El complemento de Outlook de GS CRM proporciona un método de comunicación y resolución de datos entre los objetos de Outlook de un usuario y los registros de la base de datos de GS CRM que elimina el reingreso de datos y agrega valor tanto a la experiencia de CRM como de Outlook del usuario.

Utilice el complemento para importar contactos, tareas y eventos de GS GS S a Outlook, así como exportar contactos, tareas y eventos de Outlook a GS El usuario tiene la opción de vincular correos electrónicos y archivos adjuntos a elementos en GS en Control de documentos .

Importación de datos

El complemento admite importaciones de un solo objeto y de varios objetos desde GS Los métodos para importar los distintos tipos de objetos se describen a continuación.

Importación de contactos

Seleccione el botón Contacto en la sección Importar desde GS en la barra de herramientas de GS CRM. El formulario Importar desde GS se muestra en la parte inferior de la ventana.

Tipo de objeto . El tipo de objeto para importar desde GS . Las opciones incluyen Contacto, Tarea y Evento.  

Todos mis contactos. Opción para incluir todos los contactos que no están restringidos al usuario por la seguridad de CRM. Si esta selección está marcada, anula las otras selecciones durante la importación de contactos que no sean Todos los contactos si el usuario es un supervisor de CRM.

Todos los contactos . Si el usuario se identifica como supervisor de CRM, esta opción está disponible y no está restringida por la seguridad de CRM. Si se selecciona esta opción, anula las otras selecciones durante la importación de contactos.

Compañía. Seleccione para importar contactos solo de una empresa específica.

Todos los contactos de la empresa . Seleccione para incluir todos los contactos de la empresa seleccionada. Esta opción anula la opción de seleccionar un solo contacto para importar.

Contacto. Esta es una opción secundaria para seleccionar un solo contacto de la empresa seleccionada.

Una vez realizadas las selecciones, haga clic en Importar . El complemento intenta resolver los contactos de CRM con cualquier contacto de Outlook existente, pero si no se encuentra ninguna coincidencia, el complemento crea nuevos contactos de Outlook para los contactos de CRM.

Visualización de datos de CRM para contactos importados

Abra el contacto importado en el inspector de contactos. Seleccione la flecha en la barra de herramientas superior izquierda del inspector para ver las propiedades de CRM importadas adicionales.

La cuadrícula Propiedades de CRM muestra campos importados de CRM que no se asignaron a campos de Outlook existentes. Para obtener una descripción completa de la asignación de todos los campos entre CRM y Outlook, consulte Asignación de datos de CRM a campos de objetos de Outlook .

C.I.D. El ID alternativo del contacto dentro de Global Shop (solo lectura).

primaria Indica si este contacto es el contacto principal de la empresa.

activo Indica si este contacto está activo o inactivo.

interceptar Indica si el interceptor de correo electrónico está activo para este usuario. (Aplicación GAB separada fuera del alcance de este complemento)

Enviar a ID . La dirección de ID de envío para el destino de envío asociado con este contacto.

Contacto de envío principal . Indica si este contacto es el contacto de envío principal para este ID de envío.

Función laboral. La función del contacto dentro de su rol ocupacional.

Los cambios en estas propiedades se guardan cuando se cierra la ventana del inspector.

Tarea de importación

Seleccione el botón Tarea en la sección Importar desde GS en la barra de herramientas de GS CRM. El formulario Importar desde GS se muestra en la parte inferior de la ventana.

Tipo de objeto . El tipo de objeto para importar desde GS . Las opciones incluyen Contacto, Tarea y Evento.

Todas mis tareas. Opción para incluir todas las tareas asignadas al usuario actual. Si esta selección está marcada, anula las otras selecciones durante la importación de la tarea.

Importar tareas en rango de fechas de vencimiento . Opción para seleccionar tareas para importar según el rango de fechas de vencimiento. Al seleccionar esta opción, se activan los selectores de fecha para la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.

empresa Seleccione para importar tareas solo de una empresa específica.

Todos los contactos de la empresa . Seleccione para incluir todas las tareas de todos los contactos de la empresa seleccionada. Esto anula la opción de seleccionar tareas para importar para un solo contacto.

