El GS Data Conversion Mapper (Mapper) es una herramienta que se utiliza para convertir datos de muchas fuentes diferentes en Global Shop. Mapper elimina la necesidad del método de conversión de datos anterior y ofrece un enfoque más fluido y menos confuso para la conversión de datos.

Mapper admite conversiones de datos de estos programas de software (fuentes de datos):

ms excel

MS Access

Abrir Office Calc (similar a Excel)

Open Office Base (similar a Access)

archivos de texto

Nota : los archivos CSV (valores separados por comas) se pueden importar fácilmente a uno de los programas compatibles enumerados anteriormente antes de utilizar Mapper. Open Office es gratuito y se puede descargar desde http://www.openoffice.org/.

Para obtener información adicional sobre conversión de datos, como campos de tablas que se pueden convertir, longitudes de campos, campos obligatorios, etc., consulte las tablas de carga de conversión de datos que se encuentran en la sección Referencias adicionales de la Ayuda.

Conversión de datos frente a entrada manual de datos

Una de las preguntas más comunes al implementar un nuevo sistema es cómo convertir o ingresar los datos al formato de Global Shop Solutions . A continuación se enumeran algunos pensamientos a considerar al decidir si convertir y qué. Si los datos no se traerán de un sistema anterior, las tablas de este manual se pueden usar para ingresar nuevos datos en su sistema Global Shop.

Conversión de datos

Entrada manual de datos

La conversión de datos es una decisión lógica para archivos extensos. Sin embargo, es mejor gastar tiempo y dinero ingresando datos manualmente para archivos cortos.

* Los formatos aceptables incluyen: base de datos de Microsoft Access (.mdb), otros formatos de base de datos (.dbf), hojas de cálculo de Microsoft Excel (.xls), hojas de cálculo de Lotus 1-2-3 (.wk*), delimitados por comas o archivos ASCII de longitud fija (.txt, .csv). Nota: El formato de los datos a convertir DEBE estar en formato de columna/fila donde cada columna representa una variable elegida de un formato de archivo en este manual (es decir, el número de parte), y cada fila representa un registro de datos (es decir, todos los información detallada de un número de pieza determinado: revisión, ubicación, descripción, unidad de medida, etc.

+ Si la empresa ha estado usando números aleatorios para clientes y/o proveedores, considere usar las primeras dos o tres posiciones para identificar alfabéticamente el nombre de la empresa/proveedor referenciado, y las últimas tres o cuatro posiciones como una secuencia numérica. Antes de volver a numerar partes, pida ayuda a su asesor.

Instrucciones de conversión de datos

Para cargar datos en Global Shop, primero ubique la tabla en las siguientes páginas de este manual para convertir el archivo maestro. Esta tabla es la guía para formatear los campos adecuadamente para que los datos se traduzcan a Global Shop correctamente. Las siguientes instrucciones describen el proceso de carga utilizando Microsoft® Access y Excel:

Cree una hoja de cálculo en Microsoft® Excel con la Fila 1 que identifique lo que hay en cada columna (p. ej., Número de proveedor, Número de factura, etc.) o cree una tabla de Microsoft ® Access que contenga los datos para la conversión.

Si alguna de las longitudes de los campos actuales excede las establecidas en el diseño, se requerirá volver a trabajar esos campos antes de la carga o el campo se truncará durante la conversión.

Importante : Formateo de campos numéricos: aunque los campos de cantidad y monto tienen entre 16 y 19 caracteres, la carga utilizará los dígitos que el usuario ingresó y cero llenará las posiciones no utilizadas. El número en la columna de formato, como 4.2, indica el número de posiciones permitidas antes (4) y después (2) del decimal. Si el número tiene un decimal, debe ingresarse exactamente como el usuario desea que se lea. Por ejemplo, $10,55 debe ingresarse como 10,55. El decimal no cuenta como un carácter en la longitud total del campo permitida. Si el valor es un número negativo, debe tener un signo menos inicial o final.

Una vez que los datos estén listos para cargarse, siga las instrucciones del Mapeador de conversión de datos a continuación.

