Los asientos de diario se ingresan al sistema en lotes. Un lote puede contener una entrada de dos líneas o un grupo de entradas.

Nuevo

Libro mayor > Transacciones > Asientos de diario > Nuevo

Use esta opción de menú para ingresar nuevas entradas de diario.

Fecha de publicación . Ingrese la fecha en que el lote debe contabilizarse en el Libro mayor. Nota : si utiliza la opción de empresa Crear GL 13.° período y la fecha de publicación cae en una fecha que también está designada como fecha para un 13.° período calendario, al actualizar el lote, el sistema le dará la opción de Publicar lote en el 13.° período. ?.

ID de usuario . Este campo muestra el autor de la entrada de diario.

Número de lote. Ingrese un número de lote único de hasta cinco caracteres alfanuméricos. No se puede repetir el mismo número de lote en el mismo año fiscal. Se recomienda numerar automáticamente las entradas del diario para evitar la duplicación. Nota : si se ingresa un número de lote utilizado en un año fiscal anterior, se muestra un mensaje si el lote tiene notas relacionadas. Seleccione Sí para eliminar las notas antiguas o No para asociar las notas antiguas y las notas nuevas con el nuevo lote.

Referencia de lote . Se puede ingresar una descripción de todo el lote.

Fecha inversa . Si el lote de entradas de diario debe revertirse en un período de tiempo futuro, marque la casilla de verificación Reversión e ingrese una fecha para revertir la entrada. Un ejemplo de la necesidad de un asiento de inversión puede ser si los importes de nómina de los últimos días de un período de nómina se acumulan y contabilizan para el mes. La entrada debería revertirse el próximo mes cuando la nómina se pague realmente y se registre la entrada del diario de nómina. Esto mantiene los gastos de nómina reales registrados en el período de tiempo adecuado. Un lote marcado para reversión se puede crear más tarde a través de Libro mayor > Transacciones > Generar asientos de reversión .

Número de línea . Esto representa el número de cada artículo de línea en el asiento de diario y el sistema lo asigna automáticamente.

Identificación de la sucursal. Si la opción de la empresa para usar el procesamiento de sucursales está activada y se basa en la seguridad del usuario de la sucursal , es posible que se aplique la selección del código de sucursal adecuado de la lista de sucursales configuradas en Soporte del sistema > Archivo > Mantener archivo de código de empresa de sucursal .

Continúe con el asiento de diario ingresando un número de Cuenta del LM como se indica en el Plan de cuentas y un Monto de débito o Monto de crédito . Se puede ingresar una descripción y/o referencia de entrada de diario opcional.

Se puede ingresar información detallada para cada entrada de línea haciendo clic en el botón Nota . Después de guardar las notas y guardar el elemento de línea, aparecerá una marca en la columna Notas. Esto indica fácilmente qué elementos de línea tienen notas adjuntas. Las notas se pueden copiar en nuevas entradas de línea ingresando el número de línea desde el que copiar en el campo Copiar notas de línea . Las notas se imprimirán en los registros de auditoría, excepto en los registros de auditoría resumidos .

Incluir en informes de IVA . Esta casilla de verificación estará disponible si las opciones Usar características de IVA e Informe de devolución de impuestos de IVA están activadas. Marque esta casilla para la entrada si debe incluirse en los informes de impuestos de IVA e ingrese un código de casilla de IVA válido. Si esta opción está marcada para la entrada, se mostrará una Y en la columna de IVA cuando se guarde.

Casilla de IVA. Esta casilla está disponible si las opciones Usar características de IVA e Informe de devolución de impuestos de IVA están activadas. Si se marca Incluir en los informes de IVA , ingrese un código de casilla de 01-08 que corresponda a los campos en ciertos formularios de impuestos. El código de casilla se muestra en la columna Casilla cuando se guarda la entrada.

Haga clic en Borrar para eliminar la información de la entrada para comenzar de nuevo o haga clic en Guardar para guardar el elemento de línea.

Haga doble clic en cualquier entrada para activarla para realizar modificaciones o eliminar haciendo clic en el botón Eliminar .

A medida que se ingresan las entradas, el sistema calcula los totales de débito y crédito y mostrará un mensaje de que el lote está fuera de balance o balanceado.

