defectuosas devueltas a su taller:

Nota de crédito, actualización S/O, desecho . Emita una nota de crédito por el importe de la factura de las piezas devueltas. El sistema aumentará la cantidad del pedido en el artículo de línea del pedido de venta original desde el que se enviaron las piezas y el cliente puede aplicar la nota de crédito a la factura de las piezas nuevas.

Cuando un cliente solicita piezas de repuesto para las piezas buenas devueltas a su taller y se cierra el pedido de venta de las piezas devueltas:

Nota de crédito, nuevo S/O, devolución al inventario. Emita una nota de crédito por el importe de la factura de las piezas devueltas. El sistema creará una nueva orden de venta y aumentará el inventario disponible de esa pieza. El cliente puede aplicar la nota de crédito a la factura de las piezas nuevas. Las piezas buenas se devuelven al inventario.

Cuando un cliente solicita piezas de repuesto para las piezas defectuosas devueltas a su tienda y se cierra el pedido de venta de las piezas devueltas:

Nota de crédito, nuevo S/O, chatarra. Emita una nota de crédito por el importe de la factura de las piezas devueltas. El sistema creará una nueva orden de venta. El cliente puede aplicar la nota de crédito a la factura de las piezas nuevas.

Si la cantidad a devolver nunca será igual a la cantidad recibida:

Nota de crédito . Emita una nota de crédito por el valor de las piezas restantes para mantener la contabilidad de su inventario en equilibrio.

Opciones sin notas de crédito

Cuando el cliente solicita piezas nuevas como reemplazo de las piezas devueltas y no se emite una nota de crédito, debe facturar al cliente cuando se envíen las piezas nuevas. Para mantener la contabilidad de su inventario en equilibrio, el precio por pieza en la factura será cero.

No se le devuelven piezas:

Nuevo S/O. Se crea un nuevo pedido de ventas con la información del encabezado del pedido de ventas original, la cantidad del pedido es igual a la cantidad atendida y la fecha de vencimiento predeterminada es la fecha en que se procesaron las acciones de RMA. Al facturar, ingrese el precio unitario por pieza como cero.

Piezas devueltas por el cliente que son aceptables para su uso posterior:

Nuevo S/O, Retorno a Inventario. El inventario disponible se incrementa. Se crea un nuevo pedido de ventas con la información del encabezado del pedido de ventas original, la cantidad del pedido es igual a la cantidad atendida y la fecha de vencimiento predeterminada es la fecha en que se procesaron las acciones de RMA. Al facturar, ingrese el precio unitario por pieza como cero.

Nuevo S/O, chatarra . Se crea un nuevo pedido de ventas con la información del encabezado del pedido de ventas original, la cantidad del pedido es igual a la cantidad atendida y la fecha de vencimiento predeterminada es la fecha en que se procesaron las acciones de RMA. Al facturar, ingrese el precio unitario por pieza como cero.

Chatarra. El cliente devuelve las piezas, pero no es necesario volver a trabajar, no es necesario crear una nueva orden de venta y no es necesario emitir una nota de crédito. No se hace nada excepto marcar la acción como realizada.

Si las piezas se devuelven al taller para volver a trabajar y no se emitirá una nota de crédito al cliente insatisfecho:

Crear solicitud de reelaboración, devolución al inventario. El inventario disponible se incrementa. Se crea un nuevo pedido de ventas. El encabezado del pedido de ventas reflejará el pedido original. La cantidad en la nueva línea de orden de venta es igual a la cantidad servida con precio cero. Cuando las piezas nuevas se envían y facturan, los elementos de línea de la factura son automáticamente cero, lo que da como resultado un saldo cero adeudado por el cliente. Nota : si tiene la opción Entrada de pedido avanzada para Usar el pedido de venta original para la solicitud de reelaboración de RMA , la nueva línea de reelaboración se agregará a la orden de venta original. Nota : si tiene la opción de Inventario estándar para Asignar piezas devueltas del retrabajo de RMA , las piezas devueltas se asignarán a la orden de venta de retrabajo.

