Preparándonos para fin de mes

1. Cree un directorio para los informes de fin de mes. A medida que finalice el mes, cree y guarde copias .pdf de los informes en este directorio. Cualquier informe guardado en la red se puede guardar automáticamente cuando se ejecuta. Autoguardado elimina el paso adicional de tener que guardar el informe.
2. Asegúrese de que todas las transacciones se hayan completado para el mes. Ejecute Libro mayor > Informes > Todos los lotes no actualizados/publicados para confirmar que no se han creado lotes pero no se han contabilizado. Todos los tipos de lotes se incluyen en este informe. Si varios usuarios están cerrando módulos individuales, es posible que más de una persona deba ejecutar este informe.

Procesos de fin de mes y recomendaciones de informes

Cuentas por Cobrar y Análisis de Ventas

1. Confirme que todas las transacciones se han completado para el mes. Ejecute Entrada de pedidos > Informes > Pedidos enviados y/o facturados para verificar que no se haya enviado ningún artículo pero no se haya facturado.
2. Vaya a Cuentas por cobrar > Informes > Antigüedad de cuentas por cobrar . Este informe debe cuadrar con la cuenta AR del libro mayor. Si cobra cargos financieros, esto los calcula y crea un lote AR. Después de actualizar el lote, los cargos financieros se muestran tanto en la cuenta del cliente como en el libro mayor. Si hay una diferencia entre el informe de antigüedad y el saldo del libro mayor, vaya a AR > Administración > Comparación de saldo diario de AR a GL para identificar la fecha en que ocurrió el desequilibrio.
3. Cierre AR para contabilizar en Libro mayor > Administración > Mantenimiento de períodos de calendario .
4. Vaya a Análisis de ventas > Informes y ejecute cualquier informe que sea útil para la empresa para analizar las ventas y las tendencias de ventas.
5. Si se requiere información de impuestos sobre las ventas, ejecute Análisis de ventas > Informes > Impuestos sobre las ventas por estado o Historial de facturas por estado de envío .
6. Si corresponde, complete los pasos para las comisiones. Esto debe hacerse antes de que los elementos se muevan al historial en el paso 7.
7. Mueva los elementos cero al historial a través de Cuentas por cobrar > Administración > Antigüedad y depuración de facturas puestas a cero. Una vez que los elementos se han eliminado del historial, los informes de antigüedad de AR retroactivos ya no están disponibles. Una recomendación general es purgar cada 60 días consecutivos, pero trabaje con su consultor de Global Shop Solutions para determinar un cronograma apropiado para purgar artículos en el historial.
8. Ejecute Cuentas por cobrar > Administración > Reconstruir claves de cliente . Todos deben cerrar la sesión de entrada de pedidos, RMA, envío y AR antes de comenzar este paso.
9. Los estados de cuenta del cliente se pueden generar en Cuentas por cobrar > Informes > Estados de cuenta. Esto se puede hacer antes del paso 7 anterior si desea que las facturas pagadas y los recibos de efectivo se muestren en los estados de cuenta.

Comisiones

1. Comience con el cálculo de comisiones ejecutando Cuentas por cobrar > Transacciones >   Comisiones de los representantes de ventas . Este paso se realiza tanto para comisiones basadas en ventas como para comisiones basadas en recibos de caja. Si las comisiones se calculan en función de los recibos de efectivo, continúe con los pasos 2 y 3. Estos pasos se deben realizar antes de que los datos de las cuentas por cobrar se trasladen al historial.
2. Calcule las comisiones en función de los recibos de efectivo en Cuentas por cobrar > Transacciones > Comisión de cálculo sin actualización . Esto produce un informe preliminar.
3. Si los informes de los pasos 1 y 2 son correctos, ejecute Cuentas por cobrar > Transacciones > Calcular comisiones .