Nota : el botón Exportar creará un archivo .csv a partir de la tabla seleccionada en la lista desplegable Tablas de conversión de datos de la tienda global . El botón Exportar todo exportará todas las tablas de conversión en la lista desplegable. La tabla exportada se guardará en Global\Files\Mapper y tendrá encabezados de columna que coincidan con la tabla de carga. Abra el archivo .csv en Excel/Open Office Calc, complete las filas con los registros para cargar y guárdelo como .xls. La hoja de cálculo ahora está lista para ser utilizada como fuente de datos.

Inicio o apertura de un proyecto de Mapper

Soporte del sistema > Administración > Asignador de conversión de datos

Nota : los botones GAB 1 , GAB 2 y GAB 3 se usan específicamente para los scripts GAB .

Para iniciar un nuevo proyecto, haga clic en el botón Nuevo proyecto .

Ingrese un nombre de proyecto y haga clic en Aceptar para guardar o Cancelar para salir. Nota: Una sugerencia es nombrar el proyecto con el código de empresa que está utilizando en Global Shop.

En general, las entradas y los cambios en el programa Mapper se guardan automáticamente. Además, las conversiones de tablas múltiples (mapas de datos) pueden ocurrir dentro de un proyecto. Sin embargo, la creación de múltiples mapas de datos para la misma tabla requiere diferentes proyectos.

Para abrir un proyecto existente, use el navegador Nombre del proyecto para seleccionar el proyecto apropiado.

Si es necesario eliminar un proyecto, use el navegador Nombre del proyecto para seleccionar el proyecto adecuado y haga clic en Eliminar proyecto .

Haga clic en Sí para eliminar o No para salir sin eliminar.

Para salir de la pantalla principal de Mapper, haga clic en la X en la esquina superior derecha.

Configuración de fuentes de datos

El siguiente paso es establecer fuentes de datos para acceder al Mapeador. La fuente de datos es el archivo de Excel, Access, etc. que se está importando. Esto permite al usuario asignar los campos de la fuente de datos a los campos apropiados en las tablas de datos de Global Shop. Haga clic en el botón Fuente de datos .

Ingrese un nombre para la fuente de datos que sea fácilmente identificable en la pantalla principal. Por ejemplo, si importa una hoja de cálculo de Excel para el maestro de clientes, asigne el nombre Cliente a la fuente de datos. El nombre ingresado se agregará a la lista desplegable en Fuente de datos activa en la pantalla principal de Mapper.

A continuación, seleccione el tipo de datos (es decir, MS Excel, MS Access, Open Office Calc, Open Office Base, archivo de texto) del archivo de entrada. Solo se enumerarán los programas admitidos disponibles que se encuentran en el sistema.

Si se selecciona Excel u Open Office Calc como tipo de datos , aparece una casilla de verificación adicional. Marque Primera fila contiene nombres de columna si la primera fila en el archivo de datos tiene los nombres de columna (encabezado) para los datos. Estos nombres de columna se transferirán a la columna Nombre de la fuente de datos en la pantalla principal del Mapeador . Si el archivo de datos no tiene encabezados de columna y la opción La primera fila contiene nombres de columnas no está marcada, el usuario verá Columna: A, Columna: B, etc. en la pantalla principal del Mapeador cuando se seleccione el archivo de datos. Nota: La hoja de cálculo de Open Office Calc debe permanecer abierta mientras se utiliza el Data Conversion Mapper.

Si se selecciona Acceso o Open Office Base como Tipo de datos , ingrese el Nombre de usuario y la Contraseña para iniciar sesión en la base de datos si la base de datos está protegida con contraseña.

Si se selecciona Archivo de texto como Tipo de datos, marque La primera fila contiene nombres de columna como se explicó anteriormente (párrafo de Excel o Open Office Calc) si usa nombres de columna (encabezado). Dos campos adicionales estarán disponibles como se ve a continuación.

El Delimitador es obligatorio; utilice el navegador para seleccionar el delimitador utilizado para separar cada dato (TAB, coma, punto y coma, *!*) en el archivo de datos. Si es necesario, utilice el explorador de Calificadores de texto para seleccionar un calificador adecuado (comillas simples o comillas dobles); el calificador de texto se utiliza para designar un dato como "texto". Por ejemplo, si la cadena de datos para cargar aparece en el archivo de datos como Smith, John, entonces se necesita un calificador de texto para designar esta cadena como un dato (es decir, 'Smith, John' o “Smith, John”).