Si las piezas no se devuelven al taller y no se emitirá una nota de crédito al cliente insatisfecho:

Crear solicitud de reproceso . Se crea un nuevo pedido de ventas. El encabezado del pedido de ventas reflejará el pedido original. La cantidad en la nueva línea de orden de venta es igual a la cantidad servida con precio cero. Cuando las piezas nuevas se envían y facturan, los elementos de línea de la factura son automáticamente cero, lo que da como resultado un saldo cero adeudado por el cliente. Nota : Si la opción Entrada de pedido avanzada está activada para Usar el pedido de venta original para la solicitud de reelaboración de RMA , la nueva línea de reelaboración se agregará a la orden de venta original.

Después de seleccionar la Acción realizada, haga clic en Guardar . Si usa Lote/Contenedor/Calor/Serie para rastrear el inventario en su taller y la acción tomada incluye devolver piezas al inventario, debe seleccionar el lote/contenedor para devolver las piezas.

Nota : si la opción de empresa no está activada (Soporte del sistema > Administración > Opciones de empresa (estándar) > Inventario > Lote/Contenedor/Calor/Serie utilizada), el botón Lote/Serie no estará activo en esta pantalla. Haga clic en el botón Lote/Serie y el sistema mostrará:

La ubicación de lote/bin/calor/serie desde la que se enviaron las piezas será la predeterminada. Ingrese la cantidad a servir. El Total a Igualar debe ser igual a la Cantidad a Servir. Si lo desea, use la búsqueda de contenedores para seleccionar un contenedor diferente para la pieza que se devolverá al inventario. Haga clic en Aceptar para volver a la pantalla Acciones.

Haga clic en el botón Notas para ingresar información adicional para este elemento de línea.

Ingrese el texto en el cuadro Notas de servicio solicitado y luego haga clic en Aceptar . Haga clic en Salir para volver a la pantalla Acciones de RMA sin guardar la entrada de notas.

Haga clic en Guardar y la línea se desplegará hasta el cuadro inferior. Para ingresar una Lista de autorización de causa y acción correctiva para esta línea, haga doble clic en la línea en el cuadro inferior y haga clic en el botón C & CA. El sistema abrirá la pantalla Mantenimiento de causa y acción correctiva:

El sistema asignará el siguiente número secuencial de CNC y se recuperará la información del encabezado de RMA: número de RMA, número de pedido/línea/sufijo, línea de pedido, número de factura, número y nombre del cliente, número de pieza y cantidad.

Si lo sabe, ingrese la fecha en que se debe completar este Proceso de causa y acción correctiva en el campo Fecha de vencimiento (mmddyy).

Haga clic en la flecha hacia abajo junto al campo Descripción de la autorización y el sistema mostrará:

Resalte la lista de autorización adecuada de la búsqueda y haga clic en Aceptar . El sistema recuperará la Descripción del paso, el Tipo y los Usuarios para la lista de autorización elegida. Para agregar texto a un paso, resalte la línea y haga clic en el botón Notas .

Ingrese el texto en el cuadro blanco y haga clic en Aceptar . Haga clic en Cancelar si no desea guardar sus notas.

Para imprimir el informe Causa y acción correctiva, haga clic en Imprimir . Seleccione la impresora para enviar el informe, el número de copias a imprimir y haga clic en Aceptar .

Haga clic en Aceptar en la pantalla de mantenimiento Causa y acción correctiva para activar el proceso y volver a la pantalla Acciones RMA. El sistema enviará mensajes vía Mensajería a los usuarios de la Lista de Autorización de Causas y Acciones Correctivas ya aquellos identificados en el Enrutamiento de Mensajes para el evento QU01.

Causa y acción correctiva requiere firma de contraseña como se explica en Calidad > Transacciones > Firma de causa y acción correctiva .

Para editar el elemento de línea Causa y acción correctiva, o agregar notas después de guardar, haga doble clic en la línea en el cuadro inferior. Edite las cantidades, servicios y/o acciones según sea necesario. Haga clic en Eliminar para eliminar la línea del registro y volver a la pantalla Recibos.