Cuentas por pagar y compras

1. Confirme que todas las transacciones se han registrado para el mes. Esto incluye acumulaciones, facturas, notas de débito y pagos.
2. Revise Compras > Informes > En inspección para revisar qué recibos de orden de compra están actualmente en inspección. Analice los recibos con fechas más antiguas para determinar por qué las piezas no se han recibido en el inventario o se han rechazado.
3. Hay dos informes de antigüedad que deben equilibrarse con las cuentas del libro mayor. El primero es Cuentas por pagar > Informes > Antigüedad de cuentas por pagar con facturas seleccionadas. Saldo a la cuenta AP. A continuación, ejecute Cuentas por pagar > Informes > Antigüedad de Cuentas por pagar con las acumulaciones seleccionadas. Saldo a la cuenta de cuentas por pagar acumuladas. Si se encuentra una discrepancia para cualquiera de las cuentas, use Cuentas por pagar > Administración > Comparación de saldo diario de AP a LM para identificar la fecha en que ocurrió el desequilibrio.
4. Cierre AP para contabilizar en Libro mayor > Administración > Mantenimiento de período de calendario .
5. Si la información del proveedor se revisa mensualmente, use Compras > Informes > Estadísticas de proveedores y Compras > Informes > Desempeño del proveedor .
6. Los usuarios de costos estándar también deben ejecutar Compras > Informes > Variación de compra/precio .
7. Mueva elementos cero al historial a través de Cuentas por pagar > Administración > Purgar facturas/devengos/receptores de saldo cero de AP . Una vez purgados en el historial, los informes de antigüedad de AP retroactivos ya no están disponibles. Una recomendación general es purgar cada 60 días consecutivos, pero trabaje con su Global Shop Solutions para determinar un programa apropiado para purgar artículos en el historial.
8. Ejecute Cuentas por pagar > Administración > Reconstruir proveedores de claves alternativos . Todos deben cerrar sesión en Compras, Recepción y AP antes de comenzar este paso.
9. Mueva las órdenes de compra cerradas al historial a través de Compras > Administración > Mover órdenes de compra cerradas al historial . Esto elimina las órdenes de compra del archivo abierto de órdenes de compra y permanecen en el archivo de historial de órdenes de compra. Una recomendación general es purgar cada 90 días consecutivos, pero trabaje con su Global Shop Solutions para determinar un programa apropiado para purgar artículos en el historial.

Conciliación Bancaria

1. Todos los asientos de diario realizados en las cuentas de efectivo que se van a conciliar se deben marcar a través de Cuentas por pagar > Administración > Mantener ID de depósito . Se puede acceder a este mismo elemento del menú a través de Libro mayor > Administración > Mantener ID de depósito .
2. Complete la conciliación en Cuentas por pagar > Administración > Conciliación bancaria .
3. Si corresponde, repita este proceso para la cuenta de efectivo de nómina.

Contabilidad de inventario - Contabilidad de inventario transaccional

Si ejecuta Contabilidad de inventario simple, pase a la siguiente sección.

Muchos de estos pasos deben realizarse más de una vez al mes. Trabaje con su consultor Global Shop Solutions para crear un cronograma de procesos diarios y semanales.

1. Confirme que todas las transacciones de inventario del mes se hayan completado. Esto incluye la emisión de material, transacciones WIP a FG, envío, facturación y ajustes de inventario.
2. Ejecute el informe preliminar de transacciones de inventario en Inventario > Informes > Pista de auditoría de inventario preliminar (no JE) . Si el informe contiene un * en la columna de la derecha, es posible que sea necesario configurar la cuenta de transacción de material. Esto se hace en Inventario > Archivo > Cuentas de transacciones de material .
3. Cree el último lote de transacciones de inventario para el mes en Inventario > Transacciones > Crear lote de LM de inventario.
4. Confirme que se ha completado el balanceo diario y luego vaya a Inventario > Transacciones > Crear lote de mano de obra/gastos generales para crear el último lote de mano de obra/gastos generales del mes.
5. Si corresponde, cree el lote de mano de obra indirecta en Inventario > Transacciones > Crear lote de libro mayor de mano de obra indirecta.
6. Ejecute Inventario > Transacciones > Trabajos con costo después del cierre . Seleccione todas las órdenes de trabajo excepto las órdenes de trabajo indirectas. Cuando se le solicite que actualice la orden de trabajo, elija Sí. Cuando se le solicite crear la entrada de diario, seleccione Sí. Consulte la sección de contabilidad de inventario de la Ayuda de GS para obtener más información sobre las cuentas que se utilizan en esta entrada.
7. Ejecute Inventario > Informes > Estado ampliado > Por línea de producto con fecha límite . Balancee este informe con su(s) cuenta(s) de inventario.
   Nota: Si respalda transacciones de inventario (Ejemplo: cambie la fecha de envío de hoy a ayer), podría ver valores incorrectos en el informe. El informe utiliza el historial de inventario para encontrar el valor disponible en la fecha límite. Ejecute también Inventario > Informes > Panel de estado extendido de inventario (Proyecto ARC 4631). El tablero usa el inventario actual disponible si no existen transacciones entre la fecha límite y hoy.
8. Ejecute Control de planta > Informes > WIP con fecha límite . Salde este informe con su(s) cuenta(s) WIP.

Contabilidad de inventario simple

Los pasos 1 y 2 son opcionales; sin embargo, si elige ejecutar estas transacciones, DEBE realizarlas y ACTUALIZARLAS antes del paso 3.