Utilice el navegador de origen para navegar y seleccionar el archivo de entrada que desea convertir. Haga clic en Guardar para agregar el archivo a la lista Fuentes de datos actuales . Para eliminar una fuente de datos de la lista, haga doble clic en la entrada en la lista Fuentes de datos actuales para activarla y haga clic en Eliminar .

Haga clic en la X en la esquina superior derecha de la pantalla para salir y volver a la pantalla principal de Mapper.

Asignación de la fuente de datos activa a la tabla de datos de la tienda global

El siguiente paso es asignar la fuente de datos (archivo de entrada) a los campos apropiados en las tablas de datos de Global Shop.

Al hacer clic en el navegador Tablas de conversión de datos de la tienda global , aparecerá una lista de todas las tablas de datos disponibles que se pueden usar en la conversión de datos. Seleccione la tabla de datos adecuada que se relacione con la información que el usuario está intentando cargar.

Nota: si el usuario está utilizando revisiones en Global Shop (es decir, las piezas de inventario tendrán revisiones como InventoryPart1, InventoryPart1 Rev 001, InventoryPart1 Rev 002), asegúrese de seleccionar de las tablas REV_ hacia el final de la lista.

Siguiendo el ejemplo, la tabla maestra de clientes es la tabla adecuada necesaria para cargar la información del cliente del sistema anterior. Una vez seleccionada la tabla, se enumerarán los nombres de los campos, las longitudes de los campos y las descripciones . Al hacer clic en cualquiera de los encabezados de las columnas ( ID, Nombre, Longitud, Descripción ) se ordenarán los datos alfabética o numéricamente según el tipo de datos. Haga clic en la columna ID para devolver los datos a la forma en que se listaron originalmente.

Sugerencia : ordenar por descripción permitirá al usuario ver fácilmente qué campos de la tabla son obligatorios.

Seleccione la Fuente de datos activa correspondiente que se agregó en el botón Fuente de datos , es decir, Cliente (consulte Configuración de fuentes de datos más arriba). Las hojas individuales de Excel/Open Office Calc, las tablas de Access/Open Office Base o el archivo de texto dentro de la fuente de datos elegida estarán disponibles cuando se seleccione el explorador de relaciones y tablas definidas por el usuario . Seleccione la hoja, tabla o archivo correcto.

Nota : MS Excel y Open Office Calc están predeterminados en Hoja1, Hoja2, Hoja3. Si se cambia el nombre de la hoja en el software, ese nombre aparecerá en la lista del navegador.

Cualquier encabezado de columna en el archivo de entrada aparecerá debajo de la columna Nombre . Si no hay encabezados de columna, se enumerarán las letras (es decir, Columna: A, Columna: B, Columna: C, etc.); por lo tanto, es útil nombrar las columnas apropiadamente para que coincidan fácilmente con los campos de la tabla de datos de Global Shop.

La columna Formato muestra el tipo de datos (entero largo, texto, etc.) si se utiliza un programa de base de datos como MS Access u Open Office Base.

Para asignar (vincular) los datos que deben importarse a Global Shop, haga clic en el campo en la lista de Tablas de conversión de datos de Global Shop y el nombre de campo correspondiente en la lista de Relaciones y tablas definidas por el usuario y haga clic en Conectar . En el ejemplo, el número de cliente en la lista de tablas de conversión de datos de tiendas globales coincide con el número de cliente en la lista de relaciones y tablas definidas por el usuario. Esto crea una relación entre la Tabla de datos de la tienda global y la Fuente de datos y agrega los campos asignados a la lista Mapa actual en la parte inferior de la pantalla.

La función Conexión automática no está disponible actualmente; eventualmente, mapeará automáticamente los campos de datos si los nombres en las columnas de Nombre coinciden.

Las columnas del mapa actual representan:

ID de mapa . Representa el orden numérico de cada elemento asignado.

Nombre de la columna . Muestra el nombre del campo como se indica en la columna Nombre en la sección Tablas de conversión de datos de tienda globales.