Contacto. Esta es una opción secundaria para seleccionar las tareas de un solo contacto de la empresa seleccionada.

Actualizar Genera una tabla para todas las tareas que coinciden con los criterios seleccionados por el usuario.

Seleccionar todo. Esta opción alterna automáticamente las casillas de selección dentro de la cuadrícula de selección. Las filas seleccionadas en la cuadrícula se importan cuando se selecciona el botón Importar . Nota : La casilla de verificación Todas mis tareas debe estar desmarcada al seleccionar Importar si intenta seleccionar tareas para importar desde la cuadrícula; la casilla de verificación Todas mis tareas se puede usar para generar datos en la cuadrícula.

Una vez realizadas las selecciones, haga clic en Importar. El complemento intenta resolver las tareas de CRM con cualquier tarea de Outlook existente, pero si no se encuentra ninguna coincidencia, el complemento crea nuevas tareas de Outlook para las tareas de CRM.

Visualización de datos de CRM para tareas importadas

Abra la tarea importada en el inspector de tareas. Seleccione la flecha en la barra de herramientas superior izquierda del inspector para ver las propiedades de CRM importadas adicionales.

La cuadrícula Propiedades de CRM muestra campos importados de CRM que no se asignaron a campos de Outlook existentes. Para obtener una descripción completa de la asignación de todos los campos entre CRM y Outlook, consulte Asignación de datos de CRM a campos de objetos de Outlook .

TID . El ID de la tarea dentro de Global Shop. (solo lectura)

Usuario de CRM asignado . Este es el usuario actual al que se le asignó la tarea dentro de CRM. (solo lectura, actualizado a través de la asignación)

Fecha asignada. La fecha en que se asignó la tarea por primera vez. (solo lectura, actualizado a través de la asignación)

Compañía. La empresa que está atado a la tarea.

Contacto. El contacto vinculado a la tarea.

Creado por . El usuario de Global Shop que creó la tarea. (solo lectura)

Fecha de purga . La fecha en que se marca el evento para ser purgado dentro de Global Shop. (solo lectura)

Los cambios en estas propiedades se guardan cuando se cierra la ventana del inspector.

Las tareas propias dentro de Outlook se relacionan con el nuevo propietario con un usuario existente dentro de Global Shop.

Tenga en cuenta que una vez que se ha cambiado la asignación de una tarea de Outlook, el usuario ya no puede editar la tarea. Una copia se guarda localmente como una tarea de solo lectura.

Importación de eventos

Seleccione el botón Evento en la sección Importar desde GS en la barra de herramientas de GS CRM. El formulario Importar desde GS se muestra en la parte inferior de la ventana.

Tipo de objeto . El tipo de objeto importado de GS . Las opciones incluyen Contacto, Tarea y Evento.

Todos mis eventos. Utilice esta opción para incluir todos los eventos asignados al usuario actual. Si esta selección está marcada, anula las otras selecciones durante la importación del evento.

Importar eventos en rango de fechas . Utilice esta opción para seleccionar eventos para importar en función de sus intervalos de fechas de inicio y finalización. Al seleccionar esta opción, se habilitan los selectores de fecha para la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.

empresa Seleccione para importar eventos solo de una empresa específica.

Todos los contactos de la empresa . Seleccione esta opción para incluir todos los eventos de todos los contactos de la empresa seleccionada. Esta opción anula la opción de seleccionar eventos para un solo contacto.

Contacto. Seleccione para importar los eventos de un solo contacto de la empresa seleccionada.

Actualizar. Genera una tabla de todos los eventos que coinciden con los criterios seleccionados por el usuario

Seleccione Todo . Alterna automáticamente las casillas de selección dentro de la cuadrícula de selección. Las filas seleccionadas en la cuadrícula se importan cuando se hace clic en el botón Importar . Nota : La casilla de verificación Todos mis eventos debe estar desmarcada al hacer clic en Importar si intenta seleccionar eventos para importar desde la cuadrícula; utilice la casilla de verificación Todos mis eventos para generar datos en la cuadrícula.