Nota : las cuentas Z no se incluyen en los totales de los asientos de diario. Se recomienda ingresar las entradas de la cuenta Z en un lote separado de los lotes que registran datos financieros reales.

Cuando el lote esté equilibrado, haga clic en Guardar lote para guardar el asiento de diario completo. Los lotes que están fuera de balance se pueden guardar para modificarlos en un momento posterior, pero no se pueden actualizar a menos que la opción de la compañía Aceptar entradas de diario fuera de balance esté activa.

Ingrese más lotes según sea necesario o al salir, aparecerá la pantalla Publicar lotes para actualizar los lotes inmediatamente si es necesario. Alternativamente, los lotes se pueden actualizar en un momento posterior a través de Libro mayor > Transacciones > Actualizar asientos de diario .

Nota : los lotes que contienen una cuenta de efectivo tienen una identificación de depósito generada automáticamente cuando se contabilizan. La única excepción a esto son los lotes contabilizados en sociedades sucursales.

Procesamiento de sucursales

Si está activado Usar procesamiento de sucursales , esta pantalla aparece para todos los tipos de lotes:

Pista de auditoría preliminar . Seleccione esta opción para imprimir una prueba de auditoría del asiento de diario antes de contabilizarlo.

Publicación final . Seleccione esta opción para actualizar el lote e imprimir la pista de auditoría final.

Si Usar procesamiento de sucursales está activado y la opción Mostrar pantalla de selección de método de actualización de sucursales también está activa, esta pantalla se mostrará antes de la pantalla anterior para entradas de diario:

Asientos de Diario (Procesamiento de Sucursales). Por lo general, los lotes que incluyen otros códigos de sucursal en los elementos de línea de los lotes (es decir, códigos de sucursal que no sean en blanco o 00 para Corporativo) y que, de manera predeterminada, están programados para publicarse en Corporativo también se consideran lotes de procesamiento de sucursal. Marque esta opción y solo los lotes de procesamiento de sucursales estarán disponibles para ser contabilizados. Cuando se selecciona Contabilización final , el asiento de diario se contabiliza tanto en Corporativo como en la(s) sucursal(es).

Asientos de Diario (Tratamiento Unipersonal). Los lotes que incluyen solo un único código de sucursal (ya sea para una sucursal o Corporativo) y solo se contabilizarán en una empresa se consideran lotes de procesamiento de una sola empresa. Marque esta opción y solo los lotes de procesamiento de una sola empresa estarán disponibles para su publicación. Nota : este tipo no se usa normalmente a menos que se necesite una corrección de una sola empresa.

Como ejemplo, desde Corporativo se crearon dos entradas de diario generales: T1000 con código de sucursal 00 para Corporativo y T2000 con código de sucursal 01. Si se selecciona Procesamiento de sucursal, solo se muestra el lote T2000 en la pantalla Registrar lotes para seleccionarlo para la actualización. Si se selecciona Procesamiento de una sola empresa, solo se muestra el lote T1000.

Nota : los lotes que contienen una cuenta de efectivo que se registran en un código de empresa de sucursal no tienen una identificación de depósito generada para ellos automáticamente.

Abierto

Libro mayor > Transacciones > Asientos de diario > Abierto

Use esta opción de menú para editar entradas de diario existentes. Busque el número de lote por ID de usuario si tiene acceso a Todos los usuarios o ingrese un Número de lote para abrir el lote y realizar las modificaciones necesarias. Nota : El número de lote no se puede modificar.

Borrar

Libro mayor > Transacciones > Asientos de diario > Eliminar

Utilice esta opción de menú para eliminar entradas de diario existentes.

Vista

Libro mayor > Ver > Asientos de diario

Utilice el modo Ver para desplazarse y revisar más rápidamente los lotes de entradas de diario que aún no se han contabilizado. Consulte la página Libro mayor > Transacciones > Asientos de diario para ver las definiciones de los campos en esta pantalla.

Este modo no permite ninguna modificación y, por lo tanto, puede ser útil porque puede activarse para aquellos empleados que necesitan ver lotes de asientos de diario, pero que no tienen la autoridad para realizar cambios.

Ingrese un número de lote para revisar la información del lote o use los botones de flecha (< >) para desplazarse por los lotes. El usuario también puede seleccionar lotes por ID de usuario si el usuario tiene la autoridad para acceder a todos los lotes de usuarios bajo Seguridad del L/M .

Otras versiones

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