Fuente de datos. Representa el número de la fuente de datos que se está utilizando y que se encuentra en el botón Fuente de datos .

Tabla : Relación. Muestra el nombre de la tabla o la hoja utilizada para el mapa de datos que se encuentra en la sección Tablas y relaciones definidas por el usuario.

columna Representa el nombre de la columna de la tabla/hoja que se encuentra en la columna Nombre en la sección Tablas y relaciones definidas por el usuario.

Continúe asignando campos de datos según sea necesario. En la sección Tablas de conversión de datos de la tienda global, los campos enumerados en la tabla marcada como Requerido en la columna Descripción deben asignarse antes de que se pueda realizar la conversión de datos.

*Nota: No modifique el formato de la columna de Excel después de que se hayan creado los enlaces en el Mapeador de conversión de datos. Alterar el formato de Excel no altera los enlaces mapeados; por lo tanto, los datos incorrectos se asignarán al archivo de texto de ancho fijo porque se cambió el formato de Excel y los enlaces del Mapeador de conversión de datos no se modificaron.

Si es necesaria una corrección, resalte la asignación incorrecta en la lista Mapa actual y haga clic en Desconectar.

Para desconectar todos los mapas de datos simultáneamente, haga clic en Desconectar todo.

Haga clic en Sí para continuar o en No para cancelar.

Nota: (para MS Excel u Open Office Calc) marque la opción No formatear fechas para evitar que la conversión procese cualquier formato de fecha y el programa Mapper omitirá el formato de fecha que el usuario ya haya formateado de acuerdo con las tablas de carga de conversión de datos. Si la opción No dar formato a las fechas no está marcada, asegúrese de que la columna de MS Excel u Open Office Calc con la información de la fecha esté formateada como una columna de Fecha. Por ejemplo, si la hoja de cálculo de datos tiene una columna Fecha con fechas formateadas como MM/DD/AAAA (01/01/2001) pero el campo en la tabla requiere que el formato sea MMDDAA (010101), cuando la opción No formatear fechas está SIN MARCAR, el programa Mapper convertirá la fecha 01/01/2001 al formato adecuado 010101 al cargar la información.

Sustitución de datos dentro de los campos

El botón Sustituir permite al usuario buscar y reemplazar un campo del archivo de entrada con un campo de Tienda global definido. Por ejemplo, el sistema heredado puede usar valores de "1" y "0" que denotan "Sí" y "No", respectivamente; sin embargo, Global Shop usa valores de "Y" y "N". La tabla sustituta reemplazará el "1" del sistema heredado con una "Y" en el lado de la Tienda Global y el "0" con una "N".

El botón Sustituir también se puede utilizar para sustituir un valor más largo o más corto. Por ejemplo, si el sistema heredado permitía una línea de productos de 7 caracteres y Global Shop solo permite 2 caracteres, la tabla sustituta se usaría para redefinir los 7 caracteres a 2 caracteres. Un ejemplo sería sustituir las líneas de productos heredadas de "FinGood" y "RawMatl" por algo como "FG" y "RM".

Para sustituir datos, resalte una fila/registro asignado en la lista Mapa actual y haga clic en el botón Sustituir .

Los nombres de los campos aparecerán en la parte superior de la pantalla. Ingrese los datos del sistema heredado en el campo Datos del usuario e ingrese los datos de reemplazo en el campo Datos globales . Haga clic en Guardar para guardar el registro de sustitución.

Otra opción es cargar datos de sustitución utilizando un archivo de Excel. El archivo de Excel requiere dos columnas: Datos de usuario en la columna A y Datos globales en la columna B. Haga clic en Cargar para seleccionar el archivo de Excel. Los valores en las dos columnas del archivo de Excel llenarán la pantalla Sustituciones.

Para eliminar un registro de sustitución, resalte la entrada y haga clic en Eliminar . Haga clic en Eliminar todo para eliminar todas las sustituciones del campo.

Haga clic en la X en la esquina superior derecha de la pantalla para salir y volver a la pantalla principal de Mapper.

