Última modificación: 20/02/2020

Use esta opción de menú para imprimir formularios W-2. Los formularios W-2 se pueden imprimir después de que se haya procesado la última nómina del año en curso o en una fecha posterior.

Si se completó la última ejecución de la nómina para el año en curso y la Lista QTD-YTD del empleado no se procesó con la opción Campos de monto anual cero , use estos elementos del menú antes de preparar los formularios W-2:

• Nómina > Administración > Separación de nombres de empleados
• Nómina > Administración > Mantener datos adicionales W-2 > Casilla 12 Excepciones de empleados y Casilla 14 Excepciones de empleados . Nota: Los valores predeterminados de la empresa se pueden agregar a través del Cuadro 12 Valores predeterminados de la empresa y el Cuadro 14 Valores predeterminados de la empresa .
• Cualquier corrección necesaria para los totales de la nómina del empleado se puede realizar a través de Nómina > Archivo > Mantenimiento QTD-YTD del empleado .

Si se completó la última ejecución de nómina para el año en curso y se procesó el rollo QTD-YTD del empleado con la opción Campos de cantidad anual cero , los formularios W-2 se pueden procesar en una fecha posterior con la opción Usar datos del año anterior. Use estos elementos del menú antes de preparar los formularios W-2:

• Nómina > Administración > Separación del nombre del empleado para los formularios W-2 del año anterior
• Nómina > Administración > Mantener datos adicionales de W-2 > Casilla 12 Excepciones de empleados (Usar datos del año anterior) y Casilla 14 Excepciones de empleados . Nota : Los valores predeterminados de la empresa se pueden agregar a través del Cuadro 12 Valores predeterminados de la compañía (usar datos del año anterior) y el Cuadro 14 Valores predeterminados de la compañía .
• Cualquier corrección necesaria para los totales de la nómina del empleado se puede hacer a través de Nómina > Administración > Mantenimiento QTD-YTD del año anterior del empleado .

Importante : antes de imprimir los formularios W-2, consulte el sitio web www.gss-updates.com para conocer las actualizaciones del programa que afectan el formato W-2 del año actual.

Nota : Esto no aplica para empleados contratados o empleados en los que el usuario no tenga acceso debido a la Seguridad de Nómina .

Nómina > Informes > Formularios W-2 anuales

Año W2 . Ingrese el año para el cual se está imprimiendo el W-2.

Usar datos del año anterior . Marque esta opción para obtener datos del año anterior para los W-2 si procesa los W-2 después de que se haya realizado la transferencia anual a través de la transferencia QTD-YTD del empleado > Campos de cantidad anual cero .

Borrar todos los cambios para el año seleccionado . Elija esta opción para borrar todos los cambios realizados tanto en la Información de contacto como en la Información del empleado. Los datos vuelven a los valores predeterminados del sistema.

Haga clic en Aceptar para continuar.

Información del contacto

Lo siguiente se encuentra en la pestaña Información de contacto :

Información de la empresa. La información de la empresa es la predeterminada de las opciones de nómina y no se puede modificar.

Información del remitente . La mayoría de la información del remitente está predeterminada en las opciones de nómina . El Pin está predeterminado en el campo Identificación de usuario en Información de la empresa para el archivo W-2 electrónico . Los valores predeterminados para el código de proveedor de software y el código de software extraído del archivo electrónico W-2 son 0098 y 98, respectivamente. Modifique la información del remitente según sea necesario.

Información del contacto. La información de contacto predeterminada es Información de la empresa para el archivo W-2 electrónico . Modifique la información de contacto según sea necesario.

W-2 Ruta de guardado de PDF. La ruta predeterminada para guardar el archivo W-2 PDF es el directorio Global\Files a menos que se designe una ruta en Ruta de archivo confidencial . El nombre predeterminado es xxxxW2.pdf (donde se ingresó xxxx=año). Vaya a otra ubicación para guardar el archivo según sea necesario solo para el procesamiento actual.

Nota : Al volver a entrar en la pantalla, la ruta vuelve a la predeterminada.

Ruta de almacenamiento de archivo electrónico . La ruta predeterminada para guardar el archivo electrónico W-2 es el directorio Global\Files a menos que se designe una ruta en Ruta de archivo confidencial .

Seleccione Guardar para guardar la información modificada. El nombre predeterminado es W2REPORTUS.txt. Vaya a otra ubicación para guardar el archivo según sea necesario solo para el procesamiento actual.

Nota: Al volver a entrar en la pantalla, la ruta vuelve a la predeterminada.

información del empleado

Lo siguiente se encuentra en la pestaña Información del empleado :

ID de empleado. Seleccione una identificación de empleado. Los datos del empleado llenan la pantalla.

b Número de identificación patronal (EIN). Este campo es el predeterminado de las opciones de nómina .

c Nombre, dirección y código postal del empleador. Este campo es el predeterminado de las opciones de nómina .