Si desea guardar la entrada sin procesar la acción, haga clic en Salir . Cuando esté listo para procesar la RMA, seleccione Calidad > Transacciones > RMA > Recepción y disposición. Abra el registro RMA, haga doble clic en el elemento de línea para procesar y haga clic en Acciones. Se mostrará la cantidad atendida y las acciones seleccionadas. Si existen varias líneas para esta RMA, haga clic en el botón Ver acciones abiertas para determinar qué líneas no se han procesado.

Haga clic en la X en la esquina superior derecha para volver a la pantalla Acciones. Se pueden realizar cambios en la Cantidad para el servicio, el Servicio solicitado y la Acción realizada antes de que se procese la línea. Haga clic en Procesar acciones abiertas y el sistema comenzará el proceso de acción. Si todas las acciones/líneas se han procesado para el registro de RMA, el RMA se moverá al historial.

Acciones de procesamiento

Notas de crédito

Si una nota de crédito es parte de la acción realizada, cuando se procese la línea, el sistema abrirá la pantalla Opciones de lote.

Si no tiene activada la opción estándar de la empresa Entrada de pedidos Numerar automáticamente lotes de facturas , ingrese el número de lote . Puede ingresar una Descripción de lote. La fecha de la nota de crédito tiene como valor predeterminado la fecha actual, pero se puede modificar a menos que se seleccione la opción avanzada de la empresa Entrada de pedidos Usar la fecha actual como fecha del lote de la factura . Seleccione la cuenta de cuentas por cobrar o la cuenta de empresas vinculadas adecuada. Las opciones de impresión incluyen: Imprimir país en direcciones , imprimir un artículo de línea por pedido e imprimir todos los comentarios para artículos de línea . Si hace clic en Salir en este punto, el lote se cancelará y el sistema volverá a la pantalla Recibos sin procesar la acción de RMA. Haga clic en Aceptar para proceder a procesar la nota de crédito.

Las líneas de nota de crédito se escriben de acuerdo con las partidas de factura seleccionadas en el registro RMA correspondiente. Para editar una partida, haga doble clic en la línea de la nota de crédito y el sistema mostrará:

Los siguientes campos son editables: Unidad , Tipo, Cantidad facturada, Cantidad acreditada, Precio, Descuento, Línea de producción, Imponible, Ordenar y Cantidad extendida . El costo se puede editar haciendo clic en el botón Elementos de costo.

Si la Opción de Inventario Avanzado Usar Adición de Precios en Cotización/Facturación está activada, el botón Adición de Precios estará activo. Si hay sumadores de precio para esta parte, habrá un asterisco junto al campo Precio con una nota El precio incluye el sumador de precio. Cuando se crea una nota de crédito a partir de una RMA o un ajuste de solo valor con una factura, se utilizan los suplementos de precio de la factura original. Cuando se crea una nota de crédito manual, los sumadores de precios actuales se aplicarán a la línea.

Haga clic en Eliminar para eliminar la línea de la nota de crédito.

Haga clic en el botón Distribuir para distribuir el Monto extendido de la nota de crédito a diferentes cuentas del libro mayor.

Haga clic en el botón Texto y el sistema mostrará:

Ingrese el texto para imprimir en la nota de crédito. Haga clic en Aceptar para guardar y volver a la pantalla de línea de nota de crédito.

Nota : para las líneas de flete no se puede agregar texto; por lo tanto, el botón Texto estará atenuado.

Haga clic en el botón Impuestos para revisar el impuesto sobre las ventas aplicable a esta línea:

Puede alternar el estado Aplicar para cada autoridad fiscal según sea necesario. Haga clic en Guardar si realiza cambios.

Haga clic en el botón Sumador de precios para mantener los sumadores de precios.

La matriz de cálculo del sumador de precios se muestra en la parte superior de la pantalla. Haga doble clic en un sumador para realizar modificaciones.