Procesamiento y carga de los datos mapeados

Importante: Global Shop recomienda hacer una copia de seguridad de los archivos de datos antes de cargar nuevos datos mediante la carga automática o mediante el programa 1SHOT. Además, se recomienda que los usuarios no inicien sesión en el código de la empresa en el que se cargan los datos.

Una vez que todos los campos de conversión estén asignados, haga clic en el botón Procesar .

Si la función de carga automática NO está disponible para la tabla de datos de Global Shop, los datos se convierten y se crea un archivo .txt y se guarda en el directorio Global\FILES; la ruta real y el nombre del archivo se proporcionan en la pantalla. Por ejemplo:

Cambie el nombre del archivo .txt por el nombre de archivo de texto correcto que aparece en las tablas de carga de conversión de datos. En este ejemplo, para la información del maestro de proveedores , el archivo Vendor Master Table.txt debe cambiarse de nombre a VENDOR.txt. Haga clic en Aceptar para continuar. El archivo renombrado se utilizará cuando se ejecute el programa de carga 1SHOT adecuado para cargar los datos en el código de empresa adecuado. Revise la sección sobre Carga de datos usando el programa 1SHOT .

Si la tabla de datos de Global Shop que se está procesando incluye la función de carga automática, aparece la pantalla Opciones de carga.

Ingrese el código de empresa de tienda global de tres dígitos para la empresa en la que el usuario está cargando los datos y el número de terminal del sistema utilizado en la conversión de datos.

Selecciona una de las siguientes opciones:

Sin carga.

Esta opción convertirá los datos necesarios para la conversión de datos y creará el archivo necesario para la carga. El archivo requerido se guarda en el directorio Global\FILES. El nombre del archivo y la ruta se proporcionarán en la pantalla. Dado que los datos NO se cargaron, es necesario completar la carga utilizando un programa 1SHOT aplicable.

Nota: Siempre verifique el nombre del archivo con el Nombre del archivo de texto en la Tabla de carga de conversión de datos antes de usar el programa de carga 1SHOT.

Con el ejemplo de los datos del Maestro de clientes, el nombre de archivo especificado es CLIENTE.txt. Dado que el nombre del archivo .txt coincide con las tablas de carga de conversión de datos, no es necesario cambiar el nombre del archivo .txt antes de ejecutar 1SHOT.

Agregar al archivo.

Esta opción convierte los datos y carga automáticamente la información en el código de empresa especificado, agregando solo registros NUEVOS al archivo de datos original. Por ejemplo, el archivo de datos principal de Global Shop para la información del maestro de clientes es el archivo RCMST. La opción Anexar a archivo agrega nuevos registros a este archivo automáticamente.

Eliminar archivo antes de cargar.

Esta opción convierte los datos, elimina el archivo de datos principal de Global Shop y carga automáticamente la información en el código de empresa especificado. Por ejemplo, el archivo maestro de clientes RCMST se eliminaría primero antes de que se carguen los datos recién procesados. Esta opción es mejor si los datos anteriores se cargaron incorrectamente o si hay campos mapeados adicionales que deben cargarse para registros EXISTENTES.

Haga clic en Aceptar para continuar.

Este proceso puede tardar varios minutos en el caso de archivos de gran tamaño. La barra de progreso azul en la parte inferior de la pantalla muestra el estado de la conversión.

Si los datos se cargaron automáticamente, ahora se pueden verificar en Global Shop.

Si la tabla de datos no tenía la función de carga automática o el usuario eligió la opción No cargar, use un programa 1SHOT como se explica a continuación para completar la carga de datos en el código de la empresa Global Shop.

Carga de datos usando el programa 1SHOT

Como se mencionó, algunas de las tablas de datos no se pueden cargar automáticamente o se eligió la opción No cargar. Por lo tanto, los datos convertidos deben cargarse utilizando el programa 1SHOT. Verifique que el archivo .txt correcto para la carga prevista se encuentre en el directorio Global\FILES antes de ejecutar el programa 1SHOT correspondiente. Siguiendo el ejemplo de este ejercicio, sería CLIENTE.txt.

Soporte del sistema > Transacciones > Ejecutar 1SHOT

Ingrese el código de tres dígitos de Global Shop Company en el que el usuario está cargando los datos. Para el programa , ingrese el programa de carga como se indica en las tablas de carga de conversión de datos. Para el ejemplo del maestro de clientes, el programa es UPLCUST .