Estos campos se pueden modificar:

d Número de Control , 7 Propinas de seguridad social , 8 Propinas asignadas , 9 Código de verificación , 11 Planes no calificados , 12a - 12d , 13 Empleado Estatutario , Plan de Retiro , Pago por enfermedad de terceros , 14 Otros

Nota: Si modifica 14 Otros datos, verifique que cada código/cantidad esté en una línea separada y que cada código y cantidad estén separados por un espacio.

Estos campos se pueden modificar dentro de la cuadrícula Estado:

Caja 15 , Caja 20

Nota : si un elemento de menú personalizado está configurado para ejecutar los formularios W-2 anuales con una marca de O, el cuadro 20 imprime el número de identificación de otro impuesto local en lugar del código local de otro impuesto. Esto permite imprimir una descripción más larga.

Haga clic en Guardar para guardar la información modificada.

Utilice los botones << , < , > , >> para desplazarse por los registros de empleados y modificar empleados adicionales según sea necesario.

Imprimir formularios W-2

Cuando esté listo para imprimir los formularios W-2, haga clic en Imprimir .

Importante: La opción Generar archivo electrónico solo está disponible cuando se selecciona la casilla Todos los empleados .

Empleado inicial y Empleado final . Introduzca un rango de registros de empleados.

Haga clic en Agregar para agregar el rango a la cuadrícula. Se pueden agregar múltiples rangos. Resalte un rango de empleados y haga clic en Eliminar para eliminar un rango. Haga clic en Borrar para borrar todos los rangos.

Todos los empleados. Seleccione para incluir todos los registros de empleados.

Imprimir Solo empleados despedidos . Seleccione esta opción para imprimir formularios W-2 solo para empleados despedidos; empleados que tienen una fecha de terminación en el maestro de empleados. Si esta opción no está marcada, los formularios W-2 del empleado despedido se imprimen con el resto de los formularios W-2. Nota : si un empleado despedido ya se ha archivado , sus datos no están disponibles para imprimir.

Generar Expediente Electrónico . Esta opción crea un archivo electrónico para reportar W-2. Se genera un archivo electrónico para fines federales y se genera un archivo electrónico para cada estado cuando se calculan los impuestos para el estado fiscal sobre la nómina. Es posible que se muestren algunas pantallas adicionales para ciertos estados para ingresar información adicional para los archivos electrónicos del estado. De manera predeterminada, estos archivos se encuentran en el directorio Global\Files llamado W2REPORTUS.TXT para Federal y W2REPORTXX.TXT (donde XX = abreviatura de estado) para cada estado. La información de la empresa para el archivo electrónico se basa de forma predeterminada en la Información del remitente y la Información de contacto. Nota : Consulte este sitio web como referencia para presentar el archivo W-2 electrónico: https://www.ssa.gov/employer/

Cuando esté listo para procesar los formularios W-2, haga clic en Imprimir .

Generar Expediente Electrónico

Los archivos electrónicos se crean si se seleccionó Generar archivo electrónico .

Los siguientes se encuentran en la sección Seleccionar copias para imprimir :

Todas las copias . Seleccione para imprimir todas las copias. Esta opción selecciona todas las copias impresas y desactiva las opciones perforadas.

Estado 1 , Estado 2 , Federal , Empleado, Empleador, Instrucciones de presentación del empleado. Seleccione para imprimir copias individuales.

Los siguientes se encuentran en la sección Opciones de selección de forma perforada :

Federal y Empleado, Estatal 1 y Estatal 2 . Seleccione qué formularios imprimir.

Nota : Las opciones de formulario perforado se imprimen en formularios perforados que se piden a United Business Forms al 800-367-6782.

Seleccione Imprimir para continuar.

El archivo W-2 PDF se guarda en la ruta W-2 PDF Save indicada. Luego, los formularios W-2 se abren para imprimir. Los formularios W-2 se imprimen en orden de número de empleado. Nota: se imprimen varios formularios W-2 según sea necesario para los empleados con datos de nómina en varios estados.

Nota: Indique el total de páginas impresas para cada estado con cada selección de impresión. Las páginas totales del estado son totales para ese estado únicamente. Además, la página de totales de una empresa se imprime al final de todos los formularios W-2 y los totales estatales. Las páginas de totales incluyen los totales de los salarios regulares, del Seguro Social y de Medicare y los impuestos retenidos, Casilla 8, 10, 11 y un total para los códigos de la Casilla 12. El total de Box 12 incluye solo estos códigos: D, E, F, G, H, S, Y, AA, BB, EE, GG y HH.

Nota: Las páginas de totales estatales muestran la suma de los salarios locales utilizados en cada cálculo de impuestos locales. Por ejemplo, si un empleado paga impuestos sobre salarios de $1000 para otro impuesto local/1 y luego grava sobre salarios de $1000 para otro impuesto local/2, el total de salarios locales en el Recuadro 18 mostrará $2000, no solo $1000.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4