El Sistema de control de documentos reemplaza a Global Shop Link V4 . Las siguientes funciones están disponibles en el Sistema de control de documentos:

• Basado en penetrante
• Seguridad de nivel de tipo de enlace
• Aumento de metadatos
• Ubicación del documento almacenado en la base de datos
• Enviar documentos por correo electrónico fuera del enlace
• Fácil impresión de documentos de enlace
• Agrupación y seguridad de documentos
• Seguridad basada en el usuario de la tienda global
• Seguridad basada en Global Shop Group
• Escrito en GAB (fuente disponible, aduanas rápidas)
• Niveles de seguridad extendidos (imprimir, enviar por correo electrónico, eliminar)

Configuración del sistema de control de documentos

Siga estos pasos para encender y usar el Sistema de control de documentos:

1. Active la opción de fabricación estándar para interactuar con Global Shop Link V4 .
2. Active el gancho número 16120 en Soporte del sistema > Administración > Mantenimiento del gancho de secuencias de comandos GAB . Abra el navegador del programa GAS y seleccione el archivo de script ATG_DocumentControl.gas.
3. Active el gancho número 16121 con PPT_CreateDocReference.g2u (y desactive Async) en Soporte del sistema > Administración > Mantenimiento del gancho de secuencias de comandos GAB .
4. Configure la seguridad del vínculo por usuario a través de Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del usuario o por grupo Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del grupo .
5. Cree grupos de documentos a través de Soporte del sistema > Archivo > Configuración del grupo de documentos . Para fines de encriptación de documentos, cree un grupo llamado SEGURO.
6. Asigne acceso a los usuarios de la tienda global a los grupos de documentos a través de Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del usuario . Asigne acceso a Grupos de compras globales a grupos de documentos a través de Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad de grupo .
7. Especifique una ruta de red para guardar documentos de un determinado tipo de extensión de archivo a través de Soporte del sistema > Archivo > Configuración de la ruta del documento .
8. Para configurar el cifrado de control de documentos, habilite el cifrado de control de documentos en Soporte del sistema > Administración > Opciones del sistema .

Usando el Sistema de Control de Documentos

Si el usuario tiene los permisos apropiados para el tipo de enlace, podrá hacer clic en el icono de enlace en la pantalla de la tienda global para iniciar la pantalla de control de documentos:

Los botones Imprimir, Enviar por correo electrónico, Agregar , Editar y Eliminar se activarán en función de los permisos de seguridad establecidos en Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del usuario o Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del grupo para el tipo de enlace. Solo los usuarios con los permisos adecuados tendrán acceso a estos botones.

Agregar

Las asociaciones de archivos se crean arrastrando y soltando un archivo o conjunto de archivos o haciendo clic en el botón Agregar .

Para agregar archivos arrastrando y soltando, seleccione un archivo o conjunto de archivos y arrástrelos a la vista de árbol o al campo de archivo en la ventana Asociación de archivos. Una vez que se suelta un archivo, se abre la ventana Asociación de archivos con el campo de archivo completado con el nombre del archivo soltado. Si un conjunto de archivos se mueve arrastrando y soltando, después de guardar el primer archivo, la ventana Asociación de archivos se abre de nuevo con otro archivo seleccionado en el campo de archivo hasta que se guarden todos los archivos seleccionados.

Hay dos tipos de asociación de archivos, Archivo e Hipervínculo.

Seleccione el botón de radio Archivo para poder adjuntar un archivo al enlace.

Haga clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo de la red que se agregará como documento de enlace. Si este vínculo es del tipo Inventario, Enrutador o Lista de materiales, haga clic en la casilla de verificación Documento sin revisión para poder acceder al documento desde todas las revisiones de la pieza, el enrutador o la lista de materiales. Todos los archivos marcados como Documento sin revisión aparecerán en la carpeta de asociación de archivos específicos sin revisión en el panel izquierdo de la pantalla.