Si la Opción de compañía de inventario avanzado Usar precios diarios para sumador de precios está activada, habrá una búsqueda en el campo Monto base actual . Haga clic en buscar para obtener una lista de metales y sus fechas de vigencia y costos mantenidos a través de Inventario > Archivo > Mantenimiento de precios diarios del sumador de precios. Si necesita cambiar el Monto base actual para el metal, seleccione la Fecha de vigencia y el Costo apropiados para el metal en la tabla de búsqueda y haga clic en Aceptar .

Haga clic en Guardar para conservar los cambios en el sumador. Haga clic en Eliminar para eliminar el sumador. Cuando haya terminado con todas las modificaciones, haga clic en Aceptar para volver a la pantalla Línea de nota de crédito.

Cuando termine de mantener la línea de la nota de crédito, haga clic en Guardar para guardar los cambios o haga clic en Salir para volver a la pantalla Procesar nota de crédito sin guardar.

Las opciones disponibles en la pantalla Procesar nota de crédito son:

cancelar Se eliminan la nota de crédito y todos los archivos temporales.

Añadir Líneas . Este botón solo está activo cuando se ingresa una nota de crédito a través de la opción Ajuste de solo valor - Ingresar nota de crédito manualmente.

recargo Este botón se utiliza para crear líneas de recargo de material en la nota de crédito. Las líneas de recargo de material se excluyen cuando crea la nota de crédito. Al hacer clic en este botón, se mostrará la búsqueda de recargos de material de su tabla (Entrada de pedido > Archivo > Mantenimiento de recargo de material ). Seleccione el recargo y se abrirá la pantalla de línea de nota de crédito. Consulte el Historial de recargos de materiales para conocer el monto original cobrado. Ingrese el Precio extendido como una cantidad negativa y modifique otros campos según sea necesario. Haga clic en Guardar para crear la línea. La información del recargo se imprimirá después de impuestos en la nota de crédito.

encabezado La información del encabezado (destino de facturación y envío) se muestra para cada orden/secuencia contenida en la factura. Desde esta pantalla, puede agregar comentarios de encabezado y pie de página, número de orden de compra del cliente, ID de envío y número de contrato. Si este pedido tenía un Grupo de compras, puede cambiar los campos Grupo de compras y Grupo de compra de facturas según sea necesario, pero el sistema no cambiará el precio ya que se crea una nota de crédito a partir del historial de facturas.

Imprimir Imprime la nota de crédito. Si este pedido incluye un registro de pago y no ha guardado la información de pago para esta nota de crédito haciendo clic en el botón Crédito/Tarjeta, el sistema le preguntará si desea acreditar la tarjeta de crédito en el pedido original. Si dice que sí, debe ir al botón Crédito/Tarjeta. Luego, el sistema enviará la solicitud al procesador de tarjetas de crédito para su aprobación antes de imprimirla. Si dice No, puede continuar con la nota de crédito como de costumbre. Una nota de crédito con un reembolso de tarjeta de crédito imprimirá el monto acreditado y a qué tarjeta después del último elemento de línea en la nota de crédito. El Total de la Factura será cero (0.00).

Informe Imprime el diario de facturas solo para este lote.

Lote de cuentas por cobrar . Actualiza el informe de reserva, los archivos PSA 1 y 2, crea el lote de A/R, actualiza el archivo de historial de facturas, elimina el archivo de nota de crédito y sale del lote. Si este pedido incluye un registro de pago con tarjeta de crédito y la información de pago no se ha guardado para esta nota de crédito al seleccionar el botón Crédito/Tarjeta, el sistema solicita acreditar la tarjeta de crédito en el pedido original. Si se selecciona No, proceda con la nota de crédito como de costumbre. Si selecciona Sí, vaya al botón Crédito/Tarjeta. Si el registro de pago ya se guardó para esta nota de crédito, el sistema envía la solicitud al procesador de tarjetas de crédito. Si el monto del crédito (total neto) es un monto negativo, se envía una solicitud de reembolso. Si el monto del crédito es positivo, se envía una solicitud de pago. Si bien es poco común realizar modificaciones en el lote de cuentas por cobrar, se puede hacer a través de Cuentas por cobrar > Lotes de cuentas por cobrar > Abrir . El lote contable debe actualizarse a través de Cuentas por cobrar > Transacciones > Actualizar lotes AR .

