El usuario debe configurar varias cuentas predeterminadas y tablas complementarias para usar con cuentas por pagar, crear maestros de proveedores y crear órdenes de compra.

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Mantenimiento de la cuenta

Es necesario identificar algunas cuentas predeterminadas para utilizar los módulos Cuentas por pagar y Compras.

Cuentas por pagar

Utilizado en lotes AP. Cuando se crea un lote de facturas, la cuenta de AP se acredita por el monto de la factura. Cuando se ejecutan los cheques, se debita la cuenta de AP por el monto de la factura pagada. Si se crea un lote de notas de débito, se debita la cuenta de AP por el monto de la nota de débito. Nota: La cuenta de Cuentas por pagar no debe ser la misma que la cuenta de Cuentas por pagar acumuladas.

Descuentos tomados

Se utiliza para registrar descuentos. Cuando se ejecuta un lote de cheques, los descuentos tomados en cuenta se acreditan para los descuentos recibidos de los proveedores.

Cuentas por pagar acumuladas

Se acredita cuando se genera una acumulación. Cuando llega una factura, se debita la cuenta de cuentas por pagar acumulada y se acredita la cuenta de cuentas por pagar. Nota: La cuenta Cuentas por pagar acumuladas no debe ser la misma que la cuenta Cuentas por pagar.

Código y nombre del comprador

Para ingresar un nuevo comprador, ingrese un Código de comprador (es decir, las iniciales del comprador) e ingrese el Nombre del comprador . Nota : Para algunas verificaciones automáticas del sistema que pueden ocurrir en función de varias opciones de la compañía, el nombre del comprador debe coincidir exactamente con el "primer nombre" y el "apellido" del registro de mantenimiento de seguridad del usuario del comprador.

Para tener una dirección de envío predeterminada en las órdenes de compra para el comprador que difiera de la dirección de envío principal de la empresa , seleccione una ID de envío en el navegador. Los ID de envío se crean al ingresar nuevas direcciones en el botón Addl Addrs en Compras. Haga clic en Aceptar para guardar el registro.

Otros Compradores se ingresan de la misma manera. Utilice el navegador de Códigos de Comprador para revisar los Códigos de Comprador establecidos o seleccione un Código de Comprador para cambiarlo o eliminarlo.

Condiciones

Cree una tabla de condiciones de pago.

Ingrese un número o letra de 1 carácter para el Código de términos para el mensaje de Términos del usuario; el número/letra es incidental. El navegador de Terms Code mostrará los mensajes en orden alfabético. Ingrese el mensaje de términos asociado (máximo de 10 caracteres). Los mensajes de otros términos se ingresan de la misma manera.

Embarcar vía

Construye una tabla de nave a través de mensajes.

Ingrese un número de 1 carácter o una letra para el código de envío para el mensaje de envío del usuario; el número/letra es incidental. El navegador Ship Via Code mostrará los mensajes en orden alfabético. Ingrese el Mensaje de envío asociado (máximo de 15 caracteres). Otros mensajes Enviar vía se ingresan de la misma manera.

Envío FOB

Cree una tabla de códigos FOB de envío para especificar qué parte (comprador o vendedor) paga qué costos de envío y carga y/o dónde se transfiere la responsabilidad de los bienes. Se puede ingresar un mensaje FOB de envío predeterminado para los proveedores en el campo FOB que se trasladará para su uso en compras.

Ingrese un código FOB de envío alfanumérico de 1 carácter y un mensaje FOB de envío correspondiente. Haga clic en Aceptar para guardar.

Datos bancarios ARP

Bank ARP ('Pago positivo') es una función en la que se envía una lista de cheques procesados al banco y se le indica al banco que no cobre ningún cheque que no esté en la lista. Esto es para proteger contra actividades fraudulentas.

Importante: esta función se agregó como una opción personalizada para un cliente en particular que usa un banco en particular y, por lo tanto, deberá modificarse (personalizarse) para adaptarse al formato del banco del usuario si es necesario. Comuníquese con Global Shop si el usuario desea utilizar pago positivo y necesita un archivo específico creado para un formato de banco en particular. No todos los bancos siguen el mismo formato.

Complete el número de identificación remota, el número de identificación de lote y la cuenta bancaria. # según sea necesario. La información ingresada afectará el archivo WFmmddss.txt como se describe a continuación y la cuenta bancaria. El campo # debe tener un valor para que el archivo WFmmddss.txt se cree desde el programa de pago positivo. Nota: Es posible que el banco deba adquirir algunos de los datos de los campos de esta pantalla.

Nota: El sistema establecerá por defecto el tipo de archivo WRRECV y se recomienda dejar el tipo de archivo como está. Si marca la casilla Archivo genérico , se generará un formato de archivo ligeramente diferente (es decir, un archivo con un número de cuenta de 13 dígitos y sin código de transacción).

Haga clic en Aceptar para aceptar los datos bancarios.

Actualmente, cuando se procesa una ejecución de cheque, el programa de pago positivo crea ciertos archivos e ingresa la información del cheque en una tabla:

• Archivo de texto WFmmddss.TXT . Este archivo fue creado para un cliente particular para su banco particular (WF=Wells Fargo) en un formato específico. El 'mmdd' se refiere al mes y día en que se creó el archivo y el 'ss' es un número de secuencia de 2 dígitos, que permite crear más de un archivo por día (es decir, WF102801.txt es un archivo creado en octubre 28 y es el primer archivo (secuencia) creado). Este archivo de texto se puede utilizar y modificar para otros formatos bancarios si es necesario y se puede encontrar en el directorio ARCHIVOS (es decir, \Apps\Global\Files). Nota: Este archivo solo se crea si se ingresa un valor en la cuenta bancaria. # y solo se completa con cheques de una ejecución de verificación completa que comienza con Seleccionar/Deseleccionar factura para pago (no Quickchecks , etc.).
• APCKSxxx y/o PRCKSxxx (donde xxx=Código de empresa). El archivo APCKSxxx se crea para los cheques de cuentas por pagar y el archivo PRCKSxxx se crea para los cheques de nómina. Estos archivos contienen datos sobre fechas de cheques, números de cheques, montos de cheques, etc. y estos archivos pueden usarse para crear formatos de archivo específicos para diferentes diseños bancarios (es decir, generalmente a través de programas personalizados creados por Global Shop).
• tabla CHEQUEOS_REGISTRO . Esta tabla se crea con la información del cheque y se puede usar para crear los archivos necesarios para un formato de banco en particular, si es necesario.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4