Introduzca una Descripción para el documento de enlace. Abra el navegador de grupos para obtener una lista de los grupos de documentos agregados a través de Soporte del sistema > Archivo > Control de documentos— Configuración de grupos . Solo los usuarios y/o grupos que recibieron permiso para acceder al grupo de documentos podrán ver la asociación de archivos ingresada aquí.

Haga clic en Guardar cuando haya terminado de agregar la asociación de archivos.

Los archivos agregados aquí se guardarán en la ubicación especificada en Soporte del sistema > Archivo > Configuración de la ruta del documento para el tipo de extensión del archivo del documento. Si la extensión de archivo del tipo de documento no se configuró en Soporte del sistema > Archivo > Configuración de la ruta del documento , el archivo se almacenará en la ubicación desde la que se agregó. Cree un archivo de texto llamado doccopy.do en el directorio ..\Global\Plugins si el usuario desea que los tipos de documentos no configurados a través de Soporte del sistema > Archivo > Configuración de la ruta del documento se almacenen en el directorio\Global\Plugins\HTM. Nota : si se intenta guardar un archivo que ya existe en la ruta del documento especificado, aparecerá un mensaje que le preguntará al usuario si desea sobrescribir el archivo o no. Diga Sí para sobrescribir el archivo existente con el nuevo archivo. Diga No para cancelar la asociación del documento.

Seleccione el botón de opción Hipervínculo para vincular a una dirección web.

Haga clic en el botón Probar para asegurarse de que puede conectarse a la dirección. Estas asociaciones de archivos se agregarán en Tipo de documento: HTTP.

Introduzca una Descripción para el documento de enlace. Abra el navegador de grupos para obtener una lista de los grupos de documentos agregados a través de Soporte del sistema > Archivo > Configuración del grupo de documentos . Solo los usuarios y/o grupos que recibieron permiso para acceder al grupo de documentos podrán ver la asociación de archivos ingresada aquí.

Haga clic en Guardar cuando haya terminado de agregar la asociación de archivos.

Continúe agregando asociaciones de archivos de la misma manera.

Si existen asociaciones de archivos y el usuario tiene los permisos adecuados para acceder a los grupos de documentos vinculados al enlace, los archivos aparecerán en el panel izquierdo de la pantalla:

El primer nivel en el árbol será el (los) Grupo(s) de Documento(s) asociado(s) con este enlace y una carpeta para todos los documentos No Específicos de Rev. Al hacer clic en el signo más (+) junto a la carpeta Non-Rev Specific , se mostrarán todos los grupos de documentos asociados con este enlace que se marcaron como Non-Rev Specific Document. Solo estarán visibles los grupos de documentos a los que el usuario tenga permiso de acceso. Haga clic en el signo más (+) para expandir el grupo y ver todas las extensiones de Tipo de grupo de documentos:

Haga clic en el signo más (+) para expandir el tipo de extensión y ver todas las asociaciones de archivos:

Haga clic en un archivo para que aparezca en el panel derecho de la pantalla:

Editar

Haga clic en el botón Editar para modificar la Asociación de archivos:

Modifique la descripción o el grupo de documentos si es necesario.

Haga clic en Guardar cuando haya terminado de editar.

Impresión

Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el archivo actual, imprimir todos los archivos de enlace asociados, imprimir los archivos seleccionados o para imprimir los comentarios del enlace:

Seleccione Imprimir archivo actual para imprimir el archivo que se muestra actualmente en el Panel de visualización de control de documentos. Seleccione Imprimir todos los archivos de enlace para imprimir todos los archivos asociados con este enlace. Seleccione Imprimir archivo seleccionado para imprimir los archivos marcados en la sección Vincular documentos en la parte inferior de la pantalla. La sección Documentos de enlace contiene todos los archivos asociados con este enlace. Revisa los archivos necesarios para imprimir.

Seleccione Comentario para imprimir todos los comentarios de enlace asociados para este ID de enlace. Nota : El usuario debe tener permiso para Imprimir comentario . Si el usuario no tiene permiso para imprimir los comentarios del enlace, el botón de opción Comentar aparecerá atenuado.

Haga clic en Imprimir .

Nota : la impresión requerirá que "Imprimir" tenga una asociación de Windows para el tipo de archivo.