Crédito/Tarjeta . El pago electrónico se actualizó para usar la transacción de reembolso al procesar la nota de crédito RMA. Este botón solo está disponible si tiene licencia para el procesamiento de tarjetas de crédito, la opción de pago está activada en las opciones de su empresa y la nota de crédito que se emite es para una factura con un registro de pago con tarjeta de crédito. Las transacciones de reembolso requieren una identificación de transacción liquidada previamente para devolver los fondos y son más seguras. Las transacciones de crédito a través del servicio web se están descontinuando, ya que permite transferir fondos sin una identificación de transacción previa. Las notas solo permiten reembolsar transacciones liquidadas y generalmente se liquidan dentro de las 24 horas. Haga clic en este botón para revisar la información de la tarjeta de crédito para esta factura:

Se mostrará la información de la tarjeta de crédito de la tarjeta cargada por la factura. La transacción de Reembolso no requiere información de la tarjeta de crédito, ya que se basa en el ID de la transacción para devolver los fondos a la tarjeta utilizada en la transacción inicial. La Solicitud de Tarjeta de Crédito será Reembolsada cuando el Monto del Crédito sea negativo. No cambie nada en esta pantalla. Haga clic en Guardar para crear el registro de pago para acreditar esta tarjeta. Continúe con la impresión y actualización de la nota de crédito. La información de la tarjeta en la pantalla Tipo de pago no se lee/utiliza para la transacción de reembolso.

Notas : si se deben devolver los fondos y la tarjeta está vencida, si se debe usar una tarjeta diferente para recibir los fondos o si han pasado más de 180 días desde la transacción inicial, los usuarios deben procesar ese tipo de transacción a través del sitio web de su puerta de enlace. Terminal. No se recomienda usar esto para reembolsos múltiples contra la misma identificación de transacción si el cliente necesita hacer otro reembolso, debe usar la terminal del sitio web de la puerta de enlace. El cliente puede navegar por su propio historial de pasarela de pago.

ver Esta pantalla es una vista previa de impresión de la nota de crédito que incluye impuestos y comentarios.

Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la nota de crédito. Si un elemento de línea en esta nota de crédito se originó a partir de una cotización, puede hacer clic en el botón Ver cotización para ver el encabezado de la cotización y profundizar en las líneas. Para revisar los detalles de la orden de trabajo, las operaciones, el resumen del costo del trabajo, etc., haga clic en el botón Ver OT .

Nota : Para reembolsos de tarjetas de crédito, si se modifica el Total Neto de esta nota de crédito, se envía una transacción nula por el monto anterior y se envía la nueva solicitud al procesador de la tarjeta de crédito (Pago o Reembolso) para el nuevo Total Neto.

Haga clic en el botón Lote de C/C para procesar la nota de crédito. La nota de crédito se puede volver a imprimir desde Entrada de pedidos > Informes > Reimprimir factura .

Campos de usuario

Si los campos de usuario son obligatorios en el encabezado del pedido pero no se ingresaron en el botón Campos de usuario del encabezado del pedido, aparece la siguiente pantalla para cada campo de usuario marcado como obligatorio. Si se configuró una tabla de validación para los campos de usuario del encabezado del pedido en Opciones de la empresa (estándar) > Tablas de entrada de pedidos > Campos de usuario , los valores se pueden seleccionar desde la búsqueda.

Nuevos pedidos de venta

Si New S/O es parte de la acción tomada, la pantalla de encabezado de entrada de pedidos se abrirá cuando se presione el botón Procesar acciones abiertas . (Si una nota de crédito también es parte de la acción tomada, el sistema lo guiará a través del proceso de la nota de crédito antes de que se cree la nueva orden de venta).

Modifique la información Enviar a/Facturar a según sea necesario. Introduzca la fecha de vencimiento del nuevo pedido. Haga clic en el botón Líneas para ver la nueva línea de pedido creada por la RMA. Puede editar la línea existente seleccionándola desde la búsqueda de Número de línea o ingresar líneas adicionales para este pedido.