1. Si el lote de mano de obra/gastos generales está registrado, créelo y contáctelo en Inventario > Transacciones > Crear lote de mano de obra/gastos generales. Si elige hacer este paso, primero DEBE completar el balance diario . Confirme que este lote está registrado antes de continuar.
2. Si el lote del libro mayor de mano de obra indirecta está registrado, créelo y contáctelo en Inventario > Transacciones > Crear lote del libro mayor de mano de obra indirecta . Confirme que este lote está registrado antes de continuar.
3. Crear y contabilizar el asiento contable de inventario. Vaya a Inventario > Transacciones > Contabilidad de inventario simple . Elija Todas las líneas de productos, Todas las ubicaciones, Todos los grupos y seleccione el botón Imprimir resumen de estado. NO cierre la pantalla. El segundo informe, estado WIP, debe imprimirse en formato horizontal.
4. Permanezca en la pantalla de contabilidad de inventario simple del paso 3. Seleccione el botón Crear/Imprimir JE.
5. Ejecute Inventario > Transacciones > Trabajos con costo después del cierre . Seleccione Todas las órdenes de trabajo. Cuando se le solicite que actualice los trabajos seleccionados, elija Sí. Cuando se le solicite crear la entrada de diario, seleccione No.

Procesos adicionales de inventario y WIP

1. Ejecute Inventario > Administración > Calcular uso mensual . Ingrese el mes real el día en que se ejecuta este programa (generalmente el mes posterior al cierre del período) y verifique el mes anterior y el mes actual. Seleccione Aceptar. Esto actualiza la información de uso mensual ubicada en el inventario bajo el botón Uso.
2. Para revisar los totales de gastos generales por centro de trabajo, ejecute Control de planta > Informes > Análisis de gastos generales .
3. Mueva las órdenes de trabajo al historial a través de Control de planta > Administración > Purgar órdenes de trabajo al historial . Elija la opción Purgar todas las órdenes de trabajo hasta la fecha de cierre de: e ingrese una fecha para la purga. Una recomendación general es depurar las órdenes de trabajo de forma continua de tres a seis meses, pero trabaje con su Global Shop Solutions para determinar un cronograma adecuado para la depuración de artículos en el historial.

Órdenes de trabajo indirectas

El número de órdenes de trabajo indirectas y la frecuencia con la que se crean varía de una empresa a otra. Trabaje con su Global Shop Solutions para determinar la estructura de estas órdenes de trabajo y si se recrean mensual, trimestral o anualmente.

1. Cree las nuevas órdenes de trabajo en Control de planta > Archivo > Órdenes de trabajo > Nuevo .
2. Vaya a Sistema en línea > Archivo > Mantenimiento de órdenes de trabajo de balanceo para configurar secuencias de órdenes de trabajo indirectas para descansos y balanceo.
3. Marque las órdenes de trabajo como indirectas. Vaya a Inventario > Archivo > Cuentas de mano de obra indirecta y cambie al modo Nuevo. Seleccione la orden de trabajo indirecta y haga clic en Guardar. Si no se realizó el paso opcional de crear el lote del libro mayor de mano de obra indirecta, entonces no es necesario agregar cuentas del libro mayor a esta pantalla.

Activos fijos

1. Calcule la depreciación a través de Libro mayor > Transacciones > Calcular depreciación por mes .
2. Actualice los maestros de activos fijos y registre el asiento de diario de depreciación a través de Libro mayor > Transacciones > Actualizar depreciación/Crear JE para el mes .
3. Ejecute Libro mayor > Informes > Costo/Reserva por cuenta del LM . Equilibre este informe con las cuentas del libro mayor de activos fijos.

Nómina (para usuarios que ejecutan Nómina en Global Shop Solutions )

1. Cree y publique un asiento de diario FUTA a través de Nómina > Transacciones > Asientos de diario – Seguro federal de desempleo .
2. Cree y publique un asiento de diario SUI a través de Nómina > Transacciones > Asientos de diario – Seguro estatal de desempleo .
3. Si corresponde, acumule vacaciones y tiempo por enfermedad a través de Nómina > Transacciones > Entradas de diario - Acumulación de vacaciones/enfermedad .
4. Ejecute cualquier otro informe de nómina aplicable a la empresa para el cierre del mes de nómina.

Nómina (todos los usuarios)

1. Bloquee el período de nómina a través de Nómina > Administración > Bloquear/Desbloquear nómina . Esto evita que los usuarios realicen cambios en los detalles del trabajo y en los registros de tiempo y asistencia durante el período bloqueado.

Libro mayor

1. Cree y publique los asientos de diario necesarios a través de Libro mayor > Transacciones > Asientos de diario .
2. Cree y publique cualquier asiento de diario de reversión a través de Libro mayor > Transacciones > Generar asientos de reversión .
3. Cree y publique cualquier asiento de diario repetido a través de Libro mayor > Transacciones > Generar asientos de diario repetidos.
4. Si corresponde, ejecute Libro mayor > Transacciones > Asignaciones .
5. Si utiliza presupuestos variables, ejecute Libro mayor > Transacciones > Actualizar presupuestos desde archivo variable .
6. Cierre el libro mayor para contabilizar a través de Libro mayor > Administración > Mantenimiento del período del calendario .
7. Ejecute cualquier informe que sea útil para su empresa, como Libro mayor > Informes > Balance de comprobación, Libro mayor > Informes > Detalle del libro mayor y Libro mayor > Informes > Generar estados financieros .

Otras versiones

• Versión 1
• Versión 2
• Versión 3
• Versión 4