Borrar

Haga clic en el botón Eliminar para eliminar la asociación de archivo actual del enlace.

Correo electrónico

Haga clic en el botón Correo electrónico para enviar por correo electrónico el archivo actual, enviar por correo electrónico todos los archivos de enlace asociados o enviar por correo electrónico los archivos seleccionados.

Nota : Global Shop Courier debe estar configurado y funcionando para correo electrónico.

Seleccione Enviar por correo electrónico el archivo actual para enviar por correo electrónico el archivo que se muestra actualmente en el Panel de vista de control de documentos. Seleccione Enviar por correo electrónico todos los archivos para enviar por correo electrónico todos los archivos asociados con este enlace. Seleccione Enviar archivo seleccionado por correo electrónico para enviar por correo electrónico los archivos marcados en la sección Documentos en la parte inferior de la pantalla. La sección Documentos contiene todos los archivos asociados con este enlace. Verifique los archivos necesarios para enviar por correo electrónico.

La dirección de correo electrónico del remitente se completará automáticamente con la dirección de correo electrónico del usuario que inició sesión, si existe, en Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del usuario . Modifique o agregue la dirección de correo electrónico del remitente si es necesario.

La dirección de correo electrónico del remitente se completará automáticamente con la dirección de correo electrónico del usuario, si existe, en Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del usuario. Modifique o agregue la dirección de correo electrónico del remitente si es necesario.

Haga clic en el botón Examinar para buscar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios:

Elija buscar por Cliente o por Proveedor y luego haga clic en Examinar :

Si eligió buscar por Cliente , se mostrará una lista de todos los clientes de Cuentas por cobrar > Archivo > Clientes . Si eligió buscar por proveedor , se mostrará una lista de todos los proveedores de Cuentas por pagar > Archivo > Proveedores .

Se mostrará la lista completa de clientes/proveedores. Para limitar la lista de clientes/proveedores que se muestra, seleccione la pestaña Resultados filtrados :

Elija Incluir o Excluir resultados que contengan <valor de datos> en la columna Cliente o Nombre.

Haga clic en Filtrar conjunto de resultados para devolver la lista de clientes/proveedores que cumplen con los criterios ingresados.

Haga clic en Repoblar conjunto de resultados para restablecer la lista e incluir a todos los clientes/proveedores.

Haga clic en Exportar conjunto de resultados para exportar los datos a Microsoft Excel.

Si conoce el Número de cliente/Número de proveedor y necesita ubicar rápidamente el registro, ingrese el Número de cliente/Número de proveedor en el cuadro de escritura anticipada y haga clic en la tecla <ENTRAR> en el teclado. El sistema buscará el número de cliente/número de proveedor ingresado en la pantalla.

Resalte el cliente/proveedor necesario para enviar un correo electrónico y haga clic en Seleccionar.

Se mostrará una lista de todos los contactos y direcciones de correo electrónico del cliente/proveedor seleccionado. Marque los contactos necesarios para enviar el correo electrónico y haga clic en Guardar .

Haga clic en Enviar cuando se hayan seleccionado todos los destinatarios apropiados.

VMS

Haga clic en el botón VMS para iniciar el sistema de gestión de versiones.

Abrir Externamente

Seleccione el botón Abrir externamente en el panel derecho de Control de documentos para abrir el archivo o sitio web en el programa predeterminado de la computadora.

Pestaña Comentario del enlace

La pestaña Comentario del enlace le permite ingresar y/o ver cualquier nota asociada con el ID del enlace.

El botón Guardar se activará en función de los permisos de seguridad establecidos en Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de la seguridad del usuario o Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de la seguridad del grupo para el Tipo de vínculo. Solo los usuarios con permiso para Guardar comentario pueden ingresar comentarios para el ID de enlace. Solo los usuarios con permiso para ver comentarios podrán ver los comentarios ingresados para el enlace. Si el usuario no tiene permiso para ver comentarios, la pantalla estará en blanco.

Los comentarios de enlace se almacenan en la tabla LINK_NOTE por ID de enlace.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4