Actualizar pedidos de venta

Si Actualizar orden de venta es parte de la acción tomada, el sistema aumentará la cantidad de la orden en la línea de orden original por la cantidad atendida.

Volver al inventario

Si Regresar al inventario es parte de la acción realizada, puede ver el estado del inventario actualizado a través del Maestro de piezas de inventario (Inventario > Archivo > Piezas de inventario > Abrir) o a través de Oferta y demanda (Inventario > Ver > Oferta y demanda ).

El campo Disponible se incrementará por la Cantidad para servicio que se devolvió al inventario.

Ajuste de solo valor

Calidad > Transacciones > RMA > Ajuste de solo valor

Si un cliente no está satisfecho con su pedido pero no se le devuelven las piezas, no es necesario crear un registro de RMA. La opción Ajuste de valor únicamente (NO se ajustará el inventario) le permite acreditar al cliente impuestos, fletes o descuentos yendo directamente al proceso de nota de crédito. Puede seleccionar una factura del archivo de historial de facturas o ingresar la nota de crédito manualmente por número de pieza para el cliente especificado.

Seleccione Ajuste de solo valor y haga clic en Aceptar .

Hay tres formas diferentes de crear notas de crédito:

1. Una acción de un registro RMA como se describe anteriormente.
2. De una factura existente
3. Entrada manual

Notas de crédito vinculadas a una factura

Para crear una nota de crédito a partir de una factura existente sin ingresar un RMA, seleccione:

Para crear una nota de crédito a partir de una factura existente, seleccione el criterio para explorar el archivo Historial de facturas (seleccione Más criterios de selección si no se muestra la opción de búsqueda que necesita). Haga clic en Aceptar y seleccione la factura de la búsqueda.

Nota : Si una factura seleccionada para un ajuste de solo valor contiene líneas de recargo de material, las líneas reales se enumerarán incluso con la opción de empresa de entrada de pedido avanzada Imprimir recargo total por línea activada. Esto permite seleccionar las líneas de orden apropiadas para la nota de crédito. Cuando se imprime la nota de crédito, el monto total del recargo por material para todas las líneas se imprimirá al final de la factura. La opción Imprimir recargo total por línea no se admite en la impresión de notas de crédito.

Marque la casilla Seleccionar todo para incluir todos los elementos de línea de la factura en la nota de crédito, o haga doble clic en el elemento de línea para acreditar. El sistema mostrará las opciones de lote.

Si no tiene activada la opción de la empresa para numerar automáticamente los lotes (Soporte del sistema > Administración > Opciones de la empresa (estándar) > Entrada de pedidos > Numerar automáticamente los lotes de facturas), ingrese el Número de lote. Puede ingresar una Descripción de lote y una Fecha contable y/o Fecha de nota de crédito diferente. Seleccione la cuenta de cuentas por cobrar o la cuenta de empresas vinculadas adecuada. Las opciones de impresión incluyen: Imprimir país en direcciones, imprimir un artículo de línea por pedido e imprimir todos los comentarios para artículos de línea . Si hace clic en Salir en este punto, el lote se cancelará y el sistema volverá a la pantalla Recibos sin procesar la acción de RMA. Haga clic en Aceptar para continuar. Si seleccionó un solo artículo de línea, se muestra la pantalla de detalles de línea:

Los siguientes campos son editables: Unidad , Tipo , Cantidad facturada , Cantidad acreditada , Precio , Descuento , Línea de producción , Imponible , Ordenar y Cantidad extendida . Modifique el costo seleccionando el botón Elementos de costo. Nota : si tiene activada la opción Entrada avanzada de pedidos para usar el costo original en el ajuste del valor RMA únicamente , el costo se completará desde la línea del historial de facturas. Si esta opción no está activada, el coste será cero.

Haga clic en Eliminar para eliminar la línea de la nota de crédito.

Haga clic en el botón Distribuir para distribuir el Monto extendido de la nota de crédito a diferentes cuentas del libro mayor.