Haga clic en Aceptar para continuar o haga clic en Cancelar para cerrar el programa 1SHOT.

El programa 1SHOT le permite al usuario elegir entre agregar nuevos registros (agregar) al archivo de datos original o eliminar el archivo de datos y volver a crearlo.

Agregar al maestro de clientes existente. En este ejemplo, esta opción solo agregará NUEVOS registros al archivo de datos original para la información maestra del cliente (RCMST).

Eliminar maestro de clientes existente . En este ejemplo, esta opción eliminará primero el archivo de datos original del maestro de clientes (RCMST) y lo reconstruirá usando los datos convertidos ubicados en el archivo CUSTOMER.txt. Esta opción es mejor si los datos anteriores se cargaron incorrectamente o si hay campos mapeados adicionales que deben cargarse para registros EXISTENTES.

Actualizar y anexar el Maestro de clientes . En este ejemplo, esta opción agregará los nuevos datos del cliente al archivo de datos original para el Maestro de clientes (RCMST). También actualizará cualquier dato de cliente existente que ya esté en el archivo RCMST con más información, si está en el formato de carga correcto.

Elija el botón de radio correspondiente para la selección adecuada y haga clic en Aceptar para continuar o haga clic en Salir si no está listo para cargar datos en este momento.

El sistema lee el archivo .txt (es decir, CLIENTE.txt) y carga los datos en el código de empresa de Global Shop especificado.

Una vez que se completa la carga, el programa 1SHOT proporciona un estado de cuántas entradas se actualizaron, agregaron y/o rechazaron.

Haga clic en Salir .

Esta ventana se abrirá inmediatamente después de hacer clic en Salir .

La reconstrucción de claves de cliente garantiza que el sistema continuará asociando el cliente correcto con la información del cliente que ya está en el sistema. Consulte Cuentas por cobrar > Administración > Reconstruir claves de cliente para obtener más información. Haga clic en Aceptar y se abrirá una ventana de mensaje para mostrar el progreso del proceso de reconstrucción.

Por último, verifique el registro de integridad de datos en el código de la empresa en el que el usuario cargó los datos revisando la precisión a través de Global Shop.

Diseños de archivos maestros

Cargar los archivos enumerados en este manual requiere datos mínimos; sin embargo, los datos deben formatearse en registros de longitud fija de acuerdo con los diseños de tablas maestras individuales. Si los datos actuales no se pueden convertir fácilmente al formato correcto o si el usuario necesita convertir archivos que no se encuentran en las tablas maestras, comuníquese con un consultor de conversión de datos de Global Shop para analizar las necesidades específicas.

Los diseños en la sección Tablas de carga de conversión de datos de la Ayuda de GS enumeran los campos aplicables para cada archivo maestro. Después del título del diseño del archivo maestro, se enumeran el nombre del archivo maestro (donde 'ccc' equivale al código de tres letras de la empresa), el nombre del archivo de texto y el programa 1Shot. Cada nombre de campo debe ingresarse en la Fila 1 de la hoja de cálculo. Los campos de cantidad e importe van acompañados de un número, como 9.4, en los diseños de archivo. Este número representa el número de caracteres que preceden al decimal (9 en el ejemplo anterior) y el número de caracteres que siguen al decimal (4 en el ejemplo anterior). ). El punto decimal no cuenta en la longitud del campo, pero debe ingresarse como parte de un campo de cantidad o cantidad en la hoja de cálculo. Como regla general, el usuario debe ingresar todos los campos de cantidad e importe exactamente como le gustaría que aparecieran en Global Shop después de convertir el archivo.

Nuevamente, si el usuario encuentra que el sistema de numeración actual excede la longitud de campo permitida (es decir, Números de parte, Números de cliente y/o Números de proveedor), es necesario que el usuario diseñe un nuevo sistema de numeración para ese tipo de campo. Si el usuario ingresa más caracteres que la longitud máxima del campo, ese campo se trunca durante el proceso de conversión y la integridad de los datos se ve comprometida. Hable con el consultor para obtener asistencia en el diseño de una nueva convención de numeración.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4