Una vez realizadas las selecciones, haga clic en Importar . El complemento intenta resolver los eventos de CRM con cualquier evento de Outlook existente, pero si no se encuentra ninguna coincidencia, el complemento crea nuevos eventos de Outlook para los eventos de CRM.

Visualización de datos de CRM para eventos importados

Abra el evento importado en el inspector de eventos. Seleccione la flecha en la barra de herramientas superior izquierda del inspector para ver las propiedades de CRM importadas adicionales.

La cuadrícula Propiedades de CRM muestra campos importados de CRM que no se asignaron a campos de Outlook existentes. Para obtener una descripción completa de la asignación de todos los campos entre CRM y Outlook, consulte Asignación de datos de CRM a campos de objetos de Outlook .

EID . El ID del evento dentro de Global Shop (solo lectura).

Compañía. La empresa asociada al evento.

Contacto. El contacto asociado con el evento.

Escribe. El tipo de evento dentro de Global Shop.

Estado El estado del evento dentro de Global Shop.

Fecha de recordatorio . La fecha de recordatorio dentro de Global Shop. (solo lectura).

Fecha de cierre. La fecha de cierre dentro de Global Shop. (solo lectura).

Fecha de purga . La fecha de purga dentro de Global Shop. (solo lectura).

grupo El grupo de eventos dentro de Global Shop.

subgrupo El subgrupo de eventos dentro de Global Shop.

Los cambios en estas propiedades se guardan cuando se cierra la ventana del inspector.

Exportación de datos

Una vez que se ha importado un objeto de GS y tiene un campo de ID correspondiente (CID, TID, EID), si ese objeto se abre en una ventana de inspección y esa ventana de inspección se cierra, los cambios se actualizan y se exportan automáticamente a GS Si no se encuentra ningún campo de ID, no se realiza una exportación automática. Los métodos a continuación describen cómo exportar datos manualmente desde Outlook a GS usando el complemento.

Exportación de contactos

Los contactos en Outlook se pueden exportar a Global Shop usando los botones Contacto seleccionado y Todos los contactos de la sección Exportar a GS en la barra de herramientas de GS CRM.

Exportación única

Haga clic en Contacto seleccionado para exportar un solo contacto, según la ventana del explorador o inspector activo actual donde se hizo clic en el botón.

Cuando el explorador activo es la carpeta de contactos (Personas), el contacto seleccionado para exportar es el contacto resaltado en la lista.

Cuando la ventana del inspector de contactos está abierta, el contacto seleccionado es el contacto activo actual.

Cuando el explorador activo es una carpeta de correo electrónico (Correo) o el inspector activo es un correo electrónico, el contacto seleccionado para exportar es el contacto del remitente en el correo electrónico seleccionado si se encuentra un contacto con la ID de contacto en la libreta de direcciones actual.

Si no se encuentra ningún contacto para el remitente en la libreta de direcciones, cree un contacto de Outlook para que el remitente complete la exportación a GS

Cuando el explorador activo es la carpeta de tareas (Tareas) o el inspector activo es una tarea, el contacto seleccionado para exportar es el campo de usuario de ID de contacto asociado para la tarea seleccionada si se encuentra un contacto con ID de contacto en la libreta de direcciones actual. Nota: Este no es el contacto al que se le asigna la tarea si existe un contacto de asignación.

Si no se encuentra ningún contacto para el ID de contacto asociado, cree un contacto de Outlook para el ID de contacto asociado para completar la exportación a GS

Cuando el explorador activo es la carpeta de citas (Calendario) o el inspector activo es un evento, el contacto seleccionado para exportar en este caso es el contacto o los contactos enumerados como asistentes a la cita para el evento seleccionado. Si se enumeran varios asistentes, se exportan todos. El complemento intenta resolver la cadena de asistentes en los contactos de Outlook haciendo coincidir el nombre y el apellido o la dirección de correo electrónico.

Si no se encuentra ninguna coincidencia de contacto en la libreta de direcciones, cree un contacto de Outlook para que el asistente complete la exportación a GS

Si el contacto se exportó correctamente, el usuario recibe un mensaje de confirmación.