Haga clic en el botón Texto y el sistema mostrará:

Ingrese el texto para imprimir en la nota de crédito. Haga clic en Aceptar para guardar y volver a la pantalla de línea de nota de crédito.

Nota: Para las líneas de flete no se puede agregar texto; por lo tanto, el botón Texto estará atenuado.

Haga clic en el botón Impuestos para revisar el impuesto sobre las ventas aplicable a esta línea:

Puede alternar el estado Aplicar para cada autoridad fiscal según sea necesario. Haga clic en Guardar si realiza cambios.

Cuando haya terminado de mantener la línea de nota de crédito, haga clic en Guardar para guardar la línea de artículo. Haga clic en Salir para salir del proceso de nota de crédito. Si seleccionó una sola línea, el sistema volverá a la pantalla Seleccionar de la factura original. Puede seleccionar otra línea para incluir en la nota de crédito haciendo doble clic en la línea.

Nota : el botón Nota de crédito ahora está activo. Cuando haya seleccionado las partidas que desea incluir, haga clic en el botón Nota de crédito y aparecerá la pantalla Procesar nota de crédito .

Si eligió Seleccionar todo , el sistema abrirá automáticamente la pantalla Procesar nota de crédito después de que se confirmen las Opciones de lote.

Notas de crédito no vinculadas a una factura

Si necesita emitir crédito a su cliente por un valor no relacionado con una factura, seleccione:

Seleccione Introducir nota de crédito manualmente y haga clic en Aceptar.

Seleccione la opción para buscar el cliente para el que se está creando la nota de crédito. Seleccione el cliente de la búsqueda y el sistema mostrará las Opciones de lote. Ingrese o acepte el número de lote de la factura y las opciones de lote y haga clic en Aceptar . Si selecciona un miembro del grupo de compras como cliente, el sistema le preguntará si desea elegir un grupo de compras. Haga clic en Sí y el sistema mostrará:

La búsqueda del grupo de compra incluirá todos los grupos de compra de los que este cliente es miembro. Seleccione el Grupo de compra y elija si facturar al grupo de compra o al cliente. Haga clic en Guardar para continuar.

Se puede crear una línea de nota de crédito para cualquier tipo (es decir, estándar, flete, etc.). Ingrese la parte del inventario o seleccione desde la búsqueda. Ingrese la Cantidad facturada, la Cantidad a acreditar como un número negativo y el Precio por unidad para que el sistema calcule la cantidad extendida. Si ingresa una pieza que no está en el inventario, ingrese la información adicional de la pieza según sea necesario (es decir, costo, descripción, etc.) Haga clic en Guardar para guardar la línea y vaya a la pantalla Procesar nota de crédito.

Haga clic en el botón Agregar líneas para ingresar líneas adicionales a esta nota de crédito. Continúe procesando la nota de crédito de la misma manera que en la opción 2 .

Ver historial de RMA

Calidad > Transacciones > RMA > Ver historial de RMA

Seleccione la opción Ver historial de RMA para revisar acciones y notas sobre RMA eliminados o procesados.

Seleccione Ver historial de RMA y haga clic en Aceptar .

Cuando la Cantidad total recibida es igual a la Cantidad total atendida para todos los artículos de línea, el registro RMA está "cerrado". Esto significa que no se puede acceder al registro para editarlo, ya que las acciones se han procesado en todas las piezas devueltas. Para ver los detalles de un registro RMA cerrado, seleccione:

Haga clic en la flecha hacia abajo junto al campo del número de RMA y busque el registro de RMA por número de RMA, número de factura, número de cliente o número de pedido. Seleccione el registro RMA para ver y haga clic en Aceptar . La cantidad desechada y el servicio solicitado se mostrarán para cada partida.

Botón de nota de línea . Seleccione este botón para revisar las notas ingresadas desde RMA: ingrese la cantidad de devolución .

Botón de nota de acción . Seleccione este botón para revisar las notas ingresadas desde RMA- Actions .

Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el formulario RMA.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4