El Sistema de aprobación de solicitudes fuerza la aprobación de todas las solicitudes de compra antes de que se pueda crear una orden de compra para completar la solicitud. Las solicitudes se pueden aprobar según una jerarquía de usuarios, una jerarquía de dólares de varios niveles o según los montos en dólares de las solicitudes.

Para usar el sistema de aprobación de solicitudes, el usuario primero debe activar la opción de la compañía para usar la aprobación de solicitud requerida (Soporte del sistema > Administración > Opciones de la compañía (avanzadas) > Compras y marcar la casilla Aprobación de solicitud requerida ).

Compras > Administración > Originadores de solicitudes

Configure los usuarios del sistema que pueden aprobar solicitudes.

El campo Código de Usuario identifica al Usuario que crea las solicitudes en el sistema. Utilice la búsqueda de código de usuario para seleccionar el usuario apropiado. Ingrese el límite de $ de solicitud para este usuario. Este es el máximo en dólares que el usuario puede aprobar. Todas las solicitudes dentro de este límite en dólares serán aprobadas automáticamente por el Usuario.

Cuando la opción de empresa de compras avanzada está configurada para usar el proceso de aprobación de solicitud de varios niveles , si la solicitud es por un monto mayor que el límite en dólares del usuario, se enviará al siguiente nivel o grupo de usuarios en el siguiente límite en dólares para su aprobación. . La solicitud continuará a través de este proceso de aprobación hasta que sea aprobada por un usuario con un límite de dólares mayor que el total de la solicitud (o línea de solicitud si se aprueba por línea). Consulte la sección a continuación para conocer las consideraciones de mensajería para el proceso de aprobación de solicitudes de varios niveles .

Seleccione la búsqueda de Nombre de usuario para ver una lista de todos los Originadores de solicitudes existentes y su límite de dólares asociado.

Además, el usuario puede seleccionar un Aprobador principal para este usuario. Seleccione el botón de opción Usuario para examinar la lista de Aprobadores principales de todos los usuarios configurados a través de Soporte del sistema > Archivo > Mantenimiento de seguridad del usuario . Seleccione el botón de opción Grupo para examinar la lista de Aprobadores principales de Grupos de aprobación configurados en Opciones avanzadas de control de cambios de ingeniería miscelánea. Cualquier usuario que figure en el grupo podrá aprobar la(s) solicitud(es) del usuario. El aprobador principal puede aprobar solicitudes creadas por el usuario por encima del límite de $ de solicitud del usuario. El aprobador principal también debe configurarse como un usuario con un límite de $ de solicitud de 9 999 999 para que pueda ver todas las solicitudes de todos los usuarios para los que es aprobador. Nota: Los botones de opción Usuario y Grupo y los campos Aprobador principal no son accesibles con la opción Usar proceso de aprobación de solicitud de varios niveles.

Ahora ingrese Solicitudes a través de Compras > Archivo > Solicitudes de compra y apruébelas a través de Compras > Transacciones > Aprobación de solicitud.

Consideraciones de mensajería para el proceso de aprobación de solicitudes de varios niveles

Se debe establecer una configuración de mensaje para Tipo de evento - Órdenes de compra - Solicitudes de compra en Soporte del sistema > Archivo > Configuraciones de mensajes para que el nivel apropiado de Usuarios reciba mensajes relacionados con el Proceso de aprobación de solicitudes de varios niveles. Una vez que se crea una solicitud, si el límite en dólares es mayor que el del creador, se envía un mensaje a cada aprobador en el siguiente límite en dólares notificándoles que una(s) solicitud(es) necesita(n) aprobación. Cualquier usuario en el próximo límite de dólares puede aprobar o rechazar la solicitud a través de Compras > Transacciones > Aprobación de solicitud. Una vez que cualquiera de los usuarios aprueba la solicitud, si necesita más aprobación, se envía un mensaje a cada aprobador en el próximo límite de dólares. La solicitud continúa a través de este proceso de aprobación hasta que la aprueba un usuario con un límite de dólares mayor que el total de la solicitud (o la línea de la solicitud si se aprueba por línea). Una vez que se aprueba la solicitud, se envía un mensaje al originador notificándole la aprobación.

Si se rechaza la solicitud, se envía un mensaje a cada usuario que ha tocado la solicitud notificándoles el rechazo. Una vez que se rechaza la solicitud, vuelve al originador. Solo el originador puede modificar o eliminar la solicitud a través de Compras > Archivo > Solicitudes de compra.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4