Última modificación: 22/02/2021

Importante: NO compre formularios W2 o 1099. El software de Global Shop Solutions imprime automáticamente el formulario junto con los datos del formulario. Para registrarse para presentar W2 electrónicamente, vaya a https://www.ssa.gov/employer/ para iniciar el proceso de registro.

Las versiones 2018.1 y superiores permiten la impresión de lo siguiente:

• Formularios 1094 y 1095 de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA)
• Formularios W2 en papel normal o formularios perforados comprados en United Business Forms

Global Shop parchea la versión actual y la versión anterior, por lo que con los cambios de W2 y 1099 de un año a otro, los usuarios deben mantenerse actualizados sobre la versión de Global Shop. A mediados de diciembre, se lanzan las revisiones para tener en cuenta los cambios de W2 y 1099, por lo que debe planificar la carga de las revisiones antes de imprimir los formularios.

Asegúrese de ejecutar todos los procesos mensuales y trimestrales de Nómina.

Los W2 se pueden imprimir desde un archivo del año anterior que se almacena en el código de la empresa principal. Después de que la última nómina haya terminado de procesarse, reinicie la nómina para comenzar la nómina del próximo año. Después de transferir la nómina, actualice las tablas de impuestos en Nómina > Archivo > Tablas de impuestos > Abrir con la información actual para el próximo año. Vaya a http://www.gss-service.com > Documentación para descargar los PDF utilizados para actualizar las Tablas de Impuestos. Los estados también están incluidos en esta ubicación. Si un estado no aparece en la lista, comuníquese con el soporte de Global Shop Solutions para que pueda agregarse.

Imprimir formularios W2 después del procesamiento de nómina de fin de año

Ejecute los siguientes pasos si se ha procesado el rollo de fin de año para la nómina:

1. Nómina > Administración > Nómina QTD-YTD de empleado > Campos de importe anual cero . Se utiliza para iniciar el proceso W2 en el año en curso y completarlo en el próximo año si se requiere más tiempo.
2. Nómina > Administración > Separación del nombre del empleado para los formularios W-2 del año anterior
3. Nómina > Administración > Actualizar datos adicionales W-2 . Se usa para elegir qué ingresar en las casillas 12 y 14. *Seleccione la opción para usar Información del año anterior .
4. Nómina > Informes > W-2 anuales *Seleccione la opción para usar Usar datos del año anterior .
5. Para la presentación electrónica, ejecute Nómina > Administración > Información de la compañía para el archivo W-2 electrónico .
6. Vuelva a ejecutar los W-2 anuales y seleccione la opción Crear archivo electrónico . El archivo W2REPORTUS.txt se encuentra en la carpeta Archivos. Los archivos de estado individuales terminan en el código de estado. Por ejemplo, California sería W2REPORTCA.TXT.
7. Si los montos en dólares en los formularios W2 de empleados individuales o la página de total estatal o la página de total federal son incorrectos...
   1. Ejecute Nómina > Administración > Recalcular totales maestros QTD-YTD del año anterior . Ingrese las fechas para el cuarto trimestre y del 1 de enero al 31 de diciembre del año. Esto lee el historial de nómina y actualiza la información QTD y YTD.
   2. Mire en Nómina > Administración > Mantenimiento QTD-YTD del año anterior del empleado para verificar que se corrigió la información del empleado.
   3. Si la información sigue siendo incorrecta en los W2, comuníquese con Global Shop Solutions .

Imprimir formularios W2 antes del procesamiento de nómina de fin de año

Si NO se ha procesado el roll de fin de año para la nómina, ejecute lo siguiente:

1. Nómina > Administración > Separación de nombres de empleados
2. Nómina > Administración > Actualizar datos adicionales W-2 . Se usa para elegir qué ingresar en las casillas 12 y 14. NO seleccione la opción para usar Información del año anterior .
3. Nómina > Informes > W-2 anuales . NO seleccione la opción para usar datos del año anterior.
4. Para la presentación electrónica, ejecute Nómina > Administración > Información de la compañía para el archivo W-2 electrónico .
5. Vuelva a ejecutar los W-2 anuales y seleccione la opción Crear archivo electrónico . El archivo W2Report.001 se encuentra en la carpeta Archivos. Los archivos de estado individuales terminan en el código de estado. Por ejemplo, California sería W2Report.CA.
6. Si la información en los W2 es incorrecta...
   1. Ejecute Nómina > Administración > Recalcular totales maestros QTD-YTD . Ingrese las fechas para el cuarto trimestre y del 1 de enero al 31 de diciembre del año. Esto lee el historial de nómina y actualiza la información QTD y YTD.
   2. Ejecute Nómina > Informes > Resumen de ganancias de empleados para verificar que los datos se hayan corregido.
   3. Si la información sigue siendo incorrecta en los W2, comuníquese con Global Shop Solutions .

Formularios de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA)

Es posible que se le solicite o no que entregue estos formularios a sus empleados. Consulte https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i109495b.pdf para obtener instrucciones para 1094-B y 1095-B y https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/ i109495c.pdf para obtener instrucciones para 1094-C y 1095-C para ayudar a determinar si se requieren estos formularios. Se recomienda ponerse en contacto con su CPA también.

La información para los formularios se completa en los siguientes elementos del menú. La información tiene que ser llenada manualmente.

Nómina > Administración > Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio

1. 1094-B Información predeterminada de la empresa
2. 1094-C Información predeterminada de la empresa
3. Información de cobertura individual del empleado 1095-B
4. Información de cobertura individual del empleado 1095-C

Los formularios están impresos en:

Nómina > Informes > Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio

1. 1094/1095-B
2. 1094/1095-C

Nota: Global Shop no produce el archivo electrónico que se envía al gobierno para los formularios 1094 y 1095.

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4