Exportación múltiple

Seleccione Todos los contactos para exportar todos los contactos de Outlook a GS El complemento intenta resolver cualquier entrada de empresa de contacto de Outlook existente a una empresa GS correspondiente. Si no se encuentra ninguna empresa de GS que coincida, se le solicita al usuario que seleccione una empresa para el contacto antes de que ese contacto se exporte a GS .

Se requiere una selección de empresa para cada contacto exportado a GS

Si los contactos se exportaron correctamente, el usuario recibe un mensaje de confirmación.

Tarea de exportación

Las tareas en Outlook se pueden exportar a Global Shop usando los botones Tarea seleccionada y Todas las tareas de la sección Exportar a GS en la barra de herramientas de GS CRM.

Tarea única

Al hacer clic en Tarea seleccionada se intenta exportar una sola tarea. Cuando el explorador activo es la carpeta de tareas (Tareas), la tarea seleccionada es la tarea actualmente seleccionada en la lista.

Cuando el inspector activo es una tarea, esa tarea es la tarea seleccionada para ser exportada.

Una vez que se completa la exportación, el usuario recibe un mensaje de confirmación.

Exportación múltiple

Al hacer clic en Todas las tareas, se exportan todas las tareas de Outlook a GS El complemento intenta hacer coincidir las tareas que se exportan con las tareas existentes en GS Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea una nueva tarea de GS a partir de la tarea de Outlook. Esta función es la misma independientemente de la ventana activa del explorador o del inspector. Una vez que se completa la exportación, el usuario recibe un mensaje de confirmación.

Exportación de eventos

Los eventos en Outlook se pueden exportar a Global Shop usando los botones Evento seleccionado y Todos los eventos de la sección Exportar a GS en la barra de herramientas de GS CRM.

Exportación única

Al hacer clic en Evento seleccionado se intenta exportar un solo evento. Cuando el explorador activo es la carpeta de citas (Calendario), el evento seleccionado es el evento actualmente seleccionado en el calendario.

Cuando el inspector activo es un evento, ese evento es el evento seleccionado para ser exportado.

Una vez que se completa la exportación, el usuario recibe un mensaje de confirmación.

Exportación múltiple

Al hacer clic en Todos los eventos , se exportan todos los eventos de Outlook a GS El complemento intenta hacer coincidir los eventos que se exportan con los eventos existentes en GS Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea un nuevo evento GS a partir del evento de Outlook. Esta función es la misma independientemente de la ventana activa del explorador o del inspector. Una vez que se completa la exportación, el usuario recibe un mensaje de confirmación.

Registrar correo electrónico como acción

Seleccione el botón Registrar correo electrónico como acción para guardar el texto del correo electrónico seleccionado actualmente como un registro en la tabla Actividad de CRM.

Este texto se puede ver desde el CRM de la empresa asociada y el contacto haciendo clic en la línea en la cuadrícula de actividad.

Tenga en cuenta que los tipos de datos de Outlook Action Viewer y Outlook Action requieren la versión 1.0.2.6 o posterior de CRM. Este visor es solo texto para el correo electrónico seleccionado. Si se prefiere una versión html del correo electrónico o se requiere un archivo adjunto, use el enlace a las funciones de control de documentos.

Vinculación al control de documentos

Vincular un correo electrónico al control de documentos

Seleccione el botón Vincular correo electrónico en la sección Guardar en control de documentos en la barra de herramientas de GS CRM. El formulario Enlace a control de documentos se muestra en la parte inferior de la ventana.

Tipo de enlace . El objeto de la tienda global al que se debe vincular el correo electrónico. Se debe realizar una selección para completar el campo Id. de objeto de enlace.

Id. de objeto de enlace . Un campo de búsqueda de todos los objetos del tipo de enlace seleccionado. Este es el objeto con el que está asociado el correo electrónico en Control de documentos. Se requiere una selección en este campo para la vinculación.

Enlace de correo electrónico . Opción para vincular una copia .eml del correo electrónico al objeto en Control de documentos. Si se hace clic en Vincular correo electrónico , esta casilla de verificación está marcada de forma predeterminada.

Descripción del enlace . Descripción de texto del archivo de vínculo que se muestra en Control de documentos. El valor predeterminado es el asunto del correo electrónico.

Archivos adjuntos Lista de verificación de todos los archivos adjuntos actualmente adjuntos al correo electrónico seleccionado. Los elementos marcados en la lista de verificación están vinculados al objeto seleccionado en Control de documentos.

Una vez realizadas las selecciones, haga clic en Vincular a control de documentos para completar el proceso de vinculación.

Vincular un archivo adjunto al control de documentos

Seleccione el botón Vincular archivo adjunto en la sección Guardar en control de documentos en la barra de herramientas de GS CRM. El formulario Enlace a control de documentos se muestra en la parte inferior de la ventana.

Tipo de enlace . El objeto de la tienda global al que se debe vincular el correo electrónico. Se debe realizar una selección para completar el campo Id. de objeto de enlace.

Id. de objeto de enlace . Un campo de búsqueda de todos los objetos del tipo de enlace seleccionado. Este es el objeto con el que está asociado el correo electrónico en Control de documentos. Se requiere una selección en este campo para la vinculación.

Enlace de correo electrónico. Opción para vincular una copia .eml del correo electrónico al objeto en Control de documentos. Si se hace clic en Vincular correo electrónico, esta casilla de verificación está marcada de forma predeterminada.

Descripción del enlace . Descripción de texto del archivo de vínculo que se muestra en Control de documentos. El valor predeterminado es el asunto del correo electrónico.

Archivos adjuntos Lista de verificación de todos los archivos adjuntos actualmente adjuntos al correo electrónico seleccionado. Los elementos marcados en la lista de verificación están vinculados al objeto seleccionado en Control de documentos.

Una vez realizadas las selecciones, haga clic en Vincular a control de documentos para completar el proceso de vinculación.

Si GS se ejecuta localmente en la máquina del usuario, esta es la conexión de base de datos predeterminada establecida por el complemento. Si GS no se ejecuta localmente, el usuario necesita un archivo de configuración emitido por su administrador que tenga su información de GS remota. (Consulte conexión a GS de forma remota).

Al iniciar Outlook, el complemento debe verificar la versión más reciente con el valor en el servicio web de GS Si la versión instalada actualmente no está actualizada, se notifica al usuario con un mensaje y el complemento se desactiva hasta que el usuario actualice a la última versión.

Conexión a GS de forma remota

1. Copie crm_ola.application, CRM_OLA_Config.exe en la carpeta de complementos

2. Haga doble clic en CRM_OLA_Config.exe

Servicio Web Identificación de la empresa . El ID de la empresa dentro de la Web del Servicio GS

Código de empresa GS El código de empresa predeterminado para el entorno GS remoto.

Nombre de usuario GS El nombre de usuario del entorno GS remoto para el usuario que utiliza el complemento de Outlook.

Contraseña GS La contraseña para el entorno GS remoto para el usuario que utiliza el complemento de Outlook.

Ruta del archivo de configuración. La ubicación donde se genera el archivo de configuración. Si no se especifica una ruta, el archivo se guarda en la carpeta Mis documentos en el subdirectorio CRMOLA.

3. Rellene los campos.

4. Una vez que se hayan completado los campos, seleccione Generar archivo de configuración y se generará un archivo crmola.config en la ubicación de la ruta del archivo. Este archivo debe distribuirse al usuario que está utilizando el complemento para determinar la conexión a GS El archivo de configuración debe estar ubicado en el directorio \Documentos\CRMOLA del usuario.

5. Perspectiva cercana

6. Lanzamiento GS

7. Haga doble clic en crm_ola.aplicación

8. Haga clic en Registrarse

9. Abra Outlook. Si la conexión es exitosa, la pestaña GS CRM debe mostrarse en la barra de herramientas

Asignación de datos de CRM a campos de objetos de Outlook

Los nombres entre comillas representan campos de objetos de Outlook personalizados.

Campos de contacto

Campos de tareas

Campos de